возместить расходы сотруднику оплаченные с личной карты

Приветствуем вас, Лариса!

Перечислять деньги под отчет на банковские карты работников не запрещено для осуществления операций, связанных (Письма Минфина от 21.07.2017 № 09-01-07/46781, от 25.08.2014 № 03-11-11/42288.):

- с оплатой расходов работодателя на поставки товаров (выполнение работ, оказание услуг);

- с командировочными расходами;

- с компенсацией работникам документально подтвержденных расходов.

При этом не имеет значения, личная это карта работника, открытая им самостоятельно, или так называемая зарплатная карта, оформленная на работника в рамках соглашения работодателя с банком для перечисления на нее заработной платы. Однако, чтобы налоговики не подумали, что работодатель переводит сотруднику доход, а не подотчетные суммы, учесть нужно следующее.

1. Возможность перечисления подотчетных средств на карту сотрудника должна быть предусмотрена в локальном нормативном акте. Например, в положении о расчетах с подотчетными лицами. Формулировка может быть следующей: "Все расчеты по подотчетным суммам проводятся либо через кассу, либо с использованием зарплатных карт сотрудников".

А вот в учетной политике подобный способ выдачи подотчетных средств закреплять необязательно (ч. 1 ст. 8 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

2. Перечисление средств подотчетному лицу на карту должно производиться на основании приказа руководителя или заявления от сотрудника с реквизитами счета, к которому привязана карта. К слову, заявление может быть бессрочным и касаться всех причитающихся работнику подотчетных сумм, а может иметь отношение лишь к конкретной командировке или покупке ТМЦ для работодателя.

В платежном поручении в поле 24 "Назначение платежа" должно быть указано, что средства выдаются под отчет. Например, так: "Под отчет на оплату командировочных расходов в соответствии с приказом от 08.11.2023 № 23" или "Под отчет на оплату хозяйственных нужд компании". То есть главное, чтобы было понятно, что перевод - это не доход работника, и была ясна цель перевода денег.

При перечислении на банковскую карту работника денег под отчет указывать в платежном поручении код вида дохода не требуется (за исключением командировочных - для них код 4) (Письмо ЦБ от 10.07.2020 N 45-1-2-ОЭ/10700).

4. Подотчетное лицо должно представить авансовый отчет вместе с документами, подтверждающими, что расходы были произведены в интересах работодателя (п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749; абз. 2 подп. 6.3 п. 6 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У). Это будет доказательством того, что работник не потратил деньги на себя.

К слову, унифицированная форма "Авансовый отчет" (форма № АО-1) предусматривает только один вариант получения подотчета - "из кассы". Поэтому рекомендуем, если вы решили перечислять деньги на зарплатные карты, внести в форму соответствующие изменения.

Вы пишите, что в договоре указано так:

Арендатор оплачивает коммунальные платежи и эксплуатационные расходы.

Лучше, чтобы было конкретизировано, что это расходы на доступ Интернет, а в компенсациях и документах писать конкретно за какой период, т.е., например год и месяц.

Благодарю ! Очень исчерпывающий ответ !