Электронные счета-фактуры стали реальностью

За последние 20 лет бухгалтерский и налоговый учет претерпел значительные качественные изменения. Сегодня уже невозможно представить себе бухгалтера компании без персонального компьютера, на котором установлено специальное программное обеспечение. А ведь первая программа для бухгалтера появилась только в 1991 году. Теперь есть возможность передавать налоговые декларации, расчеты по страховым платежам во внебюджетные фонды, бухгалтерскую отчетность и иные документы в электронном виде через Интернет.

Совсем недавно сложно было представить, что российские компании встанут в ряд с европейскими и начнут обмениваться счетами-фактурами в электронном виде. И вот теперь это становится реальностью. В статье 169 Налогового кодекса прописано, что счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе или в электронном виде. Счета-фактуры в электронном виде должны быть подписаны электронной подписью руководителя организации или иных уполномоченных лиц. Их могут выставлять не только продавцы, но и налоговые агенты, указанные в статье 161 Налогового кодекса, комиссионеры, агенты, действующие в интересах принципала, которые реализуют либо приобретают от своего имени товары.

Приказом Минфина России от 25 апреля 2011 г. N 50н был утвержден Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи. Он регулирует обмен электронными счетами-фактурами между контрагентами и действует с 3 июня 2011 года. Бумажный и электронный счета-фактуры имеют равную юридическую силу и никакого дублирования не требуют.

ФНС России приказом от 30 января 2012 г. N ММВ-7-6/36@ установила форматы информационных сообщений об участнике электронного документооборота счетами-фактурами, извещения о получении и уведомления об уточнении электронного документа, подтверждения даты его отправки и получения, а приказом от 5 марта 2012 г. N ММВ-7-6/138 утвердила форматы электронных счетов-фактур, журнала их учета, книг покупок и продаж. Сегодня уже стало возможным в полной мере осуществить полноценный обмен счетами-фактурами в электронном виде.

Среди основных принципов использования системы электронного документооборота счетов-фактур можно выделить следующие:

- использование счетов-фактур в электронном виде является добровольным;

- счета-фактуры могут составляться в электронном виде по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки таких счетов-фактур;

- электронный счет-фактура должен быть подписан электронной цифровой подписью и направлен через оператора электронного документооборота (т.е. организацию, предоставляющую услуги по обмену открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота счетов-фактур);

- в случае получения требования налогового органа на представление документов, счет-фактура может быть представлен в налоговые органы в электронном виде.

Для обмена счетами-фактурами организации должны:

- заручиться устным или письменным согласием своих контрагентов;

- получить в удостоверяющем центре сертификат ключа ЭЦП;

- оформить на имя оператора электронного документооборота заявление;

- получить у оператора личный идентификатор и реквизиты доступа для подключения к системе электронного документооборота.

Таким образом, у налогоплательщиков появилась альтернатива бумажному документообороту.

Переход на электронные счета-фактуры и другие первичные учетные документы позволит не только снизить расходы и сэкономить время налогоплательщиков, но и повысить эффективность бизнес-процессов.

Среди преимуществ использования юридически значимых электронных документов можно выделить следующие:

- экономия средств: снижение затрат на почтовые и курьерские услуги, на ведение архива документов на бумажном носителе, затраты на бумагу, печать, уплата штрафов и пени за несвоевременную оплату счетов, судебные издержки и т.п.;

- возможность оперативного поиска документов: с переходом на электронный документооборот все документы будут храниться систематизировано в электронном архиве, а это значит, быстро найти нужный документ не составит никакого труда;

- существенная экономия времени: увеличится скорость передачи документов контрагентам, территориально удаленным друг от друга;

- безопасность и надежность: электронно-цифровая подпись способна обеспечить контроль целостности передаваемых документов, а оператор связи гарантирует доставку документов.