В каждой крупной компании или небольшой фирме постоянно ведётся необходимая документация. По истечению некоторого времени материалы устаревают и занимают много лишнего места в офисе. Так как бумаги постоянно обновляются, многие приходят в негодность из-за истечения срока действия. В таком случае самым эффективным и удобным вариантом для персонала и организации станет уничтожение документов. Для того чтобы сохранить конфиденциальность важных деловых материалов и информации, необходимо выбирать те организации, которые профессионально осуществляют процесс уничтожения документов и заверяют процесс юридическим соглашением.
Закон разрешает два способа уничтожения бумажной информации:
1) Сжигание или термический способ. Устаревшая документация полностью сжигается в специальной печи при максимально высокой температуре.
2) Шредирование. Метод измельчения осуществляется с помощью профессиональных больших и малых машин, которые оставляют от документов мелкие лоскуты бумаги, непригодные для восстановления.
Своевременная утилизация архива – мероприятие серьёзное и трудоёмкое. В связи с тем, что любой юридический и бухгалтерский документ со временем теряет свою ценность, однако может привести к нежелательной утечке конфиденциальной информации клиентов и самой организации. Длительное хранение большого количества устаревшей документации часто препятствует поиску необходимых бумаг. Поэтому многие современные фирмы, работающими с бумажными материалами и бумажными архивами успешно пользуются услугами служб, специализирующихся на уничтожении документальной информации.
Прежде чем приступить к процедуре утилизации документов и архивов, необходимо составить акт уничтожения, который должен быть юридически заверен. Акт формируется непосредственно после проведения экспертизы ценности документации, которая определяет количество дел, готовых к шредированию или сжиганию. В списке указывается точное количество документов и в случае необходимости с кратким описанием содержимого.