Идеальный договор

Материал предоставлен
журналом Журнал "Расчет" № 7, 2003г.

Наталья ЛЕЙМАН

В договорах из типовых сборников вы не найдете оптимального сочетания норм гражданского законодательства с правилами бухучета и налогообложения. Любой стандартный текст лучше тщательно проанализировать, иначе у вас могут появиться не только проблемы при возврате долгов, но и лишние налоги.

Любой опытный главбух свято соблюдает основную финансовую заповедь: как можно дольше держать в обороте чужие средства и как можно быстрее получать обратно свои. Словом, побольше кредиторки (но так, чтобы без штрафных санкций) и поменьше дебиторки.

Такие способы регулирования долгов, как факторинг, продуманная кредитная политика и прочие, – элементы высшего пилотажа и тема для отдельного разговора. А вот задуматься над содержанием текста договоров под силу каждому бухгалтеру.

Подпись на договоре – это еще не все

На переговорах по подписанию контракта все внимание, как правило, сосредоточено на его цене и условиях выполнения. За редким исключением обсуждается ответственность. О предмете договора в пылу переговоров обычно забывают, всем и так понятно, зачем собрались и что обсуждают.

А зря – от этого напрямую зависит момент заключения договора. С этой точки зрения большую опасность представляют так называемые рамочные договоры. Алгоритм их работы сводится к следующему.
Вы оговариваете условия поставки или оказания услуг, цену контракта, момент совершения операций, ответственность и некоторые другие, менее существенные моменты. А вот ассортимент товара, перечень услуг или состав работ определяются позже, на основании спецификаций и заявок.

Такие договоры считаются вступившими в силу отнюдь не в момент подписания. Ведь одно из существенных условий (предмет договора) будет обозначено лишь тогда, когда вы дадите согласие (акцепт) на заказ покупателя.
По Гражданскому кодексу акцептовать заказ можно хоть по телефону. Однако к исковому заявлению телефонный звонок не пришьешь, и даже телефонограмма окажется слабым доказательством. Поэтому свое согласие лучше оформить на бумаге и отправить с курьером.

Впрочем, к акцепту приравниваются и фактические действия. Например, отгрузка заказанного товара. Доказательством в этом случае будет служить товарно-транспортная накладная с печатью и подписью получателя.
Понятно, что генеральный директор фирмы-покупателя не будет сидеть и подписывать каждую накладную. Поэтому в договоре неплохо бы указать, что покупатель должен передать вам образцы подписей сотрудников, принимающих товар.
В противном случае придется инструктировать всех шоферов, которые доставляют ваш товар на склад покупателя. Они должны будут не только проштамповать накладную, но и привезти вам доверенность, подписанную руководителем и главным бухгалтером фирмы-покупателя. Без нее накладная окажется слабым доказательством в суде.

Не путайте предмет договора с его целью

О том, что любую хозяйственную цель можно достичь разными способами, объяснять не нужно. Поэтому предмет договора нужно сформулировать так, чтобы достичь максимальной минимизации налогов.
Например, договор купли-продажи основного средства можно заменить на лизинговый. Это позволит применять повышающий коэффициент к норме амортизации и увеличить ее в 3 раза.

Нередко подрядчик настаивает на терминах «реконструкция» и «модернизация» лишь для того, чтобы повысить статус и соответственно стоимость работ. Для вас выгоднее выделить из реконструкции работы, которые можно отнести к капитальному ремонту, и списать их на себестоимость. Конечно, для этого придется заключить не один, а два договора.
Чтобы подрядчик не называл ремонт основного средства модернизацией, приложите к договору дефектную ведомость. В ней главный инженер вашей фирмы перечислит все неисправности, которые нужно устранить.

Детализация предмета договора сослужит вам хорошую службу не только при списании затрат на ремонт. Если вы заключаете договор с дочерним предприятием или продаете один и тот же вид товара с разбросом цен в 20 процентов, вам не избежать налогового контроля за уровнем цен.

Проводить его налоговики будут по статье 40 Налогового кодекса. И чем подробнее вы сделаете детализацию, тем сложнее будет налоговикам отыскать информацию о ценах на аналогичные товары или услуги.
Еще один случай обязательного контроля за вашими ценами – бартерный договор. «Замените товарообменную операцию на два самостоятельных встречных договора. Последующий зачет взаимных требований по ним исключит условия, при которых возможно применить статью 40 Налогового кодекса», – советует Андрей Гольцблат, управляющий партнер юридической компании «Пепеляев, Гольцблат и партнеры».

Пишем «по отгрузке», считаем «по оплате»

Использование различных договоров поможет вам обойти даже метод начисления по налогу на прибыль. По словам Андрея Гольцблата, платить налоги лишь после получения оплаты от покупателей – вполне реально.
Для производителей он предлагает такую схему. Поручите дочерней фирме (существующей или учрежденной для этих целей) продажу своей продукции или снабжение. А можно и то и другое. Главное – заключить при этом договор простого товарищества, больше известный как договор о совместной деятельности.

Доходы товарищей учитываются в составе внереализационных на основании пункта 4 статьи 278 Налогового кодекса. Естественно, что эти доходы будут сформированы только после поступления оплаты за продукцию.

А Андрей Никонов, партнер юридической компании «Пепеляев, Гольцблат и партнеры», считает, что иногда метод начисления может оказаться даже предпочтительнее, чем кассовый. Вся хитрость в регулировании момента перехода права собственности. «Если вашему партнеру безразлична проблема зачета НДС (иностранные компании, производители льготной продукции, упрощенцы и т. д. – прим. ред.), укажите в договоре, что право собственности переходит после полной оплаты. Такая формулировка позволит не начислять налоги по каждой частичной оплате, что было бы обязательно при кассовом методе», – объясняет он.

Такой подход наиболее естественен для многих строительных фирм. Хотя они ежемесячно подписывают акты выполненных работ по форме № КС-2, момент реализации можно и нужно определять по дате акта передачи результатов всех выполненных работ.

Пожалуй, никаких проблем не возникнет и с покупателем, который использует ваш товар как материал для своей продукции. «Для налогового учета расходов момент перехода права собственности не имеет ровно никакого значения, – утверждает Андрей Никонов. – Покупатель может списать стоимость ваших товаров после их фактического использования».
И даже если партнер – торговое предприятие, ему трудно будет вам возразить. По Гражданскому кодексу, если вы передаете товар, не получив за него оплату, он считается в залоге и покупатель все равно не имеет права его реализовать.
Конечно, в этом случае формулировку «после полной оплаты» скорее всего придется заменить менее радикальной «после оплаты». Более того, если вашим партнером окажется одна из торговых сетей, вряд ли вам позволять диктовать какие-либо условия.

И все-таки отодвинуть момент перехода права собственности возможно даже при общении с монополистами. «Старайтесь не указывать в договоре, что поставщик взял на себя обязанность по доставке товара, – советует Владимир Чикин, старший юрист компании “Пепеляев, Гольцблат и партнеры”. – В этом случае датой реализации служит момент передачи груза транспортной компании. А вот если вы обязуетесь самостоятельно доставить товар, то реализация будет определяться по дате получения товара покупателем. Поэтому лучше в договоре указать, что поставщик оплатит доставку, но не доставит товар сам, хотя все риски в связи с доставкой товара оставит за собой».

Договор плох, накладной нет...

Непроработанные условия договора позволят вашему партнеру трактовать их в свою пользу. Ради получения отсрочки или рассрочки должник может отследить все факты нарушений договора и обернуть их в свою пользу.
В зависимости от их серьезности ему будет по силам отсрочить оплату (п. 3 ст. 405 ГК) или даже приостановить ее до полного выполнения обязательств, о которых вы, может быть, даже не подозревали.

«Мы не придали значения, когда в договоре наш заказчик сделал ссылку на свой собственный договор поставки с получателем груза, – рассказывает Иван Деревьев, грузоперевозчик из Нижнего Новгорода. – Позже нас обвинили в срыве графика поставок. Уже потом мы выяснили, что упоминать договор поставки в договоре грузоперевозки вовсе не обязательно. Однако, подписав такой договор, мы должны были блюсти интересы грузоотправителя. То есть ради того, чтобы исполнялся собственный договор, нам надо было следовать графику поставок, приведенному в договоре заказчика и получателя».

Поэтому иногда уж лучше вообще обойтись без письменного договора. «Я отсудил задолженность, не имея на руках договора, – вспоминает Амиран Попхадзе, предприниматель из г. Боровска Калужской области. – У меня были более веские доказательства: товарно-транспортная накладная и доверенность, подписанные фирмой-должником».
Действительно, порой проблема заключена не в крючкотворстве партнера, а в плохой организации хранения документов на фирме. По словам Владимира Чикина, юристам зачастую приходится сталкиваться с отсутствием у клиента первичной документации. Счастье фирмы, если товары были отправлены по железной дороге. В этом случае накладная составляется в трех экземплярах, и один из них всегда можно найти в железнодорожном архиве.

Можно попытаться восстановить потерянные документы. Однако вероятность того, что должник пойдет вам навстречу, невысока. Именно поэтому считается, что внесудебное погашение задолженности – самый оптимальный путь. Ради того чтобы дебитор полностью признал свой долг, можно пойти даже на некоторые уступки.

К сожалению, при несчастливом стечении обстоятельств единственным вашим утешением будет уменьшение прибыли на сумму сомнительного долга. Со времен Древнего Рима законы защищают не кредитора, а должника – особенно процессуально.
«Вам остается только внесудебное воздействие. Некрасиво, конечно, но – с волками жить.... Да и делать это можно интеллигентно – для начала, например, ославить их на весь свет. А лучше перекупить адвокатов, помогающих должнику отбиваться от приставов. Можно еще в обеспечение тикающих штрафов постоянно налагать аресты на их имущество: пусть побегают», – советует посетитель форума Банкир.Ру .

В такой ситуации нелишне вспомнить старую японскую мудрость: «Ищи причину, а не виновного». Денежные неприятности не возникают на пустом месте. Как правило, они результат нарушений в учете договоров и хранении документов.

При подготовке статьи использованы материалы двух конференций, проведенных газетой The Moscow Times и юридической компанией «Пепеляев, Гольцблат и партнеры»: «Ритейл в России. Краеугольные камни во взаимоотношениях с партнерами и властью», «Налоговый аудит: эффективный способ оптимизации налогообложения, выявления и возврата налоговых переплат».

Верное средство от проблем с первичкой

Наши корреспонденты провели опрос среди главных бухгалтеров небольших предприятий. Оказалось, вопрос «Что для вас означает учет договоров?» вызывает у большинства полное недоумение. В лучшем случае нам рассказывали о журнале регистрации, в который секретарь записывает все договоры. Иногда говорили о менеджерах, которые ведут особую статистику долгов и переплат по каждому договору.

Но в обязанности менеджеров не входит контроль за оформлением и соблюдением договорных обязательств. И уж тем более учет договоров нельзя приравнивать к простому делопроизводству.

По словам Владимира Головлева, аудитора компании «ФРК-Аудит», отсутствие учета договоров – типичная проблема многих фирм. В лучшем случае договоры проходят юридическую экспертизу. Главный бухгалтер, как правило, проверяет лишь правильность реквизитов.

Несмотря на то что журнал регистрации есть почти на каждой фирме, договоры обычно хранятся бессистемно. В результате конечные исполнители не могут ознакомиться с существенными условиями договоров и допускают серьезные ошибки при оформлении приемки-сдачи работ (товаров, готовой продукции и т. д.).

«Основная причина такой ситуации, – считает Владимир Головлев, – в большом количестве ответственных за оформление и хранение договоров, за сроки их выполнения, за оформление результатов и передачу необходимых документов в бухгалтерию. Как говорится, у семи нянек дитя без глазу».

А в результате фирма платит штрафы за несоблюдение договорных обязательств, накапливает дебиторскую задолженность. Из-за отсутствия актов выполненных работ, расходных и приходных накладных и других первичных документов бухгалтерия не имеет возможности своевременно и правильно определить себестоимость и выручку от реализации, оприходовать или списать имущество, начислить налоги. Как правило, в таких ситуациях аудиторы могут помочь клиенту разработать более эффективную схему документооборота.

Проблема в том, что эффект от самой идеальной схемы может быть нулевым, если все время придется выяснять, кто за что отвечает. Поэтому следующим этапом работы с договорами должна стать автоматизация документооборота.
Благодаря автоматизации любой сотрудник (получивший, разумеется, допуск) моментально определит не только, кто за что отвечает, но и какие документы получены по каждому этапу выполнения обязательств, что оплачено, а что только предстоит оплатить. На самом деле эта задача не настолько сложна, чтобы покупать специальную программу. Наверняка компания, создавшая вашу бухгалтерскую программу, может предложить к ней и модуль по учету договоров.