При работе с наличными деньгами нужно соблюдать определенные правила. За их нарушение фирме грозит штраф. Однако ответственности можно избежать.

Какие нарушения бывают

Есть три основных нарушения правил работы с наличностью. Во-первых, это неоприходование денег в кассу. Выявить это нарушение налоговики могут, сверив сумму в кассе на момент проверки с данными кассовых документов (приходными и расходными ордерами, кассовой книгой) или в ходе проверки контрольно-кассовой машины.

Во-вторых, нарушением является превышение предельной суммы расчетов между фирмами. Предприятие может заплатить другой фирме по одной сделке наличными не более 60 тысяч рублей. Такой норматив установлен Указанием Центробанка от 14 ноября 2001 г. № 1050-У.

Понятие расчетов по одной сделке определено в письме МНС и Центробанка от 1, 2 июля 2002 г. № № 24-2-02/252, 85-Т. Это расчеты денежными документами в рамках одного договора.

Таким образом, при расчетах наличными между фирмами можно заключать любое количество договоров. Главное, чтобы сумма по каждому договору не превышала 60 тысяч рублей. При этом платить наличными предпринимателям можно без ограничений.

И наконец, третье нарушение – это наличие в кассе сверхлимитного остатка. Лимит остатка кассы – это сумма наличных денег, которую фирма может оставлять в кассе на конец рабочего дня. Размер лимита устанавливает банк, обслуживающий фирму. Для расчета на установление предприятию лимита остатка кассы предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена Положением Центробанка от 5 января 1998 г. № 14-П. Бланк этого документа можно взять в банке.

Сверх лимита в кассе можно хранить только деньги, предназначенные для выплаты зарплаты. Но даже в этом случае по истечении трех рабочих дней сверхлимитную наличность нужно сдать в банк.

Если фирма допустит хотя бы одно из таких нарушений, штраф составит от 40 до 50 тысяч рублей. Кроме того, оштрафовать могут и должностное лицо фирмы-нарушителя. Как правило, это руководитель или главный бухгалтер предприятия. Для них штраф составит от 4 до 5 тысяч рублей. Такое наказание предусматривает статья 15.1 Кодекса об административных правонарушениях.

Обратите внимание: наложить оба эти штрафа налоговики могут одновременно. В то же время, если совершено сразу несколько нарушений, штрафы не суммируются. В такой ситуации назначается только по одному штрафу на фирму и на ее руководителя или главного бухгалтера в пределах сумм, предусмотренных кодексом.

Когда можно оштрафовать

Однако не все так печально. Оштрафовать фирму можно только в течение двух месяцев. Такое условие ставит статья 4.5 Кодекса об административных правонарушениях. Сразу же возникает вопрос: с какого момента считать эти два месяца?

Ответ на этот вопрос зависит от того, относятся ли перечисленные нарушения к длящимся или нет. При этом под длящимися понимаются нарушения, которые носят непрерывный характер. Например, ведение деятельности без постановки на учет или отсутствие сертификата на производимую продукцию.

Если нарушение относится к длящимся, оштрафовать фирму можно не позднее двух месяцев с момента его обнаружения, если же нет – то не позднее двух месяцев со дня его совершения. Естественно, налоговики настаивают на том, что все нарушения правил работы с наличными деньгами носят длящийся характер. Это и понятно. Ведь выявить нарушение в течение двух месяцев после его совершения практически нереально. На этом основании налоговики штрафуют предприятия. Тем ничего не остается, как обращаться в арбитражный суд.

А что же судьи?

А вот суды на редкость единодушны: штрафовать можно только в течение двух месяцев с момента совершения нарушения. Это касается всех нарушений правил работы с наличными.

Например, Федеральный арбитражный суд Центрального округа указал, что неоприходование наличности в кассу длящимся нарушением не является (постановление от 9 октября 2003 г. № А14-3184-03/82/3). Это связано с тем, что денежная наличность должна быть оприходована в кассу фирмы в день ее поступления. Отсюда неисполнение этого порядка – разовое действие, которое закончено в день, следующий за днем поступления денег. Поэтому оштрафовать фирму можно только в течение двух месяцев, начиная с этого момента.

Аналогичные решения приняли суды и по двум другим нарушениям. Федеральный арбитражный суд Восточно-Сибирского округа посчитал, что расчеты наличными между фирмами сверх установленных норм – это отдельные действия. В то же время длящимися являются такие нарушения, которые осуществляются непрерывно и представляют собой единое нарушение (постановление ФАС ВСО от 30 сентября 2003 г. № А33-5663/03-С6-Ф02-3159/03-С1).

А Федеральный арбитражный суд Дальневосточного округа напомнил, что остаток наличных денег в кассе фиксируется на окончание каждого рабочего дня. Поэтому превышение такого остатка может быть совершено только в пределах одного рабочего дня. Отсюда превышение лимита на другой день – это уже другое нарушение (постановление ФАС ДО от 5 ноября 2003 г. № Ф03-А73/03-2/2605).

Что в итоге

Итак, все рассмотренные нарушения правил работы с денежной наличностью носят разовый характер. А такие нарушения не относятся к длящимся. То есть оштрафовать фирму налоговики могут только в течение двух месяцев с момента их совершения. Поэтому, если на вашу фирму наложат административный штраф, например за превышение лимита остатка денег в кассе спустя более чем два месяца после совершения такого нарушения, не платите штраф. Скорее всего суд будет на вашей стороне.

В то же время учтите, что, если фирма не заплатила налоги из-за того, что не оприходовала выручку в кассу (а так чаще всего и бывает), налоговики могут оштрафовать ее по статье 122 Налогового кодекса даже в том случае, если два месяца с момента нарушения уже истекли. Напомним, что эта статья кодекса штрафует за неуплату или неполную уплату налогов. Размер наказания составит 20 процентов от неуплаченных сумм налога. Если же налоговики докажут, что фирма умышленно занизила выручку, сумма штрафа возрастет до 40 процентов.

С.А. Шилкин, эксперт АГ «РАДА»