Контролирующие органы требуют подлинники документов

Делопроизводство и документооборот на предприятии

Е.В. Покидова,эксперт журнала

Проводя проверки деятельности организаций, должностные лица уполномоченных госорганов часто требуют предоставить им на время подлинные документы. При этом контролеры ссылаются на закон и грозят санкциями за неисполнение этих требований. Всегда ли такие требования обоснованы? Как их исполнять? Как обезопасить свои интересы? Об этом и многом другом мы расскажем в настоящей статье.

Пример 1

Представьте ситуацию, когда налоговый инспектор приглашает на прием налогоплательщика, чтобы проверить финансово-хозяйственную деятельность последнего за отчетный период.

Сразу оговоримся, что описанная ниже ситуация весьма распространена. И не обязательно действие должно происходить с участием инспектора ИФНС. В зависимости от обстоятельств, его можно с успехом заменить на санитарного или ветеринарного врача, представителя какого-нибудь министерства, уполномоченного проверять лицензиатов, пожарного, милиционера, таможенника и пр.

После беглого ознакомления с предоставленными документами инспектор говорит, что оставит все бумаги у себя и разберется с ними позднее. На протест налогоплательщика инспектор реагирует спокойно и заявляет, что такое право предоставлено ему некой внутренней инструкцией. Налогоплательщик просит эту инструкцию для ознакомления, но получает ответ: данная инструкция — закрытый документ. То ли доводы инспектора кажутся очень убедительными, то ли просто не хочется ссориться с чиновником, но налогоплательщик сдается… А потом мучается вопросом, правильно ли он поступил, доверив важные бумаги инспектору и гадает, что же будет, если документы все же не вернут.

Если документы не вернут

Каждому секретарю из собственного опыта или по рассказам знакомых наверняка известны случаи, когда в каком-нибудь ведомстве безвозвратно терялись важные документы или когда бумаги оказывались безнадежно испорченными. Хорошо, если чиновники признают свою вину и помогут восстановить документ или хотя бы при последующих проверках «закроют глаза» на отсутствие тех или иных бумаг. Если нет, то проверяемым приходится нелегко. Например, не имея возможности документально обосновать представителю ИФНС те или иные действия, операции, налогоплательщик неизбежно попадет в разряд нарушителей и вынужден будет оплачивать мнимую недоимку, начисленные пени и штраф.

Пример 2

Этот случай, по свидетельству очевидцев событий, произошел несколько лет назад в одном из небольших городов на юге России. Местные фискальные органы решили проверить деятельность одного совместного предприятия. В ходе выездной проверки налоговые инспекторы изучили представленные документы и некоторые из них пожелали забрать с собой «для ознакомления, прочтения, изучения и возможного направления на экспертизу». Едва услышав эту просьбу, главный бухгалтер быстро спрятала большую часть бумаг в шкаф и наотрез отказалась расставаться с подлинниками. Раздосадованные проверяющие обратились к руководителю фирмы. Директор (законопослушный иностранец) счел, что ничего страшного не произойдет, если документы некоторое время полежат в налоговой инспекции, тем более, что никаких сомнительных операций фирма не вела, вся бухгалтерия была «белой», следовательно, и бояться было нечего…

Несколько недель от налоговиков не было никаких известий. Немного обеспокоенный директор фирмы лично обратился в налоговый орган с просьбой вернуть документы и получил отказ. Инспектор сослался на то, что контрольные мероприятия еще не закончены. Этот же ответ звучал еще несколько месяцев подряд. Но однажды руководителю фирмы позвонили и сказали, что документы можно забрать, но перед этим инспектор хочет задать директору несколько вопросов.

Явившись в назначенный час, директор фирмы ответил на несколько ничего не значащих вопросов, а затем расписался в получении документов. Только после этого ему вручили коробку с бумагами. Открыв ее, иностранец испытал настоящий шок. По внешнему виду документов он сразу же понял, что бумаги просто-напросто кто-то уронил на очень мокрый и очень грязный пол. Ошарашенного директора быстренько вытолкали из кабинета. Вернувшись в офис, директор уже не спеша просмотрел все документы. На некоторых из них «поплыли» печати, слились в одну большую кляксу строчки и буквы…

Несмотря на то, что фирма сумела восстановить большую часть испорченных документов, избежать неприятностей ей не удалось. Примерно через год-другой налоговики оштрафовали ее на крупную сумму (фирма не смогла подтвердить обоснованность некоторых прошлых операций).

Доказать, что документы, при помощи которых налогоплательщик смог бы оправдаться, были испорчены в налоговой инспекции, было невозможно. Должностные лица налогового органа ссылались на то, что руководитель налогоплательщика собственноручно расписался в получении документов и при этом он не сделал никакой отметки о том, что документы ему были возвращены в «неудовлетворительном состоянии».

В таких ситуациях даже обращение в суд не всегда дает положительные результаты для «нарушителя». Как и налоговый инспектор, суд потребует подлинники утраченных или испорченных документов.

Впрочем, известны и противоположные примеры, когда организациям удавалось избежать ответственности, поскольку изъятые оригиналы документов были утрачены представителями уполномоченных органов. Напомним, что для привлечения к административной, налоговой или уголовной ответственности необходимо доказать вину. Доказательствами, в большинстве случаев, служат как раз документы. Если же их нет, то нельзя будет достоверно сделать вывод о наличии или отсутствии вины потенциального правонарушителя.

Пример 3

Представители некой уполномоченной силовой структуры при проведении проверки деятельности налогоплательщика произвели выемку первичных учетных документов, подтверждающих понесенные материальные затраты за определенный период. Через некоторое время в этом ведомстве заявили представителю налогоплательщика, что документы утеряны. Вскоре деятельностью этого же налогоплательщика заинтересовалась налоговая инспекция. В ходе проверки налоговики выявили нарушения и наложили санкции.

Правда, суд, который рассматривал спор по иску налогоплательщика, не согласился с мнением фискального органа. Прежде всего, суд обратил внимание на те нарушения, которые были допущены силовиками при выемке документов. Например, акт добровольной выдачи документов был составлен без участия представителя налогоплательщика, без составления описи с точным указанием наименования, количества, индивидуальных признаков изъятых документов, без изготовления копий с них. Кроме того, суд указал, что утрата документов произошла не по вине налогоплательщика, а в результате неправомерных действий сотрудников силового ведомства, которые не выполнили требования ст. 94 НК РФ. В итоге суд сделал вывод, что на основании ст.ст. 108, 109 НК РФ не доказан факт налогового правонарушения и виновности лица в его совершении.

Зачем «теряют» важные бумаги

В тех случаях, когда документы утрачены или испорчены по вине сотрудников уполномоченных органов и оспорить этот факт не удается, руководство этого органа обычно ссылается на человеческий фактор и заверяет представителя организации, что должностные лица, допустившие такую непростительную халатность, обязательно будут наказаны. Правда, от некоторых практикующих специалистов (юристов, бухгалтеров, аудиторов и др.) приходится слышать о том, что «теряются» и «портятся» подлинные документы, чаще всего, не случайно. Описанный ниже случай рассказал очевидец произошедших событий, предприниматель из Сибири.

Пример 4

Фирма Д выдала вексель своему контрагенту. До того момента, как наступил срок платежа, сменилось несколько держателей этого векселя. Последние индоссаменты (передаточные надписи) были совершены на аллонже (добавочном листе к векселю). В итоге с требованием об оплате к фирме Д обратился последний из векселедержателей (предприниматель Н). Он предъявил вексель и аллонж. После проверки подлинности ценной бумаги и установления последовательности ряда индоссаментов, фирма исполнила свои вексельные обязательства.

Через некоторое время вексельные сделки фирмы привлекли внимание налоговых полицейских (дело было в 2001 году, еще до ликвидации ФСНП). Среди прочих документов был изъят и вексель, предъявленный предпринимателем Н. Работники фирмы Д прекрасно помнили, что вексель передавался вместе с аллонжем, но в акте изъятия документов не было указано, что этот вексель имеет добавочный лист. Кроме того, копии с этого документа сделано не было. В результате именно этот аллонж и «потерялся». Но по версии представителей ФСНП дело обстояло так: ценная бумага была похищена у одного из ее владельцев, затем индивидуальный предприниматель вступил в сговор с векселедателем, тот оплатил вексель, а деньги предприниматель и директор фирмы Д поделили…

Бизнесмены не стали дожидаться, пока закончится расследование этого бредового уголовного дела. Справедливость удалось восстановить через арбитражный суд. Следователь прекратил дело только тогда, когда к нему на стол положили вступившее в силу решение арбитражного суда о том, что индивидуальный предприниматель действительно являлся легитимным собственником векселя и что он приобрел право требования по этой ценной бумаге на законном основании.

Бывали случаи, когда в изъятых бумагах неожиданно обнаруживались подтирки и подчистки, исправлялись цифры и появлялись сведения, которых раньше не было. А затем на основании этих документов выстраивались административные и уголовные дела.

Требуют документы — отдайте копии

Чтобы не попасть в ситуации, аналогичные описанным выше, настоятельно рекомендуем всегда держать под рукой несколько законов, в том числе и кодексов с закладками на статьях, которые регламентируют полномочия должностных лиц соответствующих госорганов при проверках.

Например, если деятельность вашей организации проверяет ИФНС и инспектор истребовал документы, не спешите расставаться с подлинниками. Для начала сами ознакомьтесь с тем, что говорится в НК РФ (в отличие от почти мифических «закрытых» инструкций, на которые так любят ссылаться налоговики, Налоговый кодекс со всеми последними изменениями и дополнениями доступен любому желающему). В этом кодексе существует статья, которая называется «Истребование документов» (ст. 93 НК РФ). В соответствии с ее положениями должностное лицо налогового органа, проводящее налоговую проверку, вправе истребовать у проверяемого налогоплательщика, плательщика сбора, налогового агента необходимые для проверки документы. Но тут же указано, что проверяемый обязан предоставить эти документы не немедленно, как этого часто требуют налоговики, а «направить или выдать их (документы) налоговому органу в пятидневный срок». Это тот срок, за который, даже если проверяющие полномочны изъять оригиналы, можно успеть сделать копии и даже нотариально удостоверить их при необходимости. Кроме того, в статье указано, что документы представляются в виде заверенных должным образом копий. Некоторые копии достаточно заверить печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера,а часть документов придется заверять у нотариуса.

Будет лучше, если у вас в организации всегда будет несколько заверенных копий правоустанавливающих и регистрационных документов, лицензий, сертификатов и др.

Получив требование о представлении документов, следует сделать копии со всех бумаг, даже если кажется, что какая-то из них совсем незначительна, или вы полагаете, что документ в случае утраты можно легко восстановить, или если думаете, что указанные в нем сведения можно легко проверить (например, запросив информацию в уполномоченном госоргане). Все может оказаться не так просто, как вы думаете, и подлинные документы станут гарантией безопасности вашей организации.

Пример 5

В отношении экспортера налоговая инспекция вынесла решение о привлечении к налоговой ответственности, поскольку в копии таможенной декларации, представленной инспекции, отсутствовала отметка таможенного органа о фактическом вывозе товара за пределы территорий государств-участников СНГ.

Не согласившись с таким решением, экспортер обратился в суд. Каждая из сторон спора настаивала на своем: налоговики утверждали, что правонарушение было совершено, а экспортер доказывал, что нарушения не было. В обоснование своих доводов он предъявил суду подлинную таможенную декларацию с отметкой таможни о вывозе товара. Чтобы прояснить ситуацию, суд направил несколько запросов в таможенные органы, однако полученные ответы были крайне противоречивы. Дело все больше и больше запутывалось.

Наконец, решение было вынесено в пользу экспортера, при этом суд руководствовался наличием подлинного документа с отметкой таможни о вывозе товара.
Если бы у участника ВЭД не было подлинного документа о вывозе товара, доказать факт экспорта и отбиться от нападок налоговиков ему было бы очень трудно, ведь таможенники даже арбитражному суду не смогли представить достоверную информацию.

Бывает, что чиновники, выдвинув требование о представлении подлинных документов, оказываются крайне недовольны тем, что им хотят вручить копии.Чиновники в таких случаях заявляют, что проводить все контрольные мероприятия они обязаны только на основании подлинных документов. И когда проверяющим указывают на соответствующее положение закона, должностные лица могут сослаться на некие закрытые ведомственные инструкции, секретные распоряжения и никому не известные письма, которые якобы предоставляют им расширенные права по сравнению с теми, которые указаны в кодексе или в соответствующем законе (правда, на настоятельные просьбы проверяемых и их представителей сообщить хотя бы номер и дату такого документа, а заодно указать орган, который его принял, чиновники почему-то отвечают отказом, ссылаясь все на ту же секретность). Но на самом деле подобные утверждения редко соответствуют действительности. Верить ли на слово таким контролерам или нет — дело вашего руководства. Хотя, скорее всего, такого документа вообще не существует, а если даже он есть, то те его положения, которые противоречат законодательным актам, не должны применяться. В случае противоречия между нормативными правовыми актами, регулирующими один и тот же вопрос, действует:

- тот из них, который обладает высшей юридической силой (например, закон, а не приказ министерства),

- а если акты равноценны, то принятый позднее (из двух приказов тот, что принят недавно, даже если прежний не отменен).

Впрочем, организацию, сотрудники которой излишне осведомлены о своих правах, даже могут попытаться наказать. Например, сотрудники ИФНС могут попытаться обвинить вашу фирму в отказе от представления запрашиваемых при проведении налоговой проверки документов или непредставлении их в установленные сроки. Доводы о том, что организация представила заверенные копии, вряд ли будут услышаны. Чиновники могут сослаться, например, на то, что эти бумаги не являются юридически значимыми документами. Но если у вас на руках есть свидетельства о том, что представитель ИФНС принял копии всех запрошенных ранее документов, защитить интересы организации будет возможно в арбитражном суде.

И еще. Имейте в виду, что, обращаясь в вышестоящие органы с жалобами на действия проверяющих, с различными заявлениями и ходатайствами в суды, милицию, прокуратуру и пр. необходимо прилагать копии тех документов, на которые есть ссылка в обращении. Повторим, что подлинные документы — залог безопасности вашей организации. И если, например, судьи пожелают ознакомиться с подлинным документом, его можно представить на обозрение суда прямо в ходе заседания.

Когда нужно отдавать подлинники?

В ряде случаев по специальному постановлению уполномоченного органа, например, прокуратуры или органа МВД в связи с возбуждением уголовного дела, организация обязана будет выдать подлинную документацию. Силовые ведомства, на основании постановления следователя, могут производить выемку документов, имеющих значение для уголовного дела. Но при этом они должны руководствоваться положениями УПК РФ. До начала выемки следователь должен предложить добровольно выдать документы, подлежащие изъятию, а в случае отказа производит выемку принудительно.

При расследовании административного правонарушения уполномоченные органы обязаны руководствоваться Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях. Изъятие документов производится на основании ст. 27.10 КоАП РФ. В соответствии с этой статьей изъятие документов, имеющих значение доказательств по делу об административном правонарушении, осуществляется в присутствии двух понятых. Об изъятии документов составляется протокол. В нем указываются сведения о виде и реквизитах изъятых документов. Протокол об изъятии подписывается должностным лицом, его составившим, лицом, у которого изъяты документы, понятыми. В случае отказа лицом, у которого изъяты документы, подписать протокол, в нем делается соответствующая запись. Копия протокола вручается лицу, у которого изъяты документы, или его законному представителю.

Особо проговорим о правах фискальных органов. Они также вправе произвести выемку оригиналов документов, если для проведения контрольных мероприятий недостаточно выемки копий документов налогоплательщиков и у фискальных органов есть достаточные основания полагать, что подлинники документов будут уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены. Об этом сказано в Налоговом кодексе.

При изъятии оригиналов документов с них также изготавливают копии, которые заверяются должностным лицом налогового органа и передаются лицу, у которого они изымаются. Если объем документов слишком большой или если невозможно на месте выемки сделать копии, налоговый орган передает их лицу, у которого документы были изъяты, в течение пяти дней после изъятия. Выемка обязательно должна производиться в присутствии понятых и лиц, у которых производится выемка документов и предметов.

До начала выемки должностное лицо налогового органа обязано предъявить соответствующее постановление и разъяснить присутствующим лицам их права и обязанности. Выемка может производиться принудительно, если лицо, у которого она производится, откажется добровольно выдать документы или предметы. В отдельном протоколе перечисляются и описываются все изъятые документы и предметы с указанием количества, наименования и индивидуальных признаков. Выемку нельзя проводить в ночное время. Не подлежат изъятию документы и предметы, не имеющие отношения к предмету налоговой проверки. Все изымаемые документы и предметы должны быть предъявлены понятым и другим лицам, участвующим в производстве выемки. Копия протокола о выемке документов и предметов вручается под расписку или высылается лицу, у которого эти документы и предметы были изъяты.

Изъяли одни, а наказали другие

Случается, что организация добровольно или принудительно передает свои документы одному уполномоченному органу и ждет его реакции и возврата документов. Но через некоторое время неожиданно оказывается, что налогоплательщика привлек к ответственности совсем другой орган, которому были переданы эти документы… В подобных ситуациях права налогоплательщиков оказываются нарушенными.

Пример 6

Несколько лет назад представители двух силовых ведомств при проведении совместной операции изъяли у налогоплательщика документацию. Через некоторое время бумаги передали в налоговую инспекцию. Там изучили документы и попытались привлечь налогоплательщика к ответственности за совершение налогового правонарушения.

Правда, арбитражный суд не согласился с мнением налоговиков, посчитав, что налогоплательщика нельзя привлекать к ответственности, поскольку налогоплательщик-нарушитель был лишен возможности представлять налоговой инспекции копии и подлинники документов, не были взяты объяснения его сотрудников, а, кроме того, налоговики допустили множество других нарушений и неправильно применяли нормы закона. Помимо прочего, в итоговом судебном акте, вынесенном по делу, указывалось, что в описи изъятых силовыми ведомствами документов не было их подробного перечня.

Шпионаж под видом проверки

Выше мы рассмотрели случаи, когда в свое распоряжение документацию организации получают те лица, которые по закону имеют на это право. И хорошо еще, если при этом они действуют не по наводке захватчиков бизнеса или конкурентов. В последних случаях организациям, выбранным в качестве жертвы, приходится нелегко. При подготовках враждебных атак захватчики и конкуренты обычно стремятся заполучить в свое распоряжение как можно больше конфиденциальной информации и закрытых сведений о бизнесе. И если у них нет подхода к чиновникам из тех уполномоченных органов, которые по закону имеют право потребовать подробную информацию (например, выяснить все о сделках компании, получить списки клиентов, поставщиков и пр.), то такие сведения нередко берутся раздобыть сотрудники других органов.

Эти должностные лица прекрасно осознают, что действуют с превышением полномочий и принудительно нужные документы изымаются не так уж часто. Как правило, «проверяющие» просто вводят в заблуждение бизнесменов и те добровольно выдают документы или их копии. Например, за документами может прийти участковый милиционер под каким-нибудь невинным предлогом, вроде жалоб на вашу организацию окрестных бабушек. Никому и в голову не придет, что вместо бабушек участкового подослали заинтересованные лица, и организация представит ему копии любых запрошенных им документов. Поэтому прежде, чем ваша организация решит отдать кому-то свои документы, следует обязательно убедиться в том, что проверяющие имеют право истребовать их.

Пример 7

Развивающийся столичный холдинг решил наладить производство ходовых товаров ширпотреба в регионах. Для этого нужно было приобрести несколько производственных предприятий. Первой жертвой захвата был намечен завод, находящийся в областном городе в центральном регионе России. До банкротства заводу было далеко, да и перекупать кредиторскую задолженность не имело смысла. Никаких «завязок» в местной администрации и других госорганах области у холдинга не нашлось, и поэтому нечего было рассчитывать на местный административный ресурс. Крупные акционеры наотрез отказались расставаться со своими пакетами акций, и нужно было договариваться с миноритариями. Оставалось только перекупить часть акций и постепенно попытаться выдавить из бизнеса нескольких мажоритарных акционеров. Значительная часть акций принадлежала большому числу бывших работников предприятия (они получили свои мизерные пакеты в результате приватизации). Как их найти, этих миноритариев, никто не знал, но действовать холдингу нужно было быстро. А в незнакомом городе это было не просто. Заполучить за взятку реестр акционеров не удалось. Тогда один из юристов холдинга обратился к руководству и предложил свой план, как добыть реестр. Этот юрист когда-то учился в институте вместе участковым милиционером одного из отделений милиции того города, в котором находился завод. К этому милиционеру и решено было обратиться за помощью.

Юриста компании снабдили солидной суммой денег и отправили в командировку добывать реестр. Правда, в итоге реестр достался холдингу почти даром. Пришлось раскошелиться лишь на представительские расходы, которые составили около 150 долл. Именно столько гонец потратил за два вечера в самом шикарном ресторане города, угощая бывшего сокурсника. Просить участкового ни о чем не пришлось. Едва услышав о трудностях своего институтского товарища, добрый милиционер предложил безвозмездную помощь. На следующий же день он отправился в дирекцию завода и буквально через пару часов передал юристу холдинга в простой пластиковой папке заверенную копию реестра акционеров и несколько подлинных протоколов общего собрания. После этого судьба завода оказалась решена. Холдинг стал владельцем 15% пакета акций общества, выкупив ценные бумаги у миноритариев, которые никогда не видели дивидендов. Затем новоявленный акционер предъявил несколько судебных исков, легко оспорил решения общего собрания, добился смещения проворовавшегося руководства завода со своих постов и выкупил у них еще 43% акций общества, пообещав не обращаться в прокуратуру от имени общества с заявлением о фактах растраты.

Как удалось выяснить позже, участковый тогда просто пришел к директору завода и заявил, что к нему поступили жалобы от акционеров и он должен ознакомиться с реестром и протоколами общих собраний. Не желая связываться с представителем власти, директор перепоручил его своему помощнику, тот выдал все бумаги и при этом не взял с участкового даже расписок в том, что тот получил документы!

Лекарство от самоуправства

Нередко представители уполномоченных госорганов пытаются противозаконными методами добиться уплаты наложенного штрафа или выполнения выданных предписаний об устранении нарушений.

Пример 8

В одном случае санитарный врач после проверки унес в своем портфеле все лицензии и несколько сертификатов нарушителя, заявив, что не отдаст их, пока тот не выполнит полученные им предписания по устранению недостатков.

В другом случае отличился судебный пристав-исполнитель, который оставил себе правоустанавливающие документы должника и пообещал вернуть бумаги только в обмен на заверенную копию платежного поручения, которым будет оплачен давний долг по исполнительному листу.

Если в результате неправомерного изъятия документов ваша организация понесла убытки, то, заявив иск к госоргану, можно попытаться возместить хотя бы часть потерь. Впрочем, даже если дело и будет выиграно, рассчитывать на большие суммы компенсаций не стоит.