5 популярных вопросов про автоматизацию бизнеса

Автоматизация бизнеса может пойти по одному из двух маршрутов: стандартным способом или через роботизацию. 

1. Обычная автоматизация — это внедрение готового или персонализированного ПО для оптимизации бизнес-процессов. 

Классическим примером такой системы является «1С:ERP», которая помогает автоматизировать бухгалтерию, управление финансами, производством, складом и другими аспектами работы компании. Этот способ подходит для упрощения рутинных задач и повышения эффективности через программные инструменты.

2. Роботизация — второй вариант автоматизации, при котором для выполнения задач используются программные роботы (RPA — Robotic Process Automation). 

Цифровые помощники могут имитировать действия человека, выполняя повторяющиеся процессы, такие как обработка данных, взаимодействие с разными системами и выполнение сложных цепочек задач. 

К примеру, RPA способен упростить труд финансистов. Если сотрудникам нужно использовать данные из различных источников (1С, email, Excel, CRM, Google-таблицы и т.д.), роботы берут на себя следующую часть рутины:

• скачивают информацию из 1С;

• сравнивают и дополняют ее данными из CRM-системы и Excel;

• авторизуются в личных кабинетах внешних веб-сайтов, как «живой» пользователь, и берут данные оттуда;

• формируют, проверяют любые отчеты;

• рассылают отчеты по электронной почте, в мессенджерах, загружают их в CRM и т. д.

Таким образом, перехватив у живого сотрудника добрую часть монотонного труда, роботы позволяют наконец сосредоточиться на аналитическом и творческом функционале, решении действительно сложных задач, которые требуют высоких компетенций.

Целесообразно передать в руки цифровых помощников рутинные, повторяющиеся задачи, которые отнимают много времени у обычных сотрудников, при этом не требуют аналитического, высокоинтеллектуального труда и узкоспециализированных знаний.

Например, автоматизация может быть полезна в следующих направлениях:

• Бухгалтерия — расчет зарплаты, учет расходов, выставление счетов, ведение налоговой отчетности. Эти задачи с помощью автоматизированных систем решаются быстрее и точнее.

• Складской учет и логистика — автоматизация инвентаризации, учета запасов, обработки заказов и отслеживания доставок помогает избежать ошибок и ускорить работу.

• Продажи и CRM — на этом участке можно автоматизировать обработку заявок, ведение и сегментацию клиентской базы, отправку уведомлений. Роботы помогают бизнесу выстроить более эффективные и персонализированные взаимоотношения с клиентами.

• Маркетинг — RPA уже активно используют для рассылок, анализа рекламных кампаний, ведения соцсетей.

• HR, кадровое делопроизводство — автоматизируются также найм, учет рабочего времени и ведение кадровых документов, например, графиков отпусков или сменной работы. Это снижает нагрузку на HR и минимизирует ошибки в ЭДО.

• В сфере IТ — роботы используются для развертывания приложений, мониторинга сетевых устройств и решения других задач. RPA умеют находить и устранять проблемы быстрее, чем живой сотрудник, и в режиме 24/7/365.

RPA-автоматизация — отличное решение, когда нужно оптимизировать рутинные и повторяющиеся процессы, при этом быстро получить бизнес-эффект. Однако она не всегда является универсальным инструментом. 

Перечислим потенциально слабые стороны:

• Ограниченная применимость в некоторых зонах. С осторожностью следует внедрять RPA в сложные процессы, которые связаны с финансовым учетом, налоговой отчетностью. Если операция, выполненная роботом, не подлежит откату, это создает дополнительные риски.

• Чувствительность к изменениям. Если бизнес-процесс или структура данных часто меняются, роботов придется постоянно перенастраивать, что может оказаться трудоемким. Таким образом, будет утрачен весь смысл автоматизации.

Кому RPA-автоматизация не подойдет:

1. Компаниям с критическими процессами, где ошибки недопустимы, нужна максимальная точность и минимальные риски.

2. Бизнесу с высокой вариативностью процессов, где часто меняются форматы данных, маршруты выполнения операций — из-за необходимости постоянной перенастройки роботов. Цифровые помощники хорошо работают, если задачи рутинны, стабильны, повторяются по заранее заданному алгоритму.

3. Компаниям, в которых нужна гибкость и творческий подход. Роботы могут не оправдать ожидание, если высокая доля задач требует нестандартных и креативных решений.

4. Малому бизнесу с низкой операционной нагрузкой.

Для кого роботизация станет настоящим спасением:

• Для средних и крупных компаний, которые имеют множество рутинных операций и стремятся сократить расходы и повысить скорость выполнения задач.

• Для компаний, работающим с большими объемами данных, где требуется регулярная обработка информации из различных источников, но нет необходимости в высокой вариативности процессов.

Люди не любят что-то менять. Человек так устроен, что скорее готов регулярно мучиться с таблицами Excel, чем освоить новую программу, которая создана облегчить его жизнь и автоматизировать работу. 

Но убедить сотрудников принять автоматизацию можно. Дадим на этот счет несколько рекомендаций.

1. Демонстрация личной выгоды.

Объясните, что внедрение технологий освободит их от рутинных задач, сократив время на механическую работу и дав больше возможностей для интересных и важных дел. Продемонстрируйте наглядно, как занесение первички в учетную систему занимает 5 минут, если раньше на этот процесс уходило полдня.

2. Обучение без стресса.

Организуйте простое и пошаговое обучение. Когда сотрудники видят, что освоение новых технологий не так сложно, сопротивление снижается.

3. Участие руководства в процессе внедрения. 

Поддержите персонал во время перехода, предоставьте необходимую помощь и решайте возникающие вопросы, чтобы не было ощущения, что сотрудники брошены на произвол судьбы в освоении нового ПО.

4. Обратная связь и улучшения.

Примите во внимание предложения сотрудников по оптимизации работы с новыми технологиями, чтобы они чувствовали свою вовлеченность в процесс.

Выбирая поставщика для внедрения автоматизации бизнес-процессов, обратите внимание на следующие ключевые аспекты:

• Убедитесь, что у потенциального подрядчика есть успешные кейсы реализации проектов в вашей сфере бизнеса. Это гарантирует, что компания-партнер понимает всю специфику и готова предложить решения, которые будут эффективно работать именно в вашем контексте.

• Оцените, какую поддержку предоставляет подрядчик после продажи ИТ-решения. Наличие оперативной и квалифицированной помощи важно для успешного внедрения и последующей эксплуатации системы автоматизации.

• Узнайте, предоставляет ли партнер полную документацию и готов ли организовать обучение для ваших сотрудников. Ознакомьтесь внимательно с договором-офертой, лицензионным соглашением и прочими документами, если они представлены на сайте. 

• Еще один совет — проверьте подрядчика на пилотном проекте. Это позволит вам оценить подход компании на практике, увидеть, как она справляется с реальными задачами, и принять обоснованное решение о дальнейшем сотрудничестве.

Всем выше перечисленным критериям на 100% отвечает «Аксиоматика» — проверенный поставщик цифровых помощников для бизнеса с опытом в разработке программного обеспечения более 20 лет! Закажите роботизацию RPA «под ключ». Аксиоматика реализует сложные проекты, быстро согласовывает техническое задание и бюджет, а также дает гарантию на разработанных роботов.

Читайте также:

• RPA и Росфинмониторинг.

• RPA для бухгалтера: маленькие роботы, большие перемены.

• Люди останутся без работы? Или стоит ли бояться роботизации.

Бесплатно оценим ваши бизнес-процессы на возможность роботизации

Оставьте контакты и мы поможем разобраться в RPA и сделать вашу работу проще:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Реклама: ООО «Аксиоматика», ИНН: 7725811841, erid: LjN8KVXmN