Ищем себе «правую руку»

Личный помощник — заместитель

Каждому руководителю хоть раз да приходила мысль: что если бы я мог себя клонировать? И он действительно принимается себя клонировать — обучая личного помощника практически всему, что умеет сам. Понятно, для того, чтобы клонирование свершилось, материал должен быть подходящим, человек должен соответствовать интеллектуальному, профессиональному и личностному уровню развития руководителя. Основной же, однако, критерий для такого личного помощника — это отсутствие стремления занять ваше место или позицию. Как найти личного помощника? И сколько стоит это удовольствие?

Итак, перейдем к вопросу, где именно отыскать хорошего личного помощника под свои цели. Как показывает практика, проще всего найти его по личным и профессиональным связям. Прежде всего, это связано с самим понятием «личный», так как кроме функций и компетенций к помощнику предъявляется требование личного доверия. Со стопроцентной вероятностью вы будете больше доверять не человеку с улицы, а дочери/сыну своего знакомого, коллеги или партнера. Второй путь — брать молодежь, которую в дальнейшем придется многому обучать. Пресуппозируя, что молодые еще не испорчены корпоративными интригами и амбициями.

Для преемника важны следующие критерии: понимание личностного профиля руководителя компании и его приоритетов (что он считает важным в работе) и того, как он будет оценивать качество выполненной работы. Потому что для одного руководителя важна скорость, с которой преемник реагирует на поручения. Для другого — мобильность или стрессоустойчивость (способность человека в неожиданных ситуациях оставаться в рабочей форме). Третий склонен к тому, чтобы выбирать помощника, внимательного к мелочам. А для четвертого нужен преемник со всеми этими качествами. Надо понять критерии качественной оценки руководителя. И еще одна характеристика — это (как называется в психологии) вторая позиция. Когда человек может мыслить за другого. Когда он понимает, как мыслит и чувствует его руководитель.

А искать преемника можно, используя привычные ресурсы поиска кандидатов — через Интернет и собеседования. Особого места, где можно найти хорошего преемника, нет.
Важно, насколько человек любит себя, насколько следит за собой. Также важен характер помощника — максимально легкий, позитивно смотрящий на вещи, на мир, на других людей. Правильное слово преемника может очень сильно изменить ситуацию.

Давать ли преемнику советы — зависит от того, требует ли этого руководитель. Есть преемник, выступающий на первых порах в качестве помощника — некоего информатора и планировщика личного времени руководителя. Некоторые для начала дают преемникам задания, на которые у самих не хватает времени. И со временем, когда доверие растет, человек становится правой рукой. В этом случае человеку дается возможность принимать решения. Я всегда искал человека со своим мнением и позицией, чтобы он мог с тобой поделиться ими, чтобы он умел и хотел говорить. И главное — ему было бы, что сказать по каждому вопросу.

В случае с преемником является важным не только его умение, но и то, насколько руководителю комфортно с ним работать. Чувствует ли он со стороны преемника поддерж­ку, возникло ли к нему доверие. Если к помощнику нет доверия, то с ним вообще невозможно работать. Я называю это химией — как в любви. Мы видим человека всего пять минут и уже интуитивно чувствуем, наш ли это человек. Эта мысль срабатывает очень быстро — на интуитивном уровне. Человек входит в кабинет — и ты буквально сразу же чувствуешь, твой ли это человек. Здесь очень важно первое впечатление: как он выглядит, его манеры, темперамент.

И вы почти сразу понимаете, сможете вы с ним работать или же он не впишется в коллектив, не разделит ценности и миссию компании. Некоторые моменты в поведении и внешнем виде кандидата на личного помощника вызывают напряг, происходит отторжение, стоит блок на этого человека. А бывает, что человек начинает говорить — и ты чувствуешь, что он разделяет твои взгляды и мысли, что он близок тебе. Поэтому собеседование и проводится, чтобы человек раскрылся.

Очень важно чувство комфортности работы с таким человеком. Если он не обладает некоторыми навыками, то всему при желании можно научиться. У меня были преемники, которые изначально ничего не умели. Но мы быстро поняли, что нам комфортно вместе, что мы можем работать вместе. И далее мы начали учиться, как нам эффективно работать, взаимодействовать друг с другом.

При поиске преемника можно задать вопросы и личного характера — про родителей, про любимую музыку, про то, как проводит свободное время, — таким образом определяются некоторые ментальности и культура коммуникаций. Как искать себе личного преемника, зависит от того, какой у вас характер работы.

Если вы целый день находитесь в офисе, к помощнику предъявляются одни требования. Если вы берете личного преемника в командировку, поездки, привлекаете его к переговорам, важно, чтобы у него была возможность частых отлучек из дома. Так что все зависит от задачи, которую ставят перед ним. Многие требуют знания английского языка. Если преемник отлично знает язык, но его знания не будут востребованы, он может уйти в другую компанию, где нужно использование языка каждый день — и тогда вы можете его быстро потерять. Следует избегать завышенных требований. Нужно ориентироваться на то, какие задачи стоят перед вами и какой функционал будет выполнять преемник. Когда точно выясняется характер работы преемника — тогда и надо приступать к его поискам. Если личный помощник успешно работал у Фридмана, не факт, что он будет успешен у Тинькова.

Расскажу про свой опыт поиска личного помощника, который стал впоследствии моей правой рукой. Одна из моих сотрудниц приняла решение покинуть компанию.  И с этого момента я начал приглядываться к потенциальным кандидатам. Найти себе преемника можно ведь где угодно — главное знать, что ты хочешь. Такой подход важен в любом деле. На одном из семинаров я отметил работу Елены — она девушка активная, доброжелательная, любит улыбаться. Очень подвижная, умеет находить к каждому человеку подход, заинтересовать его. А нам как раз и нужны такие люди — позитивные, подвижные, активные, веселые. Я внимательно наблюдал за ней — как она помогает своему директору организовывать и проводить тренинг. В конце дня подошел и сделал предложение о работе — предложил ей выйти буквально завтра.

Я понял, что она — подходящий нашей компании и лично мне человек. Проблем с ее обучением не было. Я ей очень просто сказал: «Это твой офис — ты здесь хозяйка. Сделай так, чтобы к тебе приходили с радостью и еще более радостные уходили». Важно дать человеку понять, что он — хозяин ситуации. Как ты ее построишь, создашь — так и будет. И если ты чего­то не сделаешь, то никто не сделает. И пенять будет не на кого. Если человек ответственный, самостоятельный, он все поймет и сделает как надо.

Сначала мы оставляли ее одну на час­два, потом на полдня, а потом и на целый день — как ребенка. И это правильный подход, на мой взгляд. Она почувствовала, что ее здесь уважают и доверяют, а это очень важно! Она всегда знала, что может позвонить с вопросом или проблемой — и я помогу. Буквально через месяц Елена влилась в работу. И сейчас она ведет первичную бухгалтерию, общается с клиентами, предлагает им продукцию, рассказывает им обо всем — она в курсе всех бизнес­процессов. И в мое отсутствие, а я часто езжу по делам, делает весь цикл работ. Моей задачей было снабдить ее всей необходимой профессиональной информацией, так как она представляла нашу продукцию. В офисе для этих целей есть специальная библиотека профессиональной литературы. Сейчас, например, Елена осваивает две книги, посвященные тактике активных продаж. Я вижу, что ей интересно развиваться, расти, узнавать новую информацию — это ведь самое важное.

В обществе существует некий стереотип — думать, что девушка не может разбираться в производственных вопросах, в бизнес­процессах. Это на самом деле действительно стереотип, не более того. Я никогда не боялся, что в моей компании производственными вопросами занимаются женщины. Очень важный параметр для работы преемника — жизнерадостность. Человек должен быть в целом позитивным. Во многом эта черта заложена природой. Если человек часто плачет или прибедняется, он либо должен меняться, либо искать новое место работы. Козьма Прутков замечательно сказал: «Хочешь быть счастливыv — будь им!» Важно, как человек себя ощущает и позиционирует. А искать себе помощника можно где угодно — присмотритесь к своему окружению, ведь резюме можно нарисовать очень красивое. Существуют специалисты, которые именно этим и занимаются. Но только что толку от подобного резюме? Достаточно внимательно следить за людьми — на том же семинаре, где я нашел Лену, сразу было видно, кто чувствует себя скованно, а кто, наоборот, получает радость от работы и жизни.

Из личной практики и практики моих коллег могу сказать, что преемник, пусть даже молодой и пока неопытный, — это человек, который может управлять маленькими проектами. Можно нанять готового преемника — опытного бизнес­зубра с богатым жизненным опытом. Но тогда может произойти столкновение интересов и принципов. А можно растить преемника под себя — и тогда вам будет комфортно с ним работать. Начинающий преемник — это человек, которому ты в процессе работы делегируешь контроль над проектом, доверяешь управление мелкими процессами.

Иногда преемники меняются. Я обычно принимал на работу будущего преемника с одним важным условием: если за короткий период сотрудничества он не определит для себя интересную область приложения сил, мы с ним расстаемся. Если же он определяется, то у него шел карьерный и профессиональный рост в определенном направлении. И через некоторое время он возглавляет конкретный блок. Я приветствую по складу ума таких людей, которым видно дальнейшее развитие: они знают, чего хотят от жизни и работы. Когда ты работаешь помощником руководителя, широта взгляда на все направления, находящиеся в зоне ответственности руководителя, постоянно растет.

Базовые качества преемника — коммуникабельность и профессионализм. Далее я тестирую на собеседовании следующие качества. Если я вижу в человеке неадекватную амбициозность (не в профессиональном, а в личном плане, типа «я — преемник»), то я его вряд ли выберу из всех кандидатов. Потому что он не сможет быть моим преемником — он будет тянуть одеяло и внимание на себя. Преемник — это некий координатор по всем функциям руководителя: он должен представлять меня или моих сотрудников зачастую от моего лица. Поэтому я должен быть уверен, что этот человек морально и психологически зрелый. И это не зависит от возраста, это зависит от воспитания. Плюс множество тонких нюансов. Но, поверьте, есть много молодых людей (я работал часто и с девушками), с которыми очень интересно сотрудничать. Также важный элемент при поиске преемника — понимание, что играть во внутренние корпоративные игры (поделись информацией с коллегами и так далее) этот человек не сможет.

Я видел разных преемников. Видел профессионалов, которые всю жизнь работают в этой должности. Но каждый руководитель должен искать подходящий именно ему вариант. По моему складу, мне интереснее, когда преемник — профессионально растущая единица, когда ему эта работа открывает будущее. Возраст в данном случае не важен.

Преемник, как и любой сотрудник, должен уметь говорить своему начальнику «нет». Если он сможет это сказать обоснованно, тогда это интересно. А если он всегда соглашается — это не является его преимуществом, скорее наоборот. Если тебе интересна и близка твоя работа, ты болеешь за нее душой, то доказываешь до последнего всеми аргументами свою точку зрения, чтобы повлиять на решение вопроса. Когда же руководитель принимает окончательное решение, у тебя есть два пути: либо уволиться, либо выполнять. Очень сложно работать с людьми, которые всегда соглашаются. Значит, им, по сути, безразличен конечный результат. Это все равно что иметь дело со стадом. А потому на данную позицию я стараюсь выбирать людей, имеющих свои взгляды. Тогда человек не просто «сидит» на должности, а получает стимул двигаться дальше — и он старается проявить себя. Поэтому еще на собеседовании выясните, умеет ли человек говорить «нет». Большинство моих преемников открыли свой бизнес или построили успешную карьеру — каждый в своей области.

Очень важно для преемника умение предвидеть ситуацию. Он знает, что нужно руководителю, и действует по этому алгоритму. Это работа на опережение. Важный навык — умение на совещаниях грамотно определять ключевые мысли и правильно их преподносить руководителю. И наконец, один из самых важных критериев. Преемник так или иначе связан с конфиденциальной информацией. Это могут быть как личные сведения о руководителе, так и конфиденциальные данные компании. Поэтому такой сотрудник должен уметь хранить подобную информацию.

Проверить «разговорчивость» потенциального преемника можно на собеседовании, задавая наводящие вопросы о предыдущих местах работы. Если соискатель охотно рассказывает какие­то интимные подробности из жизни бывшего руководителя, то весьма вероятно, что он будет столь же словоохотлив и в отношении вашей компании.

С Германом Князевым, собственником и генеральным директором компании «ПИК НН», беседовала Светлана Федюкова, fedyukova.svetlana@mail.ru