Каждая фирма организует свой внутренний распорядок с помощью специальных документов (локальных нормативных актов). Кроме того, они помогают строить отношения с сотрудниками в соответствии с Трудовым кодексом.
Работодатель принимает локальные нормативные акты по организации в соответствии с коллективными договорами (если они есть) и действующим законодательством. В первую очередь это Трудовой кодекс, а также иные документы. Они перечислены в статье 5 Трудового кодекса. Кроме того, немаловажную роль играет устав данной организации. Соблюдение внутрифирменных законов помогает руководить работой сотрудников, с которыми был заключен трудовой договор.
Локальные нормативные акты принимаются по вопросам, касающимся:
– рабочего времени;
– отдыха;
– оплаты труда;
– гарантий и компенсаций;
– трудового распорядка и дисциплины;
– профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации сотрудников;
– охраны труда.
Внутрифирменные нормативные акты могут быть как прямо предусмотренные Трудовым кодексом, так и нет. Первый обязательный документ, с которым сталкивается каждый работник, является штатное расписание.
Штатное расписание
Для штатного расписания предусмотрен типовой бланк. Его форма (№ Т-3) утверждена постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1.
Штатное расписание составляется в одном экземпляре сотрудником отдела кадров или бухгалтером. Этот документ утверждает руководитель фирмы своим приказом, составленным в произвольной форме. Например, он может выглядеть так:
ООО «Комета»
ПРИКАЗ
от 30 декабря 2003 г. № 57
Утвердить штатное расписание на 2004 год (приложение к настоящему приказу).
Генеральный директор ООО «Комета» Данилов /H. А. Данилов/
Штатное расписание – документ не кадровый, а экономический. Поэтому составляют его начальники отделов вместе с главным бухгалтером. Они же его и подписывают. А в кадровом отделе хранится копия этого документа. Штатное расписание на год утверждает руководитель фирмы. Изменения, вносимые в течение года, оформляются приказом.
Приведем образец заполнения штатного расписания.
| Код | |||||||||||||||
| Форма по ОКУД | 0301017 | ||||||||||||||
| по ОКПО | 40072014 | ||||||||||||||
| ООО «Комета» | |||||||||||||||
| наименование организации | |||||||||||||||
| Штатное расписание | Номер
документа | Дата
составления | |||||||||||||
| 5 | 30.12.2003 | Утверждено | |||||||||||||
| приказом организации от «30» декабря 2004 г. № 57 | |||||||||||||||
| На период 2004 год с «1» января 2004 г. | Штат в количестве 18 единиц | ||||||||||||||
| Структурное
подразделение | Должность
(специальность, профессия), разряд, класс (категория), квалификация | Количество
штатных единиц | Тарифная
Ставка (оклад) и пр., руб. | Надбавки, руб. | Всего, руб. (гр. 5 +
гр. 6 + гр. 7 + гр. 8) | Примечания | |||||||||
| наименование | код | ||||||||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | ||||||
| администрация | 01 | Директор | 1 | 10 000 | – | – | – | 10 000 | – | ||||||
| зам. директора | 1 | 8000 | 8000 | ||||||||||||
| главный бухгалтер | 1 | 8000 | – | – | – | 8000 | – | ||||||||
| бухгалтер | 2 | 5000 | – | – | – | 5000 | – | ||||||||
| Секретарь | 1 | 3000 | – | – | – | 3000 | – | ||||||||
| … | … | … | …. | … | … | … | … | … | … | ||||||
| Итого | 18 | 68 000 | 68 000 | ||||||||||||
| Руководитель кадровой службы | начальник | Румянцев | И. В.Румянцев | ||||||||||||
| должность | личная подпись | расшифровка подписи | |||||||||||||
| Главный бухгалтер | Калинина | А. В. Калинина | |||||||||||||
| личная подпись | расшифровка подписи | ||||||||||||||
Как и в любой унифицированный бланк, в штатное расписание можно добавлять новые графы. А вот удалять из формы ничего нельзя.
Вопреки распространенному мнению, в графе «Количество штатных единиц» не обязательно должно стоять целое число. Если на фирме работает совместитель, то можно написать, например, 2,5 или 0,75.
Обратите внимание: столь любимые руководителями «вилки» окладов незаконны, поскольку Конституция гарантирует работникам равную оплату за равный труд. Первый критерий, по которому определяют, равный труд или нет, – это должность. Поэтому у двух бухгалтеров или у двух инженеров не может быть разных окладов.
Учесть преимущества того или иного работника следует с помощью надбавок. Они могут быть за работу в выходные, за выслугу лет, за командировки и т. д. Условия получения надбавок, премий и иных выплат нужно учитывать в другом локальном акте – положении об оплате труда.
Оплата труда
Поскольку характер трудовых отношений весьма разнообразен, нельзя определить размер вознаграждения работника на основе какого-то единого критерия. В основном размер зарплаты зависит от отработанного времени или количества качественной продукции (услуг), произведенной (оказанных) работником.
Для учета рабочего времени предусмотрены специальные формы: Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» и Т-13 «Табель учета рабочего времени». Их также можно найти в постановлении Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1.
Проверяя табель, трудовые инспекторы в первую очередь обращают внимание на учет сверхурочной работы. Если в табеле проставлены цифры не больше 8, а кто-то из сотрудников работал сверхурочно, то фирме придется им доплатить.
Положение об оплате труда на фирме составляется в произвольной форме начальником кадровой службы или главным бухгалтером. Утверждает этот документ руководитель.
Обратите внимание: изменить оклад работника, надбавки и поощрительные выплаты, установленные когда-то работнику, достаточно непросто. Согласно статье 57 Трудового кодекса, перечисленные пункты являются существенным условием оплаты труда. Об изменении таких условий работника нужно предупреждать за два месяца.
С этим документом фирма обязана ознакомить каждого сотрудника под расписку.
Трудовой распорядок
Наиболее любимый трудовыми инспекторами документ – правила внутреннего трудового распорядка фирмы. Этот локальный нормативный акт определяет порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания и т. д. Об этом сказано в статье 189 Трудового кодекса.
Этот перечень не исчерпывающий. Фирма может установить в правилах внутреннего трудового распорядка и другие условия. Главное, чтобы они не ухудшали положения работника по сравнению с Трудовым кодексом и коллективным договором (если он есть).
Утверждает правила внутреннего трудового распорядка руководитель фирмы с учетом мнения представительного органа работников, если такой имеется. С правилами внутрифирменного распорядка нужно ознакомить сотрудника под расписку при приеме на работу. А если руководство решило внести изменения в этот документ – за два месяца до их утверждения.
В правилах внутреннего трудового распорядка нужно показать специфику работы вашей фирмы, не отклоняясь при этом от Трудового кодекса. Например, запрещено указывать, на сколько частей можно разбивать отпуск работника. Главное, чтобы одна из них была не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК). Лишать надбавок сотрудника, находящегося на испытательном сроке, также незаконно.
Отметим, что работник обязательно должен быть ознакомлен с этим документом и даже может, согласно статье 62 Трудового кодекса, потребовать себе его копию.
Охрана труда
Согласно статье 212 Трудового кодекса, работодатель обязан обеспечить на предприятии безопасные условия и охрану труда.
В первую очередь сотрудников нужно ознакомить с правилами техники безопасности. Это следует сделать сразу после заключения с работником трудового договора. Факт инструктажа необходимо зафиксировать письменно. Для этого можно завести специальный журнал.
Отметим, что для некоторых категорий работников предусмотрены как предварительные (перед приемом на работу), так и последующие медицинские осмотры за счет фирмы (ст. 213 ТК).
Если руководитель допустил к работе сотрудника, который не прошел инструктаж по охране труда или обязательное медобследование, ему грозит штраф. Согласно статье 5.27 Кодекса об административных правонарушениях, он составляет от 500 до 5000 рублей.
Сведения о сотрудниках
Обязанность кадровой службы вести личные дела предусмотрена только для государственных учреждений. Об этом сказано в статье 8 Закона от 31 июля 1995 г. № 119-ФЗ. Другие фирмы могут самостоятельно разработать порядок сбора и хранения информации о сотрудниках. Для этого руководителю фирмы нужно утвердить Положение о персональных данных работника. С ним также нужно ознакомить каждого сотрудника под расписку.
В числе персональных документов на каждого сотрудника, могут быть:
– заявление о приеме на работу;
– копия трудовой книжки;
– копия дипломов, свидетельств об образовании, документов о присвоении ученого звания, степени;
– медицинское заключение (если медосмотр обязательный);
– копия приказа о принятии на работу;
– анкета;
– копия паспорта;
– копия трудового договора;
– должностная инструкция;
– копии приказов, связанных с трудовой деятельностью (перевод, командировка, премирование и т. д.);
– документы об аттестации, повышении квалификации и т. д.
Сотрудник вправе в любое время посмотреть свое личное дело и сделать копии нужных ему документов. Об этом говорится в статье 89 Трудового кодекса. А вот работодатель обязан соблюдать режим секретности, поскольку все сведения о работнике можно получить только у него самого (п. 3 ст. 86 ТК). И если другой фирме понадобились сведения о вашем бывшем сотруднике, то их можно предоставить только по письменному запросу. К нему должно быть приложено заявление этого человека со словами «Прошу сообщить обо мне такие-то сведения фирме такой-то, в которой я работаю в настоящее время». В противном случае дело может дойти до суда.
Доступ к личным данным разрешен только специально уполномоченным лицам. Например, работникам милиции или прокуратуры. Им предоставляются сведения о сотрудниках в необходимом для работы объеме.
Е.Е. Амарина, эксперт АГ «РАДА»
Начать дискуссию