Ошибки при переводе совместителя на основное место работы

1. Как заполнить форму ЕФС-1 по переводу совместителя на основное место работы за 2023 год (Если форма ранее не подавалась. Забыли ее подать).

2. Конкретные штрафы в данной ситуации и как их избежать? Ранее такой ситуации не возникало.

3. Как грамотно составить сопроводительное письмо, чтобы избежать штрафа?

Описание ситуации:

Иванова Марья Петровна работала в ООО «Ромашка» по основному месту работы с 20.12.2018 по 30.07.2023.

С 01.07.2021 года Она оформлена в ООО «Луч» на внешнего совместителя. С ней заключен Трудовой договор на условиях внешнего совместителя.

С 01.08.23 года с Ивановой М.П. заключено Дополнительное соглашение о том, что работа становится основной. Был составлен производственный приказ о том, что сотрудник с внешнего совместителя становится основным. Трудовая функция не изменилась.

01.08.2023 В программе 1С сделан кадровый перевод с внешнего совместителя на основное место работы.

Бухгалтер не сдал отчет не по форме СЗВ-ТД и не по форме ЕФС-1 (в 2023 году эта форма отчета была вновь веденной).

Также не было указано в какой форме работник ведет Трудовую книжку (продолжает бумажный носитель или переходит на электронный формат).

Сейчас в марте 2025 года Иванова М.П. планирует уволиться из ООО «Луч» и перейти на новое основное место работы.

Через Госуслуги были сформированы «Сведения о трудовой деятельности», где отражен только приём по совместительству. Она просит бухгалтера поправить корректность данных, чтобы было отражено основное место работы (с 01.08.2023 по н.в.)

Все налоги по данному сотруднику уплачены в срок и в полном объёме, на начисление страховых взносов этот переход никак не повлиял. Есть бумажные документы, на основании которых можно сделать запись в Трудовую книжку.

Как бухгалтеру откорректировать данные по сотруднику и не получить штраф? Как правильно подать отчет (заполнить форму) ЕФС-1 в таком случае?

Как правильно составить сопроводительное письмо с упором на то, что все страховые взносы уплачены в срок, серьезных кадровых перестановок по сотруднику не было (трудовая функция осталась прежней). Нужно лишь отразить переход с совместителя на основное место работы, чтобы в электронной трудовой все данные были корректны.