Сегодня стоимость квадратного метра любого офиса настолько высока, что рачительные предприниматели стараются как можно рациональнее использовать рабочую площадь. Одним из самых эффективных способов экономии метража кабинетов является организация архивов.
Оборудовать архивное хранилище документов в офисе несложно: достаточно выделить отдельное помещение и оснастить его необходимым инвентарем — удобными для доступа стеллажами. На рынке продаж можно найти не только стеллажи различной модификации, но даже бокс для хранения трудовых книжек. Согласно ФЗ "Об архивном деле" вся деловая документация должна храниться определенный временной промежуток — 3, 5, 7 и более лет — и всегда находиться «под рукой», чтобы в нужный момент оперативно предоставить ее контролирующим органам. Также надо учитывать, что на любой запрос налоговой, пожарной и другой команды в соответствии с тем же ФЗ организация обязана предоставить ответ в течение 3-5 дней.
Плюсы хранения документации в архивной компании
Однако для небольших предприятий занимать помещение, выделять штатные единицы и тратиться на оснащение своего собственного архива нецелесообразно. Экономисты подсчитали, что стоимость хранения документов в офисе порой в несколько раз превышает оплату на услуги специализированной архивной компании. Подсчитаем преимущества хранения важных бумаг в специализированных компаниях:
- Помимо непосредственного хранения документов, архивные компании занимаются еще обработкой и утилизацией документов.
- К тому же в специализированных компаниях созданы все условия для скоростной обработки документов — штат состоит из профессиональных архивариусов, установлены современные стеллажи и кабинеты оснащены передовым электронным оборудованием.
- Компактность — еще одно важное преимущество подобного партнерства, ведь хранение архивов большого объема требует и больших площадей, но если взять за основу склад класса «А», высота которого 12 м и выше, оснастить его ажурными арочными перекрытиями и узкопроходными стеллажами, то можно достичь плотности размещения от 2.02 до 2.4 паллеты на 1 м.кв. В то время, как на 1 м.кв. офисного помещения при высоте 3.0 м можно складировать, в среднем, не более 0,5 паллеты архивных документов. Несложные математические расчеты показывают, что стоимость хранения 1 паллеты в год в собственном офисе составляет 1 400$, а на складе — 75$, что в 18,6 раза меньше! Естественно, разница будет несколько меньше, так как необходимо учитывать еще стоимость обработки архива, транспортировки документов на склад и размещение на местах хранения.
- Не забываем, что экономия не только рабочей площади, но рабочего времени тоже способствует развитию бизнеса любой направленности. Так что в случае сотрудничества с архивной компанией руководитель избавит себя и своих сотрудников от учёта каждого листика документа и поиска его в огромной массе архивных бумаг.
- Архивные компании избавляют офисных работников и от такой вечной «головной боли» как хранение сезонное: у каждого документа есть свой срок хранения, и чтобы не забивать стеллажи монолитной массой бумаг, необходим их строгий учет и контроль. В каждой солидной архивной компании работают специалисты, ответственные за то, чтобы вовремя избавляться от отслуживших документов и при этом не уничтожить еще действующие (в собственном офисе такие неприятные «случайности» — не редкость).
- В ситуации, когда необходимо поработать с каким-либо документом или вернуть его, надо лишь сделать запрос в архивную компанию и вызвать курьера. И будьте уверены, что ни один «листик», вне зависимости от его важности в архивной компании, не пропадет: она гарантирует и несет полную ответственность за сохранность архивного материала вне офиса.
Все эти моменты и обеспечивают значительный экономический эффект в работе с документами при сотрудничестве с архивной компанией.