По каким правилам вести архив бухгалтерии
В бухгалтерском и налоговом учете образуется большое количество документов, которые нужно упорядочить и хранить по требованиям Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Для этого создают архив. Это место, где накопленные документы подшиты по делам — отдельным папкам в соответствии с их видом и сроком хранения.
Архив может быть бумажным и электронным. Цифровые документы хранят в системе хранения электронных документов (СХЭД). Она может быть как частью системы электронного документооборота компании, так и отдельным хранилищем.
Бюджетные организации обязаны создавать собственные архивы. Коммерческие организации и ИП имеют право отдать архивную деятельность на аутсорсинг. Но и они должны сохранять документы в процессе текущей деятельности (ч. 1 ст. 17 закона № 125-ФЗ).
В каждом структурном подразделении, включая бухгалтерию, нужно назначить сотрудников, ответственных за подготовку к передаче дел в архив. Это те работники, которые будут систематизировать документы по папкам, следить за сроками их использования и хранения.
Подготовка первичных учетных документов для передачи в архив — одна из трудовых функций бухгалтера по профстандарту 08.002 «Бухгалтер». Можно включить эту работу в должностную инструкцию всех работников или назначить одного ответственного.
Приглашаем пройти пробное бесплатное онлайн-занятие курса «ФСБУ 25/2018: как применять самый сложный стандарт». Автор — генеральный директор Академии «Регламент» Алексей Иванов, известный читателям «Клерка» как Переводчик с бухгалтерского. В курсе он простым языком на практических примерах разбирает нюансы бухгалтерского учета аренды и дает готовые решения для внедрения в работу.
ФСБУ 25/2018: как применять самый сложный стандарт
Бесплатное пробное занятие курса Академии «Регламент»
Сделайте шаг к победе над ФСБУ!
Для чего нужна номенклатура дел
Номенклатура дел — это список папок, где подшиты бумажные или размещены электронные документы. Дело — это единица хранения архивных документов. Оно содержит записи одного вида или тематики, с одинаковым сроком хранения.
Пример 1.
В одно дело можно объединить документы по проведению годовой инвентаризации: протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости. У них одинаковый срок архивного хранения — 5 лет. Подшейте в папку в твердом переплете оригиналы документов по инвентаризации в хронологическом порядке.
По тематическим папкам документы проще найти и сохранять, чем сваливать все в одну коробку. Номенклатура дел облегчает поиск. По ней же формируют описи документов для их передачи в архив.
Номенклатура дел организации состоит из номенклатур структурных подразделений. Поэтому правила ее составления должны знать все руководители департаментов, отделов, служб.
Каждая организация ежегодно утверждает номенклатуру дел на следующий год до 1 января (п. 11 Правил ведения архивного фонда, утв. приказом Росархива от 31 июля 2023 г. № 77).
Номенклатура дел бухгалтерии может включать:
документы первичного учета;
документы по личному составу — приказы, личные карточки;
служебные записки;
переписку с внешними организациями;
протоколы комиссий;
положение о бухгалтерии, должностные инструкции.
В номенклатуре дел указывают сроки хранения каждого вида документов в соответствии с перечнем Росархива, требованиями нормативных актов к этим документам. Инструкция по применению перечня Росархива утверждена приказом от 20 декабря 2019 г. № 237.
Как отразить в номенклатуре дел бухгалтерии первичные документы
Первичка может поступать в бухгалтерию в виде электронных документов или на бумажных носителях. Все оригиналы нужно сохранять в том же виде, в каком они были изначально сформированы. То есть не распечатывайте электронные документы или не сканируйте бумажные для хранения в архиве. Это требование закреплено в ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете».
Налоговая инспекция при проверке или суды всегда могут запросить оригиналы. Если вы перевели первичку в другой формат, ее могут не принять как доказательство (письмо Минфина от 31 июля 2023 г. № 03-03-06/1/71588).
При сшиве первички в дела ориентируйтесь на п. 11 инструкции из приказа Минфин от 1 декабря 2010 г. № 157н:
Бумажные документы сшейте в дело в конце каждого отчетного периода — месяца, года, квартала. Размещайте их в папках в хронологическом порядке. На обложке каждого дела в числе прочего обязательно укажите регистр бухгалтерского учета, к которому относится первичная документация, период, номер тома. Например, «Журнал операций расчетов с поставщиками и подрядчиками за январь 2024 года».
Электронные документы, принятые к учету, вносите в реестр электронных документов к соответствующему регистру. Реестр формируйте с той же периодичностью, с которой формируете журналы операций на бумаге — операционный день, месяц или квартал. Электронные реестры храните в отдельных папках.
В законодательстве о бухучете нет требований о том, как именно брошюровать дела с бумажными документами — сшивать отдельным томом по виду документов и периоду или подшивать непосредственно к журналу операций. Минфин рекомендует организациям самостоятельно выбрать способ и закрепить его в учетной политике (письмо от 28 апреля 2020 г. № 02-07-05/34707).
Учитывайте, что в бухучете нет требований подшивать всю первичку именно в один том. Для архивного хранения объем папки с бумажными документами не может превышать 250 листов (п. 51 Правил ведения архивного фонда, утв. приказом Росархива от 31 июля 2023 г. № 77). Соответственно, к какому-то регистру у вас будет относиться всего один том, а к какому-то — несколько.
Главное, чтобы при выбранном способе хранения документов всегда можно было быстро найти оригиналы и понять, к какому именно регистру и за какой период они относятся. В номенклатуре в качестве заголовков дел указывайте названия папок с бумажными документами или электронными реестрами.
Как составить и утвердить номенклатуру дел бухгалтерии
С 1 сентября 2023 года применяются формы из приложений 1 и 2 к Правилам ведения архивного фонда, утв. приказом Росархива от 31 июля 2023 г. № 77. Номенклатуру бухгалтерии заполняйте по образцу для структурного подразделения — приложение 2. В приложении 1 приведена сводная форма для организации.
Заполнение номенклатуры бухгалтерии
В заголовке укажите название организации и название структурного подразделения по штатному расписанию.
В строке «Название раздела» укажите направление деятельности бухгалтерии, к которому относятся документы. Это может быть, например, бухгалтерский учет, налогообложение, учет и оплата труда. Ориентируйтесь на разделы перечня Росархива.
В номенклатуре структурного подразделения названия разделов — это направления деятельности. А вот в сводной номенклатуре компании названиями разделов могут быть наименования отделов и служб.
Графа «Индекс дела» содержит номера дел. Их указывают на обложках бумажных папок или в названиях папок в электронном хранилище. Обычно индекс дела формируют из кода делопроизводства структурного подразделения — например, для бухгалтерии в компании утвержден код 02, и порядкового номера папки. К папкам с электронными документами добавьте к индексу ЭД. Так будет понятно, что это цифровое дело.
Графа «Заголовок дела» отражает, какие именно документы хранятся в этой папке. Например, «Первичная документация к журналу операций расчетов с поставщиками и подрядчиками за январь 2024 года».
По формату документов в номенклатуре может быть три типа дел:
бумажные;
электронные;
гибридные — содержащие бумажные и электронные документы.
Укажите в графе «Примечание», в каком формате хранится документ; название носителя информации.
Заголовки дел, которые содержат наименования баз данных информационных систем (ЗУП, «Парус» и др.), уточняйте по составу содержащихся в них документов. Например, ЗУП: табели учета рабочего времени.
Графа «Количество томов (частей)» отражает, сколько дел у вас образуется за год. Эту графу заполняйте в конце года по факту.
Графа «Срок хранения и № статьи по перечню» заполните по перечню Росархива. Перечень разделен на разделы по направлениям деятельности: бухучет, нормирование труда, статотчетность. Также к нему есть указатель по видам документов: акты, протоколы. Найдите в перечне свой документ и спишите номер пункта, срок хранения.
Пример 2.
ООО «БРИЗ»
Отдел бухгалтерского и налогового учета
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
на 2024 год
Индекс дела | Заголовок дела | Количество томов (частей) | Срок хранения и № статьи по перечню | Примечания |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Документы бухгалтерского учета (название раздела) | ||||
02-01-ЭД | Акты о приемке материалов | 5 лет п. 277 | В электронном виде Диск С / Бухгалтерия / ТМЦ / 2024 /… | |
02-02 | Годовая бухгалтерская отчетность за 2024 год | Постоянно п. 268 | В бумажном виде: Годовой отчет-2024 В электронном виде: Диск С / Бухгалтерия / Годовой отчет/ 2024 /… | |
02-03 | Переписка о наложенных на организацию взысканиях, штрафах | 5 лет п. 288 | В бумажном виде: Переписка ФНС - 2024 | |
Документы по личному составу | ||||
02-04 | Табели учета рабочего времени бухгалтерии | 5 лет п. 402 | В бумажном виде: Табели-2024 | |
Начальник отдела
бухгалтерского и налогового учета Иванова И.И. Иванова 19.12.2023
Утверждение номенклатуры
Номенклатуру дел структурного подразделения утверждает руководитель этого подразделения. Если в отделе есть своя комиссия, которая проводит экспертизу ценности документов, то она согласовывает ее перед подписанием.
Номенклатуру дел бухгалтерии на следующий год передайте в отдел, ответственный за архивное делопроизводство, для формирования номенклатуры дел компании.
Чтобы отчитаться по накопленным документам за текущий год, составьте итоговую опись электронных документов за текущий год по образцу в приложении 12 к Правилам ведения архивного фонда, утв. приказом Росархива от 31 июля 2023 г. № 77. В ней отразите фактическое количество дел, которые сформированы за год. Например, в декабре 2023 года вы сдаете в отдел делопроизводства номенклатуру дел бухгалтерии на 2024 год и опись за 2023 год.
Номенклатура организации утверждается директором или уполномоченным лицом. Перед этим ее проверяет экспертная комиссия организации.
Как сдавать дела в архив
Все архивные документы по срокам хранения бывают:
временные — до 10 лет включительно;
постоянные — свыше 10 лет.
Временные документы храните в бухгалтерии в течение всего срока. Период нужно считать с начала года, следующего за годом их завершения делопроизводством. Например, акт приемки материалов от 30 декабря 2023 года надо хранить пять лет с 1 января 2024 года, а аналогичный акт от 2 января 2024 года — с 1 января 2025 года.
Если у вас нет возможности копить документы в бухгалтерии в течение всего срока, то сдайте их в архив организации. Оформите это приказом или распоряжением директора.
По истечении срока хранения временных документов уничтожьте их в порядке, описанном в п. 31 Правил ведения архивного фонда, утв. приказом Росархива от 31 июля 2023 г. № 77.
Документы постоянного хранения передавайте в архив организации. Это нужно сделать не раньше чем через 1 год и не позже чем через 3 года после года их завершения в делопроизводстве.
К документам постоянного хранения, например, относятся табели учета рабочего времени «вредников», должностные инструкции. Их нужно сохранять до 75 лет.
Документы передаются в архив организации по описи, составленной в соответствии с утвержденной номенклатурой. Правила формирования дел приведены в разделе VI Правил ведения архивного фонда, утв. приказом Росархива от 31 июля 2023 г. № 77.
Как накажут компанию за отсутствие номенклатуры дел
Росархив может проверить ведение архивного делопроизводства в организации. И первое, что он попросит, это номенклатура дел.
Ответственность за нарушение правил хранения архивных документов установлена ст. 13.20 КоАП РФ. Это предупреждение или штраф:
на физическое лицо — от 1 000 до 3 000 рублей;
на должностное лицо — от 3 000 до 5 000 рублей;
на юрлицо — от 5 000 до 10 000 рублей.
Наказание может быть жестче, если нарушить правила хранения документов, установленные законодательством. Например, ООО «потеряет» протоколы собрания участников. В этом случае применяется ст. 13.25 КоАП РФ, по которой штрафы достигают до 300 000 рублей.
Кроме Росархива, проверить архив бухгалтерии могут налоговая инспекция или Роскомнадзор. Они не будут привлекать к ответственности за отсутствие номенклатуры, но могут наказать за отсутствие каких-то документов или нарушение правил их хранения.
ФСБУ 25/2018: как применять самый сложный стандарт
Онлайн-курс Академии «Регламент»: лекции Алексея Иванова, домашки, разборы, сертификат гособразца
Реклама: ООО «АКАДЕМИЯ «РЕГЛАМЕНТ», ИНН 7801725668, erid: LjN8KTAqw
Комментарии
1хотелось бы посмотреть как: "Росархив может проверить ведение архивного делопроизводства в организации". Даже не слышала (не читала) о таких проверках.