Мошенничество персонала и как с этим бороться

Источник: Журнал "Актуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложения"

В национальной экономике фиксируются все возрастающие потери из-за мошенничества персонала. Большинство афер так и остается нераскрытыми, ведь мошенничество никогда не лежит на поверхности – напротив, это тщательно замаскированное преступление. Понимание глубинных причин данного явления, выявление ранних признаков возможного нарушения, а также эффективные профилактические меры – то, что позволяет комплексно решать проблему. В статье, в первую очередь, раскрыта роль финансового контроля в борьбе с мошенничеством, иные аспекты проблемы упоминаются в целях ее лучшего освещения, но подробно не исследуются.

Прежде чем привлечь внимание читателей к проблеме мошенничества, перечислим те расходы, которое несет организация при совершенном злодеянии:

• прямые потери от неправомерных действий;
• расходы по расследованию мошенничества (аудиторские проверки, услуги частных детективов, суды);
• издержки по увольнению нарушителя и найму нового сотрудника;
• затраты на восстановление нормального режима работы коллектива (из-за пережитого шока), в том числе производительности труда.

Борьба с мошенничеством становится эффективной, когда не ограничивается расследованием, а предполагает комплекс мер:

• выявление мошенничества на основании типовых признаков;
• установление причин мошенничества;
• профилактика мошенничества.

Признаки мошенничества

Мошенничество персонала – это скрытое преступление, оно может тянуться месяцами и годами, а может и вовсе не быть обнаружено. Тем не менее, как и другие действия, оно оставляет за собой следы. Основной способ, с помощью которого сотрудники бухгалтерии или службы внутреннего контроля (далее – СВК) обнаруживают факты мошенничества, заключается в исследовании данных бухгалтерского учета и отчетности. Любое отклонение учетных данных не должно остаться необъяснимым, без четкого обоснования причин его возникновения. 99,9% нестыковок носит некриминальный характер; нас же интересует только та мизерная доля отклонений, которая может косвенно свидетельствовать о фактах мошенничества.

Сгруппируем в табличном виде основные аномалии в учете и отчетности, которые должны насторожить проверяющих.

Документальные признаки потенциального мошенничества

Все перечисленные факты – всего лишь симптомы, они могут насторожить и стать поводом для углубленной проверки. При этом, как отмечалось выше, в подавляющем числе случаев будут выявлены ошибки и огрехи, не имеющие никакого отношения к мошенничеству.

Низкое качество внутреннего контроля (далее – ВК) является косвенным признаком наличия мошенничества, а высокое качество, соответственно, выступает профилактическим средством. Если нет надлежащей контрольной среды, не исключено, что найдутся желающие воспользоваться лазейками. Наличие эффективной системы контроля вряд ли остановит профессионального мошенника, но предотвратит появление соблазнов для сотрудников, ранее не причастных к злонамеренным деяниям. Нередко на скользкую дорожку мошенничества склоняет не первоначальный злой умысел, а неожиданно открывшаяся возможность. Нельзя наверняка предсказать, как поступит человек в такой ситуа-
ции – воспользуется моментом и совершит мошенничество или сообщит начальству об обнаруженном изъяне во ВК.

Для полноты картины укажем иные признаки мошенничества, не относящиеся к компетенции бухгалтерских служб: изменение образа жизни и поведения сотрудников (повышенная раздражительность, бессонница, пьянство, наркомания, изменение вкусов, смущение и неловкость), жалобы и сигналы. Жалобы со стороны персонала, клиентов и контрагентов примечательны тем, что являются самыми распространенными средствами обнаружения мошенничества.

Практическая ситуация. Предприятие решило инвестировать часть свободных денежных средств в фондовый рынок, для чего был открыт счет в брокерской конторе. Обмен информацией производился в электронном виде, подлинники забирались у брокера довольно редко. Поэтому было принято решение хранить первичные документы у экономиста, а в бухгалтерию сдавать электронные копии. Когда цены на акции резко упали, экономист, боясь, что его лишат очередной премии, решил скрыть этот факт, подделав электронную копию – в надежде, что вскоре ценные бумаги вырастут в цене. Однако предприятию срочно понадобились деньги, и факт подтасовки был обнаружен.

Вывод. При формировании документов опасно практиковать хранение отдельных сшивов документов у исполнителей, подлинники первичных документов должны находиться в бухгалтерии.

Причины мошенничества

Авторы книги «Мошенничество. Луч света на темные стороны бизнеса» высказали гипотезу, что мошенничество совершается, если стыкуются вместе три элемента, названные в совокупности «треугольником мошенничества»: 1) давление внешних обстоятельств; 2) возможность совершить и некоторое время скрывать акт мошенничества; 3) способность оправдать это действие.

Побудительные мотивы мошенничества связаны с давлением внешних обстоятельств (внезапно возникшая потребность в деньгах, чрезвычайные обстоятельства в личной жизни, финансовые потери, долги и т. п.) и влиянием личностных качеств потенциального мошенника (корысть, самолюбие, нежелание признавать собственные ошибки, ненависть к работе, намерение наказать работодателя или систему, алкоголизм, азартные игры, приверженность к наркотикам). Все перечисленные факторы могут привести к мошенничеству, но не обязательно им заканчиваются.

Вторым элементом «треугольника мошенничества» является возможность его совершения, которую, в свою очередь, открывает низкий уровень ВК. Возможность эта носит субъективный характер – уровень ВК оценивается глазами потенциального мошенника. Конечно, заградительные барьеры сами по себе объективны, но мошенничество состоится только в случае, если, по мнению афериста, преграды преодолимы, а система ВК не способна его изобличить. Если мошенник ошибется с восприятием защитных механизмов, то он будет выведен на чистую воду очень быстро.

Третьим элементом мошенничества является потребность человека оправдать свои действия. Для погашения внутренних мук мошенник отчаянно нуждается в определенной «морали», которая обеляла бы его в его собственных глазах. Внутренние источники самооправдания базируются на нарушенных этических нормах, стремлении обрести успех, а не сохранить чистую совесть, желании доказать неэффективность «системы». К внешним источникам самооправдания относятся:

• равнодушие со стороны руководства и коллег;
• подозрения сотрудника, что начальство само замешано в хищениях;
• низкая заработная плата;
• непрозрачный социальный пакет;
• несправедливость при распределении благ.

Практическая ситуация. Через некоторое время после увольнения кассира была обнаружена недостача по кассе. Как выяснилось, мошенничество кассира заключалось в том, что накануне увольнения она похитила деньги из кассы, а чтобы сходился остаток, внесла задним числом расходную бухгалтерскую запись. Во время ревизии кассы комиссия сверила соответствие остатка в учете и наличных в кассе на день увольнения и нарушений не установила. Если бы, кроме этого, были сверены остатки по данным учета и отчетности за предыдущий квартал, то обнаружилось бы несоответствие. Расхождение было выявлено лишь при составлении очередной отчетности, когда не сошлись входящие остатки.

Вывод. В системе ВК мошенница обнаружила брешь – возможность для сотрудников, не имеющих отношения к контролю, совершать проводки в прошлых периодах. Запрет на совершение исправительных записей в учете сотрудниками с материальной ответственностью исключит эту лазейку.

Профилактика мошенничества

Не гарантируя стопроцентной результативности, профилактика мошенничества, тем не менее, ощутимо снижает вероятность совершения злодеяния, способствует более раннему его обнаружению, упрощает процедуры по раскрытию мошеннических схем и в целом минимизирует как материальные, так и моральные издержки.

Мероприятия по снижению мошенничества разделяются на две категории:

• устранение возможностей для совершения мошенничества;
• создание в организации атмосферы честности, открытости и взаимопомощи.

Задача устранения возможностей для совершения мошенничества решается через эффективную систему ВК, которой будет посвящен отдельный раздел статьи.

Задача создания в трудовом коллективе атмосферы честности, открытости и взаимопомощи возлагается на корпоративную культуру. Корпоративная культура базируется на этических принципах; людям, склонным к мошенничеству, становится неуютно в честном коллективе, а убедившись, что их «проделки» никто не потерпит, они не задерживаются. Атмосфера открытости и честности складывается за счет создания следующих условий работы трудового коллектива:

• противодействие сомнительным схемам;
• формирование в коллективе убежденности, что нечестность наказуема;
• наличие кодекса чести, принимаемого всеми сотрудниками;
• недопущение снижения мотивации персонала, что, в частности, означает исключение таких ситуаций, как неопределенность в социальных вопросах, несправедливость, неравноправие в коллективе, отсутствие социальной программы поддержки членов трудового коллектива в случае трудных жизненных обстоятельств.

Практическая ситуация. В связи с увольнением сотрудника, занимающегося снабжением, на вакансию пришел новый работник и приступил к своим обязанностям. Через некоторое время торговый агент одного из поставщиков в телефонном разговоре с новичком поинтересовался, куда теперь перечислять «премию». Поскольку новый работник сразу информировал руководство, было установлено, что поставщик выплачивал «откаты». После того как организация прервала отношения с данным поставщиком, последний пытался их восстановить, ссылаясь на то, что его действия укладывались в повсеместную практику.

Вывод. Частично поставщик был прав – никаких уведомлений о недопустимости подкупа персонала перед началом сотрудничества он не получал. Если бы не было пренебрежения данной профилактической мерой, возможно, поставщик не решился бы на подкуп. Кроме того, если бы в организации проводилась корпоративная политика, недвусмысленно определяющая откаты как воровство, не исключено, что и сотрудник бы отказался принимать вознаграждения, даже если бы ему их настойчиво предлагали.

Система внутреннего контроля против корпоративного мошенничества

ВК не может похвастаться лидерством в раскрытии мошеннических схем, заметно проигрывая сигналам со стороны и случайным обнаружениям. Тем не менее, наличие СВК является дисциплинирующим фактором, поскольку потенциального мошенника не может не мучить вопрос, не раскроют ли его.

Наиболее критичные точки в системе ВК (а в зависимости от качества ВК они выступают или косвенным признаком, или способом профилактики мошенничества) следующие:

• разделение полномочий;
• системы физической охраны;
• независимость СВК;
• локальные акты по ВК;
• иные внутренние регламенты.

Самой распространенной причиной злоупотреблений со стороны персонала является игнорирование при построении бизнес-процессов принципа разделения полномочий. Разделение полномочийпредполагает, что операцию сопровождают минимум два человека, что сильно снижает возможность мошенничества. Учет и сверку расчетов должно осуществлять не заинтересованное в сделке лицо, каким в классической схеме управления выступает бухгалтер, так как он не проводит переговоров с контрагентом, не принимает товар, не договаривается о скидках и т. д. Если нет возможности двойного контроля, следует проводить ротацию кадров, требуя регулярного выхода сотрудников в отпуска и не позволяя какому-то участку работы стать «личной вотчиной», даже если человек пользуется безмерным доверием.

Физическая охрана – это все то, что позволяет резко сократить доступ к ценному имуществу и обеспечить прозрачность трудовой деятельности (системы видеонаблюдения в переговорных комнатах, сейфы, замки, решетки, пересчет материальных ценностей, контроль информационных потоков и т. п.).

Независимость СВК от других структурных подразделений организации позволяет обеспечить всеобъемлющий контроль. По рекомендуемым правилам сотрудники СВК не должны принимать участие в сделках или разрабатывать разного рода схемы. Другие работники могут вполне аргументированно настаивать на предварительном контроле планируемых схем со стороны СВК. Однако вовлеченность СВК в текущую деятельность делает этот участок непроверяемым в дальнейшем из-за конфликта интересов (сам себя объективно не проверишь).

Локальные акты по ВК определяют цели, задачи и принципы управления рисками, а также формируют единый подход к управлению рисками. Данные акты резко ограничивают возможности мошенничества через систему лимитов и тем самым снижают потенциальные убытки от злонамеренных действий.

Соблюдение установленных регламентов призвано через отлаженную систему документооборота, финансовой отчетности, отбора персонала, организационную структуру, должностные инструкции выявлять факты мошенничества, собирать доказательную базу на виновных, чтобы получить веские основания для наказания аферистов.

Наиболее типичные отклонения от заведенного порядка работы, сигнализирующие о возможном мошенничестве, следующие:

• поставщики, имеющие признаки фирм-однодневок;
• регулярные внеурочные работы в отсутствие контролирующего персонала;
• ведение переговоров с контрагентами по личной электронной почте или телефону;
• регулярные поломки техники, особенно контрольно-измерительного оборудования;
• частые ремонты на одних и тех же объектах;
• рост удельных затрат на единицу услуг;
• закупки ненужной продукции;
• работа без отпусков (трудовая деятельность без отпусков не обязательно является признаком усердия, но также иногда характеризует безвыходное положение нерадивого сотрудника, который не может оставить работу без риска выявления своих злоумышленных действий).

Предупредительный характер ревизий и проверок заключается в том, что сотрудники СВК в числе прочих мер обязаны следить за соблюдением локальных актов. Примерные вопросы, на которые отвечает СВК, проводя обследование:

• отражены ли в должностных инструкциях ответственных лиц меры по противодействию мошенничеству;
• как разграничены полномочия с точки зрения противодействия злоупотреблениям;
• по каким операциям отсутствует двойной контроль;
• все ли контрагенты оповещены о политике по отношению к злоупотреблениям;
• реалистичны ли утвержденные финансовые показатели;
• как рассматриваются заявления сотрудников по решению социальных вопросов;
• есть ли «кодекс чести» организации, ознакомлены ли вновь принятые сотрудники с его содержанием;
• надежно ли функционируют средства физической защиты;
• как информируется руководство о происшествиях в коллек­тиве.

Практическая ситуация. Во время ревизии в структурном подразделении сотрудника СВК охватили сомнения. Не обладая высокой квалификацией по данному участку работы, сотрудник СВК предпочел не делиться своими мыслями с главным бухгалтером, боясь расспросами обнаружить свою некомпетентность. Тем более проверяемый участок возглавлял очень опытный специалист, имеющий высокую репутацию в компании. Удовлетворившись объяснениями специалиста, контролер никак не отразил в акте сомнительные моменты. Через некоторое время в результате случайности в данном подразделении было выявлено мошенничество.

Вывод. Сотрудники СВК нуждаются в поддержке со стороны руководства и напоминаниях о важности следования установленным процедурам, без оглядки на «нехватку» профессионализма (невозможно объять необъятное). И хотя недостаточный опыт сотрудника СВК может стать причиной пропуска им ошибок и нарушений, гораздо чаще это происходит из-за отклонения от установленных процедур.

Заключение

Если ознакомиться со стандартами работы внешних аудиторов, должностными инструкциями работников отдела кадров, СВК, юридического отдела, службы безопасности, то можно с удивлением обнаружить, что никто не отвечает за профилактику и обнаружение мошенничества. Поскольку расследование неправомерных действий персонала – далеко не приятный аспект работы, это приводит к размытому описанию обязанностей. Чтобы борьба с мошенничеством не осталась «белым пятном» в деятельности организации, предложим тот минимум функций, который желательно отразить в локальных актах. Так, чтобы работа СВК в области обнаружения мошенничества была эффективной, ее сотрудники должны:

• обладать аналитическими навыками;
• проводить с использованием открытых источников мониторинг афер и преступлений, которые могут быть характерны для деятельности организации;
• оперативно реагировать на выявленные слабости в системе ВК и ликвидировать их путем внесения изменений и дополнений в локальные акты;
• давать руководству рекомендации по выявлению возможного мошенничества;
• незамедлительно уведомлять руководство о наличии обоснованных причин считать, что совершено мошенничество;
• оценивать эффективность средств физического контроля и видеонаблюдения;
• определять признаки сомнительных сделок (нарушение правил, исключения по срокам и ценам, недостачи).

Безусловно, к этой работе также должны быть привлечены сотрудники отдела кадров (проверка биографии соискателей), службы безопасности (установка средств физического контроля), юридического отдела (выявление уязвимостей в договорах, проверка сделок на взаимозависимость).