Продолжаем разговор об офисной эффективности. Напомню суть проблемы: большинство руководителей даже не подозревает, что уйму оплачиваемого ими времени сотрудники тратят впустую. В прошлый раз мы говорили о навыках работы с компьютером, а сейчас перейдем на новый уровень — поговорим о хранении данных.
Много раз я наблюдал, да что там наблюдал — сам сколько раз участвовал в такой вот офисно-народной забаве:
— Лена, типография просит прислать наш логотип в векторе, сбрось мне.
— Ой, а у меня нет, вроде у Коли был.
— Да, точно... А он же мне, кажется, уже присылал пару месяцев назад... Сейчас поищу в почте...
(через десять минут)
— Что-то нету... А может у Светы есть, ты не помнишь? Постучись к ней, спроси.
— Говорит, что не помнит, но поищет.
(через пятнадцать минут)
— Поискала, но нет, не нашла.
— Ёлки-палки, надо Колю вызванивать...
Далее вызванивается Коля, который, вообще-то, в отпуске, и именно в данный момент азартно вышагивает средь болот в глухой тайге, но, будучи сотрудником ответственным, не отказывает в помощи коллегам. Коля подробно объясняет, как зайти на его рабочий компьютер и в какой папке там искать.
Наконец, нужный файл найден, все радостно поздравляют друг друга, хлопают по плечам: мы сделали это и все такое! Проходит час — и:
— Лена, перекинь мне, пожалуйста, коммерческое предложение, которое мы в «ТоргСбытСнаб» отправляли. (см. начало)
Подобные ситуации выжирают рабочее время, словно некормленые лангольеры, что очевидно. На поиск документа, шаблона, файла может уйти любой срок, вовлечься в этот процесс — любое количество людей. Но беда даже не в этом. Главная напасть, что сотрудники ощущают себя делающими важное и нужное дело. У нас аврал, срочная задача — все на фронт, все для победы! Поэтому, когда искомое все же обнаруживается, люди испытывают законную гордость и чувство удовлетворения. День прошел не зря! А вообще-то, такие ситуации всего-навсего позорное свидетельство разрухи в работе с внутренними ресурсами. Ведь, по сути, единственное, чего объединенными усилиями удалось добиться, — это с огоньком потратить рабочее время.
Что интересно, победить эту разруху не так трудно. Нужно всего лишь организовать общее хранилище информации (это довольно просто) и обязать всех сотрудников его использовать (что гораздо сложнее). Весь офисный бардак по большому счету связан именно со вторым условием: сколько прекрасных IT-систем ни внедри, если люди упорно хранят все документы в своих почтовиках, разруху никогда не одолеть. Но раз уж так вышло, что вы руководитель, то с порядком справитесь, не так ли?
А мы поговорим, что и как хранить.
Вначале о том «что» (ну и «зачем», если не для ускорения работы). Тут у нас пять основных вариантов:
Файлы, относящиеся к фирменному стилю. Актуальные версии логотипа в разных форматах, шаблоны бланков. В большинстве малых и средних компаний они требуются редко, поэтому «теряют» их очень часто.
Файлы, связанные с продвижением. Исходники всех промоматериалов, которые когда-либо делались в компании (листовки, буклеты, интернет-баннеры, сувенирка и пр.). Этот архив, во-первых, обеспечит наследование стилистики и идеологии, во-вторых, ускорит разработку новых образцов (идеи и целые готовые элементы из старых материалов), а в-третьих, защитит от ситуации, когда новый дизайнер мощным интеллектуальным усилием рожает креатив, почти идентичный тому, который от вас уже в позапрошлом году все выставки объездил.
Шаблоны для клиентской работы: коммерческое предложение, договор, претензия и т. п. Тут особенно важна централизация, без нее сотрудники могут машинально отправлять клиентам неактуальные договоры и презентации.
Файлы, связанные с клиентами. Отправленные конкретному клиенту договор, презентация, КП, счет — что угодно. Чтобы при необходимости вы могли быстро и просто все поднять и посмотреть. Вообще-то, для этой цели удобнее всего использовать CRM-систему, в которой можно вести и всю историю взаимоотношений, планировать события, — но для начала организуйте хотя бы файловый архив.
Информация о поставщиках. Этот пункт самый неочевидный в нашем списке, а потому и часто забываемый, он же — прожорливее всех до времени сотрудников. Суть в том, чтобы сводить в единый список сведения обо всех компаниях, к услугам которых вы обращались, записывать характер сотрудничества и его результат. Без такого «поминальника» часть контрагентов неизбежно теряется — и просто забываются, и «пропадают» с уходом сотрудника, который с ними контактировал. Все поставщики, с которыми вы работаете не каждый день, становятся заложниками этой бумажки, вернее — ее отсутствия. И вам приходится каждый раз искать новую компанию, которая, например, напечатает вам фирменные флешки, потому что хоть убей не помните, кто их так быстро и дешево сделал в прошлом году. А каждый новый поиск — это и время, и риски.
Разумеется, этот список не полон. Добавьте в него что-то свое, расширьте, видоизмените. Да и вообще, не в конкретном списке дело. Дело в понимании, что без единого хранилища вы впустую тратите кучу времени и попросту теряете важную информацию. Сколько раз у вас бывало, что человек уволился, а вместе с ним «уволилась» и масса нужных сведений? Вот этот неловкий момент, когда вы говорите новому сотруднику: «Этим у нас Владимир занимался, но записей он не оставил, так что давайте все заново собирать»?
Так что — только централизация и систематизация. И теперь о том, какие тут есть варианты.
Основных мы можем назвать три. Два из них скорее для небольших компаний или же отделов, а третий универсален, но может потребовать определенных вложений.
Облачные веб-сервисы (Google Drive и пр.)
Самый простой вариант. Вы заводите аккаунт и либо даете всем сотрудникам к нему пароль (чтобы всем было доступно все), либо настраиваете разрешения на уровне отдельных папок и документов — тогда можно гибко управлять доступом к содержимому. Плюсы этого решения: скорость разворачивания, надежность хранения, простой удаленный доступ 24 часа в сутки из любого места. Минусы: нужен интернет, ограничение скорости работы интернет-соединением, проблемы с некоторыми браузерами. Ну и щепотка паранойи от хранения коммерчески значимой информации где-то на стороне.
Локальный сервер с общим доступом.
Вариант тоже несложный, хотя и требующий несколько больших усилий. Вы выделяете компьютер, который будет сервером, настраиваете доступ для всех офисных сотрудников, создаете иерархию папочек и радуетесь. Плюсы: высокая скорость работы, независимость от интернет-подключения, радость от мысли, что все свое рядом. Минусы: более сложное администрирование (особенно с настройкой удаленного доступа), зависимость от надежности работы конкретного компьютера (перебои отзываются по всему офису), риск потерять все данные разом (посыпавшийся жесткий диск, вынесенный кем-то системник — и у вас не остается нечего).
Системы управления проектами и корпоративный портал.
Basecamp, Asana, Timebox, Bitrix24, TeamLab (ONLYOFFICE) и прочие, разного калибра и сложности. Это продвинутый вариант организации общего рабочего пространства. На корпоративном портале, помимо файлового хранилища, можно организовать управление задачами и ресурсами, ведение рабочих дискуссий и обсуждений. Там же может храниться информация о сотрудниках компании, важная для работы: контакты, данные отделов и пр. В общем, корпоративный портал — это не просто хранение документов, это целая корпоративная среда. Портал может решать и дополнительные задачи, такие как ознакомление работника с важными документами или контроль рабочего времени. Итак, корпоративный портал — отличное решение. Минус: скорее всего, за это удовольствие придется заплатить. Если маленькие компании могут использовать бесплатные тарифы облачных сервисов, то среднему бизнесу уже придется выложить определенную сумму. И если вдруг захочется использовать не аренду, а развернуть портал полностью на своем сервере, то речь пойдет о сотнях тысяч рублей.
Что дальше? Когда вы сделали выбор и обрели заветные папочки, вам нужно добиться от сотрудников двух вещей.
Первое: использование сервиса. Повторимся, внедрить систему не проблема, но как заставить сотрудников ею пользоваться? Причем слово «заставить» тут уместнее прочих: к сожалению, большинство людей сопротивляются изменениям, поэтому при внедрении самого распрекрасного сервиса всегда будут недовольные, которым «раньше было удобнее». Тут нет других вариантов, кроме вашей жесткой руководительской позиции. Документ не в общем доступе — работа не закрыта. И так далее.
Второе: правильность использования. Знаете, какая вторая по частоте причина того, что единые хранилища данных перестают использоваться? Их ЗАГАЖИВАЮТ. Через некоторое время в файловом архиве появляются папки с названиями типа «RP_01.23» или «неразобранное». Или просто «Саша». Еще возникают каталоги с огромными списками файлов безо всякой систематизации, да еще с многочисленными копиями одного и того же. И, наконец, происходит перемешивание оперативных данных с уже утвержденными стандартными. Это когда проект договора для общего обсуждения сохраняется в папку «Договоры», в которой лежат действующие образцы. Так вот, даже если вы внедрили хранилище и заставили людей его использовать — это только часть дела. Необходимо постоянно следить за его состоянием: чистить, прибирать, мыть и пылесосить. Иначе все ваши труды пойдут прахом.
Но все эти усилия себя оправдывают. Поверьте — и не откладывайте. Займитесь этим прямо сейчас.
Начать дискуссию