Несколько вопросов по ЭЦП/ЭДО
Мы как пользователи ЭДО считаемся новичками, ЭДО подключили в апреле 2024 года, и в связи с этим есть вопросы:
1) Мы выписали УПД на услуги от 31.05.2024, передали на бумажном носителе экземпляры. Спустя время, при сверке с покупателем, выяснилось, что документ до бухгалтерии не дошел. Бухгалтер просит выслать его через ЭДО. Правильно ли будет если мы в июле направим через ЭДО майский УПД? Несут ли за собой какие-то последствия? Или нам стоит все же направить бумажный комплект через почту России?
2) Мы просим от поставщика передать нам оригинал документа за 2023 год, так как у нас имеется только скан-копия. Поставщик хочет направить нам этот документ через ЭДО, но у нас ведь в 2023 году не было ЭДО, получается мы принять его через ЭДО не можем?
Вообще, частый случай, что при ежеквартальной сверке обнаруживают утерянные документы, и контрагенты сейчас активно используют ЭДО, и верно ли то что недостающие документы дублируют через систему ЭДО? Дата отправки со стороны поставщика более 5 раб.дней, даже если мы выбираем дату по документу, наша подпись же ставится все равно текущим числом. Как в таком случае принимать вычет?
3) У нас есть договор с покупателем с 2023 года, для обмена документов через ЭДО, мы должны заключить с ним доп.соглашение прописав пункт про ЭДО?
4) ЭЦП и подпись в ЭДО. До июня 2024 года в штате не было главного бухгалтера и электронные документы подписывал директор своей ЭЦП. Нужна ли подпись главному бухгалтеру, если направлять УПД, СФ через ЭДО, так как на данный момент есть только подпись директора, а в документах присутствует еще графа, где подписывать должен главный бухгалтер
Эта и еще 7 284 консультации от экспертов на различные темы доступны по подписке
Подключите сервис Клерк.Консультации и получите решение всех ваших рабочих задач от лучших экспертов-практиков страны:
Здравствуйте!
Для вас как для исполнителя рисков нет, ну только если каким-то образом не получится доказать, что документ на бумаге и документ по ЭДО отражают две разные операции. А это более чем сомнительно, поскольку у УПД есть номер и дата. Здесь риски заказчика, если ранее он отразил вычет без оригинала. Но если речь о мае-июне, то и вообще никаких рисков (пояснения в п. 2).
Если вы провели операции по сканам документов в том периоде, к которому они относятся, то у вас как у покупателя возникают риски признания необоснованным вычета по НДС в прошедшем периоде, поскольку в электронном документе будет зафиксирована дата отправки. Получается, что ранее оригинала у вас не было. Если сумма существенна, рекомендую все-таки добиться бумажных оригиналов.
Вы имеете право на вычет НДС, если счет-фактуру (УПД) получили и после завершения налогового периода, но до 25 числа.
п. 1.1 ст. 172 НК РФ:
Также не всегда дата подписания с вашей стороны вообще имеет значение, например, по многим услугам.
Письменное соглашение не обязательно. Электронные документы, подписанные КЭП, в силу Закона об электронной подписи равнозначны бумажным документам, подписанным собственноручно (ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ).
Но возможно, вам необходимо четкое регулирование каких-то вопросов при использовании ЭДО (технические вопросы обмена документами, ответственные лице с каждой стороны, порядок работы при возникновении внештатных ситуаций и др.). Это позволит избежать возможных споров с контрагентом, но не является обязательным.
В электронном документе подпись главного бухгалтера не требуется (п. 8 Правил заполнения счетов-фактур). Проставляет только одна подпись. Но обратите внимание, что передавать ЭЦП кому-либо в принципе неправильно. ЭЦП директора должна быть в руках директора, и если отправкой документов занимается не он лично, то бухгалтеру можно выпустить ЭЦП и сформировать МЧД (машиночитаемая доверенность).