Пунктом 1 статьи 230 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – Кодекс) для налоговых агентов установлена обязанность вести учет доходов, которые они выплатили физическим лицам. Такой учет ведется индивидуально по каждому физическому лицу. До 01.01.2011 для ведения учета налоговые агенты могли использовать соответствующие разделы налоговой карточки формы 1-НДФЛ, утвержденной Приказом МНС России от 31.10.2003 № БГ-3-04/583, доработанные с учетом изменений, внесенных в налоговое законодательство по налогу на доходы физических лиц, либо использовать самостоятельно разработанную форму. Согласно Федеральному закону от 27.07.2010 N 229-ФЗ, изменившему редакцию пункта 1 статьи 230 Кодекса, с 01.01.2011 налоговые агенты обязаны самостоятельно разрабатывать регистры налогового учета доходов, выплачиваемых в налоговом периоде физическим лицам, и определять порядок отражения в них соответствующих данных.
При этом, формы регистров налогового учета выплаченных доходов, разработанные налоговым агентом, должны в обязательном порядке содержать следующие данные: 1) сведения, позволяющие идентифицировать налогоплательщика: фамилию имя отчество физического лица, его паспортные данные, год рождения, место жительства, ИНН;
2) виды выплачиваемых физическому лицу доходов и виды предоставленных налоговых вычетов. Виды доходов и вычетов отражаются в регистре налогового учета не произвольно, а в соответствии со Справочниками кодов доходов и вычетов, утверждаемыми ФНС России;
3) суммы дохода и даты их выплаты (ранее требований к отражению в регистрах налогового учета дат выплаты доходов не было);
4) статус налогоплательщика, (резидент - 1, не резидент - 2, высококвалифицированный специалист - 3);
И совсем новые требования, которые с 1 января 2011 года предъявляются к налоговым агентам, это отражение в регистрах налогового учета выплаченных доходов:
5) дат удержания и перечисления налога в бюджетную систему Российской Федерации. По общему правилу дата удержания налога должна совпадать с датой выплаты доходов. Однако при выплате доходов в неденежной форме могут быть исключения, так как налог может быть удержан позднее. Например, при выплате зарплаты, отпускных, материальной помощи. Дата перечисления налога в бюджет указывается по отметке банка на платежном поручении.
6) реквизитов соответствующего платежного документа.
Если организация имеет обособленные подразделения, которые самостоятельно выплачивают доходы физическим лицам и удерживают с них налог на доходы физических лиц (далее – налог, НДФЛ)), то налоговый учет выплаченных доходов обязаны вести эти обособленные подразделения. Если же с доходов, выплаченных через обособленное подразделение, налог удерживает головная организация, то обязанность по ведению учета таких доходов ложится на головную организацию. При этом, учет доходов, выплаченных физическим лицам, ведется отдельно по головной организации и по обособленным подразделениям. Налоговый учет доходов, выплаченных физическим лицам, ведется независимо от их формы и вида. Иными словами, учитывать нужно доходы, выплаченные как в денежной так и натуральной формах, а также доходы в виде материальной выгоды. Исключение составляют лишь те доходы, которые в полной сумме не подлежат налогообложению в соответствии со статьей 217 Кодекса - их в регистрах налогового учета отражать не нужно. Доходы, при налогообложении которых пунктами 8, 28, 33, 43 статьи 217 Кодекса предусмотрен соответствующий размер вычета, подлежат учету в регистрах налогового учета. В частности, это единовременные выплаты родителям при рождении ребенка, суммы выплаченной материальной помощи, стоимость подарков, выигрышей и т.д.
Не возникает обязанности по ведению учета при выплате доходов физическим лицам, за которыми статьями 227 и 228 Кодекса закреплена обязанность самостоятельно исчислять и уплачивать в бюджет НДФЛ. В частности, это касается выплат нотариусам, индивидуальным предпринимателям, а также физическим лицам при покупке у них имущества, в том числе ценных бумаг.
Вывод: если вы не являетесь налоговым агентом, то, соответственно, и вести учет доходов, выплаченных физическим лицам, не обязаны.
Что касается нотариусов и индивидуальных предпринимателей необходимо помнить, что у налогового агента должны быть документы, подтверждающие, что выплата произведена нотариусу либо индивидуальному предпринимателю. В противном случае, данная выплата рассматривается, как выплата физическому лицу с вытекающими требованиями к отражению данной выплаты в регистре налогового учета. Что касается покупки у физических лиц имущества. Необходимо иметь в виду, что при определении налоговой базы по доходам от продажи имущества физическое лицо вправе претендовать на имущественный налоговый вычет, предусмотренный статьей 220 Кодекса. Вычет предоставляется только налоговым органом на основании декларации о доходах формы 3-НДФЛ.
Таким образом, организация, приобретая имущество у физического лица, не имеет возможности определить налоговую базу по выплаченному доходу и исчислить налог, следовательно, у нее отсутствуют обязанности налогового агента. Что касается покупки у физических лиц ценных бумаг, то согласно статье 214.1 Кодекса налоговыми агентами в отношении доходов от реализации ценных бумаг являются только доверительный управляющий, брокер, либо иное лицо, осуществляющее операции с ценными бумагами в интересах налогоплательщика. За грубое нарушение организацией правил учета объектов налогообложения, в том числе отсутствие налогового учета, систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение в регистрах налогового учета денежных средств, пунктом 1 статьи 120 Кодекса предусмотрено взыскание штрафа в размере десяти тысяч рублей.
Следовательно, с 1 января 2011 года при отсутствии регистров налогового учета организация - налоговый агент может быть привлечена к ответственности, предусмотренной статьей 120 Кодекса.
Начать дискуссию