Юридические требования к документационному оформлению увольнения как дисциплинарного взыскания

Увольнение работника как дисциплинарное взыскание
Юридические требования к документационному оформлению факта совершения дисциплинарного проступка, допускающего увольнение работника
Юридические требования к документационному оформлению процедуры увольнения

Дисциплина труда — один из тех факторов, без которого невозможна слаженная и эффективная работа любой организации. Действующее законодательство определяет дисциплину труда как обязательное для всех работников подчинение правилам поведения, определенным в соответствии с Трудовым кодексом РФ (далее — ТК РФ), другими федеральными законами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и трудовым договором. Одной из важнейших обязанностей работодателя является создание условий, необходимых для соблюдения всеми без исключения работниками дисциплины труда. В то же время он наделен и правом привлечения нарушителей дисциплины труда к дисциплинарной ответственности, основанием которой является совершенный работником дисциплинарный проступок — неисполнение или ненадлежащее исполнение по его вине возложенных на него трудовых обязанностей. В рамках дисциплинарной ответственности к работнику, совершившему дисциплинарный проступок, применяется одна из установленных законом мер дисциплинарного воздействия — дисциплинарное взыскание.

Однако предваряя разговор о порядке применения увольнения, необходимо отметить, что привлечение работника к дисциплинарной ответственности является правом, а не обязанностью работодателя. В отдельных случаях, когда работодатель видит, что воздействие на работника возможно без применения к нему юридических санкций, он может ограничиться, например, беседой и устным предупреждением. Если работодателем все же принято решение о привлечении работника к дисциплинарной ответственности, то он обязан строго соблюдать установленный законодательством порядок, предусматривающий совокупность ряда обязательных действий, а также сроков их осуществления. В свою очередь, неотъемлемой составляющей этого порядка является документационное оформление применения дисциплинарного взыскания. Четкое знание существующих юридических требований необходимо обеим сторонам трудового правоотношения. Работодатель получает возможность принять законное и обоснованное решение по конкретному дисциплинарному делу и подтвердить собственную правоту в случае возникновения индивидуального трудового спора. Работник же, в свою очередь, будет максимально защищен от возможных нарушений работодателем его законных прав и интересов.

Увольнение работника является самым строгим видом дисциплинарного взыскания из предусмотренных ч. 1 ст. 192 ТК РФ (наряду с менее строгими — замечанием и выговором). Оно может применяться за совершение лишь наиболее серьезных дисциплинарных проступков, перечень которых определен федеральными законами.

Согласно ч. 3 ст. 193 ТК РФ увольнение работника возможно только по следующим основаниям:

неоднократное неисполнение без уважительных причин трудовых обязанностей, если работник имеет дисциплинарное взыскание (п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
однократное грубое нарушение работником трудовых обязанностей (п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ), к которым относятся:

а) прогул, то есть отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня (смены), независимо от его (ее) продолжительности, а также в случае отсутствия на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня (смены);

б) появление работника на работе (на своем рабочем месте либо на территории организацииработодателя или объекта, где по поручению работодателя работник должен выполнять трудовую функцию) в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения;

в) разглашение охраняемой законом тайны (государственной, коммерческой, служебной и иной), ставшей известной работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей, в том числе разглашение персональных данных другого работника;

г) совершение по месту работы хищения (в том числе мелкого) чужого имущества, растраты, умышленного его уничтожения или повреждения, установленных вступившим в законную силу приговором суда или постановлением судьи, органа, должностного лица, уполномоченных рассматривать дела об административных правонарушениях;

д) установленное комиссией по охране труда или уполномоченным по охране труда нарушение работником требований охраны труда, если это нарушение повлекло за собой тяжкие последствия (несчастный случай на производстве, аварию, катастрофу) либо заведомо создавало реальную угрозу наступления таких последствий.

Помимо перечисленных оснований, которые носят общий характер, ТК РФ содержит основания специального характера, применимые только к указанным в законе категориям работников:

совершение виновных действий работником, непосредственно обслуживающим денежные или товарные ценности, если эти действия дают основание для утраты доверия к нему со стороны работодателя (п. 7 ч. 1 ст. 81 ТК РФ); а также совершение работником, выполняющим воспитательные функции, аморального проступка, несовместимого с продолжением данной работы (п. 8 ч. 1 ст. 81 ТК РФ), если виновные действия или аморальный проступок совершены работником по месту работы и в связи с исполнением трудовых обязанностей;
принятие необоснованного решения руководителем организации (филиала, представительства), его заместителями и главным бухгалтером, повлекшего за собой нарушение сохранности имущества, неправомерное его использование или иной ущерб имуществу организации (п. 9 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
однократное грубое нарушение руководителем организации (филиала, представительства), его заместителями своих трудовых обязанностей (п. 10 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).
повторное в течение одного года грубое нарушение педагогическим работником устава образовательного учреждения (п. 1 ст. 336 ТК РФ);
спортивная дисквалификация на срок шесть и более месяцев (п. 1 ст. 348.11 ТК РФ);
нарушение спортсменом, в том числе однократное, общероссийских антидопинговых правил и (или) антидопинговых правил, утвержденных международными антидопинговыми организациями, признанное нарушением по решению соответствующей антидопинговой организации (п. 2 ст. 348.11 ТК РФ).

Порядок применения дисциплинарного взыскания в виде увольнения определен ст. 193 ТК РФ, а также положениями об общем порядке оформления прекращения трудового договора, содержащимися в ст. 84.1 ТК РФ.

Днем обнаружения проступка является день, когда лицу, которому подчинен работник (руководителю сектора, отдела, управления, дирекции и т. п.) стало известно о совершенном проступке. Следует заметить, что в данном случае не имеет значения, наделено ли лицо, обнаружившее проступок, правом применения дисциплинарных взысканий или нет. Обнаружение проступка необходимо документально зафиксировать. Документальному подтверждению проступка уделяется столь серьезное внимание, вопервых, потому что впоследствии данные документы могут стать частью доказательственной базы совершенного правонарушения, вовторых, потому что со дня обнаружения проступка начинается срок, отведенный работодателю на применение увольнения. Действующее законодательство не предъявляет каких-либо специальных требований к способам фиксирования большинства выявленных дисциплинарных проступков, поэтому эти способы определяются исходя из специфики совершенного правонарушения, обстоятельств его совершения и т. п. Как правило, дисциплинарные проступки фиксируются посредством докладных записок, актов (ревизии, медицинского освидетельствования и т. п.), справок. Если работник привлекается к дисциплинарной ответственности за совершение проступка, предусмотренного подп. «г» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ, указанные факты и вина работника подтверждаются вступившим в законную силу приговором суда либо постановлением судьи, органа, должностного лица, уполномоченных рассматривать дела об административных правонарушениях. Поэтому работодателю необходимо иметь надлежащим образом удостоверенные копии этих документов. Иногда для выяснения более подробных обстоятельств совершенного дисциплинарного проступка необходимо проведение служебной проверки (расследования), которая назначается приказом работодателя и осуществляется, как правило, специально формируемой комиссией. По завершении служебной проверки составляется заключение (или акт), которое может стать основанием для приказа (распоряжения) о привлечении работника к дисциплинарной ответственности.

Важное значение имеют сроки применения увольнения. Согласно ч. 3 и ч. 4 ст. 193 ТК РФ дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка. (В случае совершения работником дисциплинарного проступка, предусмотренного подп. «г» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ срок должен исчисляться со дня вступления в законную силу приговора суда или постановления о привлечении к административной ответственности.) В этот период не включается время болезни работника, пребывание во всех видах отпусков (ежегодном, без сохранения заработной платы, учебном и т. п.), а также время, необходимое на учет мнения выборного профсоюзного органа. Запрещается применение дисциплинарного взыскания позднее шести месяцев со дня совершения проступка (по результатам ревизии, проверки финансовохозяйственной деятельности или аудиторской проверки — позднее двух лет). В эти сроки не включается время производства по уголовному делу.

В соответствии с ч. 1 ст. 193 ТК РФ до применения дисциплинарного взыскания работодатель обязан затребовать от работника письменное объяснение. Объяснение будет способствовать объективной оценке поведения работника, а значит, и правильному выбору работодателем увольнения как вида дисциплинарного взыскания для данного конкретного работника. В особо сложных случаях оно также может помочь в установлении надлежащего виновника совершенного правонарушения.

На написание и предоставление объяснения работнику законом отводится два рабочих дня. Работодателю необходимо документально зафиксировать факт и дату доведения до сведения работника требования о предоставлении объяснения. Такие действия послужат подтверждением соблюдения работодателем права работника на дачу объяснения и станут началом срока, отведенного на его предоставление. Объявить работнику о необходимости дачи объяснения можно посредством уведомления, составленного в следующей форме:

ООО «ГеоТ»
УВЕДОМЛЕНИЕ

Заместителю коммерческого
17.01. 2012 г. директора
№ 1 Н. И. Силову
Москва

О предоставлении
письменного объяснения по поводу
совершенного дисциплинарного
проступка

Предлагаю Вам до 18.00 часов 19.01.2012 г. предоставить письменное объяснение о причинах Вашего отсутствия 16.01.2012 г. на рабочем месте в течение всего рабочего дня.

Генеральный директор (подпись) К. Н. Феофанов

Уведомление получено 17 января 2012 г.
Зам. коммерческого директора (подпись) Н. И. Силов

Положения ст. 193 ТК РФ не предъявляют каких-либо специальных требований к объяснению работника, за исключением указания на его письменную форму и сроки предоставления. Поэтому объяснение необходимо составлять в произвольной форме с соблюдением установленных требований делопроизводства. Исходя из сложившейся практики оно оформляется в виде объяснительной записки на имя работодателя (в данном случае лица, наделенного правом применения дисциплинарных взысканий). В ней работник должен изложить собственный взгляд на происшедшее событие, пояснить причины совершенного проступка, аргументировать обстоятельства, которые подтверждают или отрицают какие-либо факты, смягчают или вообще устраняют его вину. Рекомендуется писать объяснительную записку от руки.
Объяснительная записка может быть оформлена следующим образом:

Объяснительная записка

Генеральному директору
ООО «ГеоТ»
17.01.2012 К. Н. Феофанову

16 января 2012 г. я отсутствовал на рабочем месте в течение всего рабочего дня, причиной чего стала поломка на трассе моего автомобиля. Я вынужден был ждать эвакуатор, чтобы доставить автомобиль в автосервис. Ввиду того что после звонка в службу эвакуации батарея мобильного телефона разрядилась, у меня не было возможности предупредить моего руководителя о случившемся. В то же время считаю, что мое отсутствие 16 января не имело каких-либо серьезных негативных последствий для компании.

Зам. коммерческого директора (подпись) Н. И. Силов

Если по истечении отведенного срока объяснение работником не предоставлено, то в соответствии с ч. 1 ст. 193 ТК РФ работодатель обязан составить соответствующий акт. Законодатель не конкретизирует, какими должностными лицами и в какие сроки должен быть составлен акт, необходима ли на акте подпись работника об ознакомлении. Исходя из этого, можно сделать вывод, что работодатель все это определяет самостоятельно, учитывая существующие правила делопроизводства и обстоятельства конкретного дела. Как показывает практика, акт, подтверждающий факт непредоставления работником объяснения, составляется группой лиц и содержит следующие реквизиты: наименование организации, название вида документа, дату, место составления, заголовок к тексту, текст, подписи. Составлять такой акт рекомендуется представителю службы управления персоналом с привлечением непосредственного руководителя работника, а также 1–2 работников, не имеющих отношения к данному дисциплинарному проступку, например, работающих в другом структурном подразделении. Хотя законом и не предусматривается ознакомление нарушителя трудовой дисциплины с указанным актом, во избежание различного рода недоразумений целесообразно предпринять такую попытку.

Работодатель вправе не учитывать объяснение работника, предоставленное после истечения установленного срока, если только пропуск срока не был вызван причиной, уважительность которой не вызывает сомнений. Но все же работодателю целесообразно ознакомиться с содержанием этого документа, поскольку он может содержать какуюлибо важную информацию, имеющую значение для принятия решения, например, о выборе взыскания или вообще о возможности привлечения работника к дисциплинарной ответственности.

Непредоставление работником объяснения (даже если налицо явно выраженный отказ) ни в коем случае не должно рассматриваться как совершение еще одного дисциплинарного проступка, поскольку дача объяснения является правом, а не обязанностью работника. Однако подтвержденное соответствующим актом отсутствие у работодателя объяснения работника не будет являться в силу ч. 2 ст. 193 ТК РФ препятствием для применения дисциплинарного взыскания.

Во избежание нарушений прав работников законодатель в ч. 5 ст. 192 ТК РФ установил, что при наложении дисциплинарного взыскания работодатель в обязательном порядке должен учитывать тяжесть совершенного проступка (в частности, возникшие в результате него негативные для работодателя последствия) и обстоятельства, при которых он был совершен(например, время, место, мотивы и способ совершения). И уже с учетом этих факторов принимать решение о выборе того или иного вида взыскания. В случае возникновения трудового спора работодатель должен будет доказать в юрисдикционном органе, что при выборе дисциплинарного взыскания эти факторы были им учтены.

Дисциплинарное взыскание в виде увольнения не должно применяться к работающим беременным женщинам (ч. 1 ст. 261 ТК РФ). При решении уволить нарушителя, не достигшего возраста 18 лет, работодателю необходимо предварительно заручиться согласием Государственной инспекции труда и Комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав.

Увольнение работника, являющегося членом профессионального союза, за проступок, предусмотренный п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ (неоднократное неисполнение без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание), допускается только с учетом мотивированного мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. Порядок учета мнения этого органа определен в ст. 373 ТК РФ. В случае принятия решения об увольнении работника, работодатель направляет туда проект приказа и копии всех документов, являющихся основанием для увольнения. Если в течение семи рабочих дней со дня получения документов профком не представит в письменной форме своего мотивированного мнения, то работодатель вправе его не учитывать при расторжении трудового договора. Если же мнение представлено, то право работодателя на расторжение договора сохраняется в течение одного месяца со дня получения соответствующего документа. В месячный срок не засчитываются периоды временной нетрудоспособности работника, пребывание его в отпуске, другие периоды отсутствия на работе, когда за работником сохраняется место работы (должность). В то же время следует иметь в виду, что работодатель обязан именно учесть мнение профкома, а не безоговорочно с ним соглашаться. Документ, содержащий мотивированное мнение выборного органа первичной профсоюзной организации, прилагается к приказу (распоряжению) о прекращении трудового договора.

Применение увольнения оформляется приказом (распоряжением) работодателя. У работодателей — юридических лиц, правом подписи такого приказа (распоряжения) чаще всего наделяется единоличный исполнительный орган (директор, генеральный директор и т. п.). Но иногда право привлечения работников к дисциплинарной ответственности может передаваться руководителем организации другому должностному лицу, например, заместителю по кадрам (персоналу). Работодатель — физическое лицо, являющееся индивидуальным предпринимателем, подписывает приказ (распоряжение) лично.

При оформлении приказа (распоряжения) используется унифицированная форма № Т8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)».При увольнении нескольких работников используется унифицированная форма Т8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)».

Согласно ч. 6 ст. 193 ТК РФ работодатель обязан объявить приказ (распоряжение) о применении дисциплинарного взыскания работнику под расписку в течение трех рабочих дней со дня его издания. Положения ст. 84.1 ТК РФ, регламентирующей общий порядок оформления прекращения трудового договора и распространяющей свое действие в том числе на прекращение трудового договора в связи с совершением работником дисциплинарного проступка, также обязывают работодателя ознакомить увольняемого работника с приказом (распоряжением) о прекращении трудового договора. Правда, в отличие от ст. 193 ТК РФ в ней не определены конкретные временные сроки ознакомления. Поэтому видится, что работодатель должен ознакомить увольняемого работника с приказом (распоряжением) в течение отводимого ст. 193 ТК РФ трехдневного срока, но не позднее последнего дня его работы.

Некоторые вопросы возникают и по поводу оформления отказа работника от ознакомления с приказом (распоряжением) о прекращении трудового договора. По общему правилу, закрепленному в ст. 193 ТК РФ, при отказе работника от ознакомления под роспись с приказом (распоряжением) о применении дисциплинарного взыскания, составляется соответствующий акт. Законодатель не предъявляет каких-либо специальных требований к такому акту, поэтому он может составляться по аналогии с актом о непредоставлении работником письменного объяснения.

В свою очередь ст. 84.1 ТК РФ в случае отказа работника от ознакомления с приказом (распоряжением) о прекращении трудового договора или невозможности довести его до сведения работника не требует составления акта, а предписывает производить на самом приказе (распоряжении) соответствующую запись. Законодатель конкретно не определяет, коллегиально или единолично удостоверяется факт отказа работника от ознакомления и чья подпись (или подписи) должна стоять под этой указанной записью.
Видится, что запись на приказе (распоряжении) может выглядеть так:

«Н. И. Силов с приказом ознакомиться отказался». Начальник Отдела кадров З. И. Комова. 24.01.2012 или: «Н. И. Силов с приказом ознакомлен, от подписи об ознакомлении отказался». Начальник Отдела кадров З. И. Комова. 24.01.2012 Очень часто в практической деятельности возникает вопрос, каким образом зафиксировать отказ работника от ознакомления с приказом (распоряжением) — составить акт, руководствуясь установленным ст. 193 ТК общим порядком применения дисциплинарных взысканий, или сделать соответствующую запись, руководствуясь закрепленным в ст. 84.1 ТК РФ общим порядком оформления прекращения трудового договора? Законодатель не дает предельно четкого и однозначного ответа на этот вопрос. Поэтому во избежание возможных недоразумений, вызванных некоторой несогласованностью между собой статей ТК РФ, работодатели при прекращении трудового договора в связи с совершением работником дисциплинарного проступка, нередко наряду с записью на приказе также составляют и акт.

Увольнение является единственным видом дисциплинарного взыскания, сведения о котором отражаются в трудовой книжке работника. Оформление записи об увольнении производится в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей и Инструкцией по заполнению трудовых книжек Положения ст. 84.1 ТК РФ обязывают работодателя выдать работнику трудовую книжку в день прекращения трудового договора. Таким днем во всех случаях является последний день работы работника, за исключением случаев, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с ТК РФ или иным федеральным законом сохранялось место работы (должность). Тут нужно помнить о том, что ст. 127 ТК РФ не допускает при увольнении работника за виновные действия предоставлять ему отпуск с последующим увольнением.

В день прекращения трудового договора работодатель также обязан произвести с работником расчет в соответствии со ст. 140 ТК РФ и при наличии соответствующего письменного заявления работника выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой.

Если в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (заказным письмом с уведомлением о вручении адресату). Со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. Также ответственность за задержку выдачи трудовой книжки не наступает в случаях несовпадения последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении работника по основанию, предусмотренному подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ (прогул).

По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения.

Таким образом, в процессе применения к работнику дисциплинарного взыскания в виде увольнения у работодателя должен сформироваться следующий пакет документов:

документы, подтверждающие совершение работником дисциплинарного проступка: докладные записки; акты; заключения; копия приговора суда; копия постановления судьи или иного органа, уполномоченного привлекать к административной ответственности; копия предыдущего приказа (распоряжения) о привлечении работника к дисциплинарной ответственности, если работник имеет дисциплинарное взыскание и т. п.;
документ, содержащий объяснение работника — объяснительная записка. Либо акт, подтверждающий непредоставление работником объяснения;
документы о применении к работнику дисциплинарного взыскания: приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора; акт, подтверждающий отказ работника от ознакомления под роспись с приказом (распоряжением) — в случае отказа работника от ознакомления с приказом (распоряжением).