Кадровое делопроизводство дистанционно

Ведение кадрового делопроизводства всегда связано с интенсивным документооборотом. Необходимо оформлять документы по приему нового работника, предоставлению отпуска, направлению в командировки, увольнению, вести личные карточки, оформлять трудовые книжки, подписывать документы у руководителя и работников и т.п.

Когда компания небольшая, все работники находятся в пределах одного офиса, специалисту кадровой службы не составляет труда организовать кадровый документооборот надлежащим образом, а также своевременно подписывать кадровые документы у руководителя и работников.

Проблема возникает, если:

1.      У компании несколько удаленных офисов или структурных подразделений, а специалист по кадровому делопроизводству находится только в головном офисе.

Если структурные подразделения находятся недалеко друг от друга, то документы можно передавать курьером, или специалист по кадровому делопроизводству может выезжать в удаленные офисы, но в некоторых компаниях подразделения разбросаны по всей территории нашей немаленькой страны.

2.      Своей кадровой службы у компании нет, ведение кадрового делопроизводства передано на аутсорсинг в специализированную компанию.

При этом специалисты аутсорсинговой фирмы не приезжают в офис компании, то есть работа осуществляется полностью дистанционно. Если аутсорсинговая фирма находится в том же городе, то можно также организовать передачу документов с курьером, но при интенсивном документообороте будет слишком накладно отправлять курьера туда и обратно целыми днями. 

Какие решения по организации полноценного ведения кадрового делопроизводства и документооборота возможны для вышеозначенных ситуаций:

Решение 1

Функция по взаимодействию со специалистом по кадровому делопроизводству головной компании возлагается на одного из работников структурного подразделения, например, на секретаря (офис-менеджера). Для упрощения процедуры подписания документов со стороны работодателя в удаленных структурных подразделениях необходимо оформить доверенность на право подписи кадровых документов, например, на руководителя структурного подразделения, а также сделать печать для кадровых документов, которая будет находиться в этом удаленном структурном подразделении.

Если функции ведения кадрового делопроизводства переданы на аутсорсинг, тогда со стороны компании-клиента со специалистом по кадровому делопроизводству аутсорсинговой фирмы также может взаимодействовать секретарь.

Далее будут использоваться сокращенные наименования: секретарь – СК, специалист по кадровому делопроизводству – КД, трудовой договор – ТД.

Взаимодействие осуществляется по электронной почте, поэтому далее под словом «отправлять» имеется в виду отправка по электронной почте. СК и КД осуществляют взаимодействие по одной инструкции, которая может выглядеть следующим образом:

Оформление приема нового работника

·         При оформлении новый работник предоставляет СК паспорт, трудовую книжку, страховое свидетельство ПФР, свидетельство ИНН (если есть), документы об образовании, документ воинского учета для военнообязанных, документы на стандартные вычеты (заявление на вычет на работника, заявление на вычет на детей).

·         СК получает от руководителя информацию о должности, на которую принимается работник, дате начала работы, об условиях оплаты труда, испытательном сроке, режиме и характере работы, сроке действия ТД.

·         СК сканирует полученные от работника документы и вместе с информацией руководителя отправляет КД.

·         КД на основании полученных данных оформляет приказ о приеме на работу, ТД, должностную инструкцию и личную карточку и отправляет их СК.

·         СК распечатывает ТД и должностную инструкцию в двух экземплярах, а приказ и личную карточку – по одному экземпляру, и прошивает все документы, кроме приказа.

·         СК знакомит нового работника с локальными нормативными актами компании под роспись в листе ознакомления до подписания ТД. Листы с подписью об ознакомлении СК сканирует и отправляет КД.

·         СК подписывает ТД, должностную инструкцию, приказ и личную карточку у руководителя и работника, затем ставит печать в двух экземплярах ТД и должностной инструкции. Подписанные документы СК сканирует и отправляет КД.

·         КД на основании полученных подписанных документов оформляет образцы записи в трудовую книжку работника и в книгу учета движения трудовых книжек и отправляет СК.

·         На основании полученных образцов СК вносит запись в трудовую книжку работника и в книгу учета движения трудовых книжек, сканирует и отправляет КД.

·         После этого один экземпляр ТД и должностной инструкции СК отдает работнику. Второй экземпляр ТД и должностной инструкции, личную карточку и копии документов, полученных от работника, СК подшивает в личное дело работника. Приказ о приеме на работу СК подшивает в папку с кадровыми документами.

·         Трудовые книжки и личные дела работников СК хранит в сейфе.

Оформление перевода работника на другую должность

·         СК получает от руководителя информацию о наименовании должности, дате начала работы по новой должности, режиме и характере работы, об условиях оплаты труда и отправляет КД.

·         КД на основании полученных данных оформляетобразец заявления, приказ о переводе, дополнительное соглашение к ТД, должностную инструкцию, и отправляет их СК.

·         Полученные документы СК распечатывает и подписывает у руководителя и работника: заявление и приказ – в одном экземпляре, дополнительное соглашение к ТД и должностную инструкцию – в двух экземплярах.

·         СК ставит печать в двух экземплярах доп. соглашения к ТД и должностной инструкции и отправляет КД.

·         КД по полученным подписанным документам оформляет образцы записи в трудовую книжку и в личную карточку работника и отправляет СК.

·         СК на основании образцов вносит запись в трудовую книжку и личную карточку работника. Работник расписывается личной карточке. Личную карточку с подписью работника и трудовую книжку, с внесенными записями, СК отправляет КД.

·         После этого по одному экземпляру доп. соглашения к ТД и должностной инструкции СК отдает работнику, 2-ые экземпляры СК подшивает в личное дело работника. Приказ о переводе СК подшивает в папку с кадровыми документами.

Оформление изменения должностного оклада работника

·         СК получает от руководителя информацию о размере оклада и дате, с которой он будет применяться, полученные данные СК отправляет КД.

·         КДна основании полученных данных оформляет приказ об изменении оклада и дополнительное соглашение к ТД и отправляет их СК.

·         Полученные документы СК распечатывает и подписывает у руководителя и работника: приказ – в одном экземпляре; дополнительное соглашение к ТД – в двух. Затем СК ставит печать в двух экземплярах доп. соглашения к ТД с работником. Подписанные документы СК отправляет КД.

·         КДпо полученным подписанным документам оформляет образец записи в личную карточку работника и отправляет образец СК.

·         На основании образца СК вносит запись в личную карточку работника. Работник расписывается в личной карточке. СК отправляет подписанную личную карточку КД.

·         После этого один экземпляр доп. соглашения к ТД СК отдает работнику. 2-й экземпляр доп. соглашения к ТД СК подшивает в личное дело работника. Приказ об изменении оклада СК подшивает в папку с кадровыми документами.

Оформление отпуска работника

·         Заявление работника на предоставление отпуска СК проверяет на правильность оформления и сверяет сроки с графиком отпусков. Если все верно, СК подписывает заявление у руководителя. Подписанное заявление СК отправляет КД.

·         На основании подписанного заявления КД готовит приказ о предоставлении отпуска работнику и отправляет СК для подписания у руководителя и работника. Подписанный приказ СК отправляет КД.

·         КД по полученному подписанному приказу оформляет образец записи в личную карточку работника и отправляет образец СК. На основании образца СК вносит запись в личную карточку работника и отправляет КД.

Оформление командировки работника

·         СК получает от руководителя информацию о месте назначения (город, организация), цели, продолжительности командировки, дате выбытия и прибытия и отправляет данные КД.

·         КД по полученной информации оформляет приказ о направлении работника в командировку, командировочное удостоверение и служебное задание и отправляет их СК.

·         СК подписывает документы у руководителя (на командировочном удостоверении также ставит печать о выбытии) и знакомит под роспись работника с приказом, после подписания отправляет их КД.

·         По прибытии из командировки работник составляет краткий отчет о выполнении задания и передает его вместе с командировочным удостоверением и служебным заданием СК.

·         Командировочное удостоверение, служебное задание и отчет СК отправляет КД.

·         КД оформляет образец заполнения командировочного удостоверения по прибытии из командировки и отправляет СК для подписания у руководителя.

·         СК подписывает документы у руководителя (на командировочном удостоверении также ставит печать о прибытии) и отправляет их КД.

·         Приказ о командировке, служебное задание СК подшивает в папку с кадровыми документами. Командировочное удостоверение подшивается к авансовому отчету.

Оформление увольнения работника по собственному желанию

·         Работник предоставляет СК заявление об увольнении. СК проверяет правильность оформления (должность, структурное подразделение, Ф.И.О., причина, дата увольнения, дата написания заявления, роспись Работника).

·         СК подписывает заявление об увольнении руководителя и отправляет КД, который готовит приказ об увольнении и отправляет СК.

·         СК подписывает приказ у руководителя, знакомит под роспись работника, и отправляет КД.

·         КД на основании полученных подписанных документов оформляет образцы записи в личную карточку, трудовую книжку работника, книгу учета движения трудовых книжек и отправляет их СК.

·         СК на основании образцов вносит запись в личную карточку работника, трудовую книжку работника, книгу учета движения трудовых книжек. Работник расписывается во всех документах, после чего СК отправляет их КД. СК отдает работнику его трудовую книжку.

·         Приказ об увольнении СК подшивает в папку с кадровыми документами. Личную карточку работника СК подшивает в личное дело работника и помещает в раздел «Уволенные».

В таком же порядке, но с небольшими изменениями, организуется документооборот по прочим кадровым событиям: оформление поощрения работника (выплата премий, надбавок и т.д.), изменение паспортных и иных данных работника, ввод в действие локальных нормативных актов и ознакомление с ними работников под роспись и т.д.

В результате данного решения кадровые документы будут оформляться правильно и своевременно.

В головном офисе будут храниться копии всех кадровых документов удаленного подразделения, в удаленном подразделении будут храниться оригиналы всех кадровых документов с подписями руководителя и работника.

При работе с аутсорсинговой фирмой в офисе компании-клиента будут храниться оригиналы всех кадровых документов с подписями руководителя и работника, копии кадровых документов будут храниться в офисе аутсорсинговой компании.

Решение 2

Если КД готовит документы в программе по учету кадров и расчета заработной платы, можно организовать предоставление удаленного доступа СК к этой базе. В таком случае по мере готовности кадровых документов КД не будет отправлять готовые документы по электронной почте, он просто будет сообщать СК, а СК будет распечатывать документы из базы. Однако, такие действия возможны не для всех документов, а только для тех, которые возможно готовить в программе.

Решение 3

Если у компании имеются достаточные денежные средства и возможность привлечения программистов, можно организовать он-лайн систему электронного документооборота. Тогда можно будет видеть, в какой стадии находится документ: на рассмотрении, на подписи, подписан, подшит. В таких системах также имеется возможность хранить сканированные документы. У каждого пользователя такой системы имеются свои права доступа только к определенным действиям и видам документов.