Проводки и первичные документы для учета командировочных расходов. Что нужно знать бухгалтеру 

Что такое командировочные расходы

Командировочные расходы — это расходы, которые возникают у работодателя при направлении сотрудника в командировку. К ним относят:

• оплату жилья в командировке;

• проезд к месту командировки и обратно;

• суточные;

• расходы на оформление загранпаспорта, визы, обязательной страховки (при заграничных командировках);

• другие согласованные сторонами расходы, например, мобильная связь.

Дни, которые работник провел в командировке подлежат оплате по среднему заработку (постановление Правительства от 24.12.2007 № 922). А если командировка проходила на территории ЛНР, ДНР, Запорожской или Херсонской областей, то каждый день поездки оплачивается исходя из двукратного среднего заработка (указ Президента от 17.10.2022 № 752).

Выплату командировочных расходов в компании регламентируют два документа:

1. Положение о командировках — в нем фиксируют полный перечень расходов, которые связаны с командировкой, и порядок их оплаты (сроки, размер, нормы, подтверждающие документы и т.д.)

2. Учетная политика — порядок отражения командировочных расходов в бухгалтерском и налоговом учете.

Какие документы нужны для учета командировочных расходов

Оплата дней командировки

Документ, с которого начинается работа бухгалтера в части командирования работника — это приказ о направлении в командировку. В нем фиксируют:

• ФИО, должность, подразделение сотрудника, которого отправляют в командировку;

• куда и зачем он едет — место и цель командировки;

• даты и продолжительность поездки.

Далее табель учета рабочего времени подтвердит общее количество дней поездки и работу в выходные и праздники, проведенные в командировке. На основании табеля бухгалтер рассчитает зарплату командированному. 

Сэкономьте время и ничего не упустите: самый нужный чек-лист в командировку

Проверьте, все ли вы учли, отправляя сотрудника в командировку

Заполните форму — чек-лист придет на указанный e-mail:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Суточные

Суточные — это компенсация того, что работник вынужден жить вне дома. Они выплачиваются на основании приказа, и командированный отчитываться за них не должен.

Размер суточных работодатель определяет самостоятельно и закрепляет его в положении о командировках. Величина суточных может варьироваться в зависимости от категории персонала, места командирование и т.д. Не облагаются НДФЛ и страховыми взносами суточные, размер которых не превышает:

• 8 480 рублей в сутки для командировок в ЛДНР, Херсонскую и Запорожскую области;

• 700 рублей в сутки для командировок в другие регионы России;

• 2 500 рублей в сутки при заграничных поездках. 

Проезд и проживание

Состав пакета первичных документов для учета командировочных расходов зависит от того, какие расходы оплачивает работодатель, а какие работник. Работодатель обязан выдать работнику авансом денежные средства на покрытие всех предстоящих расходов до убытия в командировку. По возвращении из поездки работник должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет о произведенных расходах, а также вернуть неизрасходованные деньги. Если же фактические расходы превысили полученный аванс, то работодатель проверяет обоснованность дополнительных затрат и возмещает их. 

Итак, если приобретением билетов, организацией трансферов, бронированием жилья и прочим занимается работодатель напрямую или через посредника, поставщик услуги должен ему предоставить акт об оказании услуг или УПД. Счет не является обязательным документом, но его наличие упрощает работу бухгалтеру. А наличие договора обеспечит максимальную защиту интересов сторон и минимизирует вопросы контролирующих органов.

Если работник самостоятельно покупал билеты и расплачивался за жилье, то вместе с авансовым отчетом он должен предоставить кассовые чеки на оплату транспортных услуг и жилья.

Однако, принять к налоговому учету расходы на оплату проезда к месту проведения командировки работодатель может только при наличии документов, которые могут подтвердить факт осуществления указанных расходов, а также их обоснованность (письмо Минфина от 10.03.2020 № 03-03-07/17700). То есть необходимы билеты, оформленные с учетом требований, которые предъявляют к бланкам строгой отчетности. Если авиабилет оформлен в безбумажном виде, то подтвердить расходы можно:

• посадочным талоном со штампом аэропорта;

• маршрутной квитанцией электронного авиабилета;

• справкой авиакомпании.

Если гостиничный номер забронирован через посреднический сервис, то для подтверждения расходов и их обоснования работнику необходимо взять в гостинице справку о проживании. 

Аренда квартиры, комнаты или дома у физлица в обязательном порядке должна сопровождаться оформлением договора найма жилого помещения. Безналичный перевод можно подтвердить банковской квитанцией, а оплату наличными — распиской от арендодателя. 

Возместить расходы на проживание в командировке — обязанность работодателя. Суммы возмещения не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Однако, если работник не может документально подтвердить понесенные расходы, работодатель все равно в праве их компенсировать. Но с суммы выплаты, которая превышает 700 рублей за сутки для командировок по России и 2 500 рублей за сутки за ее пределами, необходимо удержать НДФЛ, а также начислить взносы (ст. 217 НК).

Под обложение НДФЛ и взносами подпадают и любые другие дополнительные услуги отелей, которые не входят в стоимость проживания.

Бухучет командировочных расходов

Для учета суточных используют 71, в корреспонденции со счетами затрат в зависимости от цели поездки:

• 20, 23, 25 — командировки по производственной необходимости;

• 26 — командировки по административно-хозяйственной деятельности;

• 08 — командировки для приобретения основных средств;

• 44 — командировки для реализации продукции;

• 91 — командировки, не связанные с производством и приобретением ОС.

Проводки по учету суточных и командировочных расходов, которые оплачивал работник выглядят так:

Дт 71 Кт 50 — работник получил под отчет командировочные в кассе предприятия;

Дт 71 Кт 51 — командировочные перечислены работнику на карту или счет;

Кт 50 Дт 71 — работник вернул в кассу предприятия неизрасходованный полностью аванс на командировочные;

Дт 26 (20, 23, 25, 08, 44, 91) Кт 71 — командировочные расходы списаны на себестоимость в зависимости от цели командировки;

Дт 70 Кт 68 — начислен НДФЛ со сверхнормативных суточных и расходов на проживание;

Дт 26 (20, 23, 25, 08, 44, 91) Кт 69 — начислены страховые взносы на суммы сверхнормативных суточных и расходов на проживание.

Если транспорт, жилье и прочие расходы работодатель оплачивал сам, то проводки будут другими:

Дт 60 Кт 51 — работодатель перечислил деньги гостинице, перевозчику и т.д;

Дт 26 (20, 23, 25, 08, 44, 91) Кт 60 — расходы на оплату жилья, транспорта в командировке и прочего списаны на себестоимость в зависимости от цели поездки.

Дт 19 Кт 60 — отражен входящий НДС;

Дт 68 Кт 19 — НДС принят к вычету.

Учет оплаты дней командировки осуществляется также, как и учет заработной платы:

Дт 26 (20, 23, 25, 08, 44, 91) Кт 70 — заработная плата (в том числе оплата дней командировки) начислена;

Дт 70 Кт 68 — удержан НДФЛ;

Дт 70 Кт 51 — зарплата перечислена работнику на карту или счет;

Дт 26 (20, 23, 25, 08, 44, 91) Кт 69 — начислены страховые взносы на заработную плату.

На платформе Ostrovok.ru Командировки компания сможет контролировать расходы на поездки и распределять их по центрам затрат, выгружать расширенные аналитические отчеты за интересующий период и данные в учетную программу.

Легкая организация деловых поездок

Упрощаем организацию командировок на всех этапах: от бронирования тревел-услуг по сниженным B2B-тарифам до моментальной выгрузки отчётности. Без абонентской платы

Попробовать

Реклама: ООО «Агентика Тревэл», ИНН 7703403951, erid: LjN8JvGza