НДФЛ при оплате сотруднику питания.
Добрый день. У нас два сотрудника питаются в столовой, где им выдали перс.карточки на которых учитываются суммы, которые они потратили. Столовая выставляет акты на сумму за месяц и персонализацию по картам сотрудников. Какие проводки должны быть при этом по расчетам с сотрудником и с кафе, предоставляющим питание?
Эта и еще 7 316 консультаций от экспертов на различные темы доступны по подписке
Подключите сервис Клерк.Консультации и получите решение всех ваших рабочих задач от лучших экспертов-практиков страны:
Приветствуем вас!
Организация может частично или полностью оплачивать питание работников - платить им компенсацию, выдавать готовые обеды, сухие пайки, талоны на еду или организовать «шведский стол».
Способ организации питания зафиксируйте в трудовом или коллективном договоре, либо в ЛНА. А чтобы избежать проблем с налогообложением, организуйте персонифицированный учет сумм, потраченных на питание каждого работника (письмо Минфина от 07.02.2022 № 03-01-10/7881).
Денежную компенсацию и стоимость предоставленного работнику бесплатного питания облагается НДФЛ и социальными взносами и включаются в расходы на оплату труда. На стоимость переданного питания начисляется НДС, входной НДС примите к вычету (письма Минфина от 07.02.2022 № 03-01-10/7881, от 17.05.2018 № 03-04-06/33350).
1. Д 20 (23, 26, 44) - К 70 - Начислена денежная компенсация
2. Д 20 (23, 25, 26, 44) - Кт 69 - начислены страховые взносы (при необходимости);
3. Д 70 - К 68, субсчет «Расчеты по НДФЛ» - удержан НДФЛ с компенсации (при необходимости);
4. Д 70 - Кт 50, 51 - Выплачена работнику компенсация стоимости питания (за вычетом НДФЛ).
Если компенсация на питание не предусмотрена трудовым, коллективным договором или ЛНА
Расходы на выплату работникам компенсации стоимости питания, не предусмотренные коллективным и (или) трудовым договором, ЛНА, учитываются как прочие расходы. В этом случае в бухгалтерском учете организации учет расчетов с работниками по выплате компенсации, на наш взгляд, следует вести с использованием счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», к которому целесообразно открыть соответствующий субсчет «Расчеты с работниками по компенсации расходов на питание».
В указанном случае в бухгалтерском учете могут быть сделаны следующие записи:
Дт счета 91, субсчет «Прочие расходы» Кт 73, субсчет «Расчеты с работниками по компенсации расходов на питание» - начислена компенсация расходов на питание, не предусмотренная трудовым и (или) коллективным договором, ЛНА;
Дт 91, субсчет «Прочие расходы» Кт 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» - начислены страховые взносы;
Дт 73, субсчет «Расчеты с работниками по компенсации расходов на питание» Кт 68, субсчет «Расчеты по НДФЛ» - удержан НДФЛ, рассчитанный с компенсации;
Дт 73, субсчет «Расчеты с работниками по компенсации расходов на питание» Кт 50 «Касса», 51 «Расчетный счет» - выплачена сумма компенсации расходов на питание.
Затраты организации на компенсацию расходов на питание, не предусмотренные коллективным и (или) трудовыми договорами, ЛНА и не являющиеся частью системы оплаты труда, при определении облагаемой базы по налогу на прибыль в расходах не учитываются (п. п. 4, 25 ст. 255, п. 25 ст. 270 НК РФ, Письма Минфина России от 23.07.2018 № 03-03-07/51494, от 09.01.2017 № 03-03-06/1/80065).
В связи с этим возникает разница между бухгалтерской прибылью (убытком) и налогооблагаемой прибылью (убытком) отчетного периода. Возникающая разница признается постоянной, поскольку она формирует бухгалтерскую прибыль (убыток) отчетного периода, но не учитывается при определении налоговой базы по налогу на прибыль как отчетного, так и последующих отчетных периодов. Это, в свою очередь, обязывает организацию начислить постоянный налоговый расход (п. п. 4, 7 ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций», утв. Приказом Минфина России от 19.11.2002 № 114н):
Дт 99, субсчет «Постоянный налоговый расход (доход)» Кт 68, субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» - начислен постоянный налоговый расход.
А как тогда должны закрыться расчеты с кафе? Ведь фактически мы выплачиваем не сотруднику напрямую, а именно кафе.
1. При оплате безналом питания сотрудников по общему счету, проводки будут такими:
Д 76 – К 51 - оплачено бесплатное питание работников;
Д 70 - К76 - отражена стоимость бесплатных обедов в составе фонда оплаты труда работников;
Д 20 – К. 70 - стоимость обедов включена в расходы на производство продукции.
Это если прописано в ЛНА, взносы и удержание НДФЛ происходят в обычном порядке.
2. Также нужно учесть то, что, если работники питаются в кафе, ресторане, столовой. При этом оплату питания, потребляемого работниками, осуществляет организация-работодатель на основании счетов, выставляемых организацией общепита.
В подобных ситуациях объекта налогообложения по НДС у организации не возникает.
Объектом налогообложения является реализация товаров (работ, услуг), в том числе на безвозмездной основе (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ). А организация ничего своим работникам не реализует, она лишь оплачивает стоимость товаров (работ, услуг), приобретаемых работниками у третьих лиц.
Третьи лица (ресторан, кафе, бассейн, спортивный клуб и т.д.) реализуют товары (работы, услуги) работникам организации. Соответственно, именно у них (у третьих лиц) возникает обязанность заплатить НДС со стоимости реализованных товаров (работ, услуг).
Аналогичные разъяснения даны в Письме Минфина России от 01.09.2023 № 03-07-11/83493. В нем рассмотрен вопрос о необходимости уплаты НДС со стоимости питания, которое частично оплачивается за счет средств организации-работодателя.