За отпуск заплатит… работник: удержание за неотработанные дни предоставленного отпуска

Ежемесячный журнал "Новая бухгалтерия" N 10, 2006 г.

И. Михайлов

      Удержания из заработной платы работника могут производиться только в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами (часть первая ст. 137 ТК РФ)

     ------------------------  

     При увольнении работника до конца рабочего года, за который ему уже предоставлен отпуск, у него появляется задолженность перед работодателем за неотработанные дни отпуска.

     Удержание может быть произведено работодателем в случае увольнения работника по любым основаниям, предусмотренным трудовым законодательством или иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права (далее - трудовое законодательство), за исключением увольнения по следующим основаниям:
      - отказ работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, либо отсутствие у работодателя соответствующей работы (п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК РФ);
      - ликвидация организации либо прекращение деятельности индивидуальным предпринимателем (п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
      - сокращение численности или штата работников организации, индивидуального предпринимателя (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
      - смена собственника имущества организации - в отношении руководителя организации, его заместителей и главного бухгалтера (п. 4 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
      - призыв работника на военную службу или направление его на альтернативную гражданскую службу (п. 1 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
      - восстановление на работе работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению государственной инспекции труда или суда (п. 2 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
      - признание работника полностью неспособным к трудовой деятельности в соответствии с медицинским заключением (п. 5 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
      - смерть работника либо работодателя - физического лица, а также признание судом работника либо работодателя - физического лица умершим или безвестно отсутствующим (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
      - наступление чрезвычайных обстоятельств, препятствующих продолжению трудовых отношений (военные действия, катастрофа, стихийное бедствие, крупная авария, эпидемия и другие чрезвычайные обстоятельства), если данное обстоятельство признано решением Правительства РФ или органа государственной власти субъекта РФ (п. 7 ч. 1 ст. 83 ТК РФ).
      Удержание за неотработанные дни отпуска не производится при увольнении работника по основаниям, указанным в пунктах 1, 2, подп. "а" п. 3 и п. 4 ч. 1 ст. 81, пунктах 1, 2, 5, 6 и 7 ч. 1 ст. 83 ТК РФ.
      Таким образом, в случае если работник, которому в текущем рабочем году был предоставлен отпуск, увольняется, например, по собственному желанию, работодатель вправе произвести удержание.

     Порядок расчета денежной суммы, подлежащей удержанию с работника за неотработанные к моменту увольнения дни отпуска, трудовым законодательством не определен.
      Обычно расчет производится следующим образом:
      1) определяется продолжительность рабочего времени (в месяцах), оставшаяся до окончания рабочего года, за который получен отпуск;
      2) продолжительность предоставленного отпуска (в днях) умножается на продолжительность времени (в месяцах), оставшегося до окончания рабочего года, и делится на количество месяцев рабочего года (12 месяцев). В результате получается продолжительность (в днях) неотработанного отпуска;
      3) продолжительность (в днях) неотработанного отпуска умножается на средний дневной заработок, который был исчислен при оплате отпуска. В результате получается сумма, подлежащая удержанию с работника.
      Порядок расчета денежной суммы, подлежащей удержанию за неотработанные дни отпуска, трудовым законодательством не установлен.
      Поскольку нормативные правовые акты не устанавливают порядок расчета удерживаемой суммы, на наш взгляд, применение описанного порядка вполне оправдано, тем более что он не противоречит правилам арифметики.

     ПРИМЕР.
      Рабочий год работника начался 1 декабря 2005 г., а закончится 30 ноября 2006 г.
      В текущем рабочем году работнику предоставлен ежегодный основной отпуск, продолжительностью 28 календарных дней. При оплате отпуска средний дневной заработок составил 250 руб.
      Работник увольняется 31 августа 2006 г., не отработав до конца рабочего года три месяца.
      Неотработанными окажутся семь дней отпуска (28 дн. х 3 мес. : : 12 мес.). Работодатель имеет право удержать 1750 руб. (250 руб. х х 7 дн.).
      Если отпуск оплачивался исходя из среднего часового заработка, то при расчете удерживаемой суммы принимается во внимание не количество неотработанных дней, а количество неотработанных часов отпуска.
      Неотработанные дни отпуска пересчитываются в неотработанные часы делением на 7 (количество календарных дней в неделю) и умножением на количество рабочего времени (в часах) в неделю, установленное данному работнику.

     ПРИМЕР.
      Работнику установлен суммированный учет рабочего времени при 40-часовой рабочей неделе с выходными днями в субботу и воскресенье.
      Рабочий год работника начался 1 мая 2006 г., а закончится 30 апреля 2007 г.
      В текущем рабочем году работнику предоставлен ежегодный основной отпуск продолжительностью 28 календарных дней. При оплате отпуска средний часовой заработок составил 50 руб. Продолжительность рабочей недели - 40 часов.
      Работник увольняется 30 сентября 2006 г., не отработав до конца рабочего года семь месяцев.
      Неотработанными окажутся 16 дней отпуска (28 дн. х 7 мес. : : 12 мес.), т.е. 91 часов (40 ч х 16 дн. : 7 дн.). Работодатель имеет право удержать 4550 руб. (50 руб. х 91 ч).
      Конечно не всегда (т.е. этого не бывает почти никогда) рабочий год начинается в первый день месяца, а работник увольняется в последний день месяца. Нецелые месяцы, участвующие в расчетах, некоторые специалисты предлагают округлять до целых или отбрасывать в соответствии с п. 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных Постановлением НКТ СССР от 30.04.1930 N 169 (далее - Правила). Округляются излишки, составляющие более половины месяца, а отбрасываются - составляющие менее половины месяца.
      Следует, однако, иметь в виду, что применение п. 35 Правил в данном случае вряд ли оправдано:
      во-первых, в нем речь идет о праве на пропорциональный дополнительный отпуск или компенсацию за отпуск при увольнении, а не об удержании;
      во-вторых, округление или отбрасывание излишков приводит к ущемлению прав либо работника, либо работодателя, что не справедливо.
      Поэтому, на наш взгляд, лучше излишки не округлять до целых месяцев и не отбрасывать. А округление знаков после запятой производить по правилам арифметики.

     ПРИМЕР.
      Работнику в текущем рабочем году предоставлен ежегодный отпуск продолжительностью 31 календарный день (с учетом дополнительного отпуска за ненормированный рабочий день). При оплате отпуска средний дневной заработок составил 180 руб.
      Работник увольняется, не отработав до конца рабочего года четыре месяца и 20 дней (в месяце, в котором 30 календарных дней).
      Неотработанными окажутся 12,06 дней отпуска (31 дн. х х (4 мес. + 20/30 мес.) : 12 мес.). Работодатель имеет право удержать 2170,8 руб. (180 руб. х 12,06 дн.).
      Если же при расчете денежной суммы, подлежащей удержанию, руководствоваться Правилами, то неотработанными окажутся 12,92 дня отпуска (31 дн. х 5 мес. : 12 мес.), поскольку четыре месяца и 20 дней округляются до пяти месяцев. Работодатель имеет право удержать 2325,6 руб. (180 руб. х 12,92 дн.).
      Во всяком случае, правила расчета следует закрепить в локальном нормативном акте работодателя (см. ст. 8 ТК РФ).

     Поскольку дополнительный отпуск за вредную или опасную работу (ст. 117 ТК РФ) всегда предоставляется только пропорционально отработанному в соответствующих условиях времени (п. 9 Инструкции о порядке применения Списка производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день, утвержденной Постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 21.11.1975 N 273/П-20), необходимость удержания за неотработанные дни такого отпуска возникнуть не может.

     Удержание за неотработанные дни отпуска производится при увольнении из причитающейся работнику денежной суммы в день:
      - увольнения;
      - предъявления уволенным работником требования о расчете или не позднее следующего дня, если в день увольнения работник не работал (ст. 140 ТК РФ).
      Обратите внимание! Нельзя удержать более 20% суммы, причитающейся работнику при увольнении. Если размер задолженности превышает 20% заработной платы работника, то с работника в любом случае удерживается не более 20% (ч. 1 ст. 138 ТК РФ).
      Остальная часть задолженности может быть погашена работником добровольно.

     ПРИМЕР.
      Работодатель имеет право удержать с работника за неотработанные дни отпуска 2300 руб. При этом заработная плата, причитающаяся работнику при увольнении, составляет 5600 руб.
      Следовательно, работодатель имеет право удержать не более 1120 руб. (5600 руб. х 20%).
      1180 руб. работник может внести в кассу организации.
      Если работодатель по каким-либо причинам не удержал с работника причитающуюся сумму, то в дальнейшем взыскать ее в судебном порядке нельзя.
      Некоторые специалисты, ссылаясь на Приказ Минздравсоцразвития России от 03.03.2005 N 190, утверждают, что такое взыскание возможно. Приказом Минздравсоцразвития России N 190 признан недействующим п. 2 Правил, которым было прямо закреплено, что если работодатель, который, имея право на удержание, фактически при расчете не смог произвести его вовсе или частично, то дальнейшее взыскание (в судебном порядке) не производится.
      Однако не следует забывать, что часть четвертая ст. 137 ТК РФ всегда запрещала взыскивать с работника излишне выплаченную ему заработную плату, за исключением случаев счетной ошибки, вины работника в невыполнении норм труда или в простое, а также в случае неправомерных действий работника. Эта норма не отменялась.
      Статья 1109 ГК РФ также предусматривает, что не подлежат возврату в качестве неосновательного обогащения заработная плата и иные денежные суммы, предоставленные физическому лицу в качестве средства к существованию, при отсутствии недобросовестности с его стороны или счетной ошибки.
      Если по каким-либо причинам работодатель не смог произвести удержание за неотработанный отпуск при увольнении полностью или частично, то дальнейшее взыскание (в судебном порядке) невозможно.

     Необходимо ли в связи с удержанием за неотработанные дни отпуска пересчитывать налоги и иные обязательные платежи - налог на прибыль, ЕСН, страховые взносы на обязательное пенсионное страхование (страховые взносы), НДФЛ?
      По мнению многих специалистов, налоги следует пересчитать в периоде предоставления отпуска, поскольку "ошибка" произошла именно тогда. Налоговые органы на местах часто придерживаются этой же точки зрения и требуют, кроме всего прочего, сдать уточненные декларации (п. 1 ст. 54 НК РФ).
      На наш взгляд, это неправильно.
      Удерживаемая денежная сумма является задолженностью работника перед работодателем (ч. 2 ст. 137 ТК РФ). Задолженность эта возникает не в связи с "излишне" предоставленными днями отпуска. Отпуск (за исключением отпуска за вредную или опасную работу) всегда предоставляется целиком (см. письмо Роструда от 23.06.2006 N 947-6), а работник всегда имеет право на весь предоставленный отпуск. Задолженность возникает при увольнении в связи с тем, что работник не отработал некоторое время до конца рабочего года.
      Увольнение работника до конца рабочего года, за который ему предоставлен отпуск, не влияет на правильность предоставления и оплаты отпуска. Поэтому никакие исправления в периоде предоставления отпуска не нужны.
      Оплата отпуска включается в состав расходов при налогообложении прибыли, облагается ЕСН и страховыми взносами в ПФР, с нее удерживается НДФЛ.
      Налоговая база (сумма налога) по всем этим налогам и обязательным платежам определяется нарастающим итогам с начала года. Поэтому удерживаемая сумма учитывается при исчислении налогов и обязательных платежей в периоде увольнения.

     ПРИМЕР.
      Работник увольняется в октябре 2006 г. Задолженность работника перед работодателем за неотработанные дни отпуска составляет 1500 руб. При этом заработная плата, причитающаяся работнику при увольнении - 10 000 руб.
      Работодатель имеет право удержать всю сумму задолженности (1500 руб. <10 20="20" 000="000">       В октябре в расходах по налогу на прибыль учитывается сумма заработной платы за вычетом удержанной суммы, т.е. 8500 руб. (10 000 руб. - 1500 руб.). Эта же сумма (8500 руб.) включается в налоговую базу по ЕСН, страховым взносам в ПФР и НДФЛ. В бухгалтерском учете на удерживаемую сумму сторнируется (методом красного сторно) дебет счетов учета затрат на производство и кредит счета учета расчетов с персоналом по оплате труда (письмо Минфина России от 20.10.2004 N 07-05-13/10).