Электронный документооборот – максимально удобный и быстрый способ предоставления бухгалтерской отчетности в контролирующие органы. Чтобы придать финансовому документу должный юридический статус, его необходимо «скрепить» электронной подписью, для приобретения которой следует подать заявление на сертификат ЭП в удостоверяющий центр. Заверенная электронной подписью отчетность передается через интернет – в удобное для отправителя время, без затрат и очередей. При этом отправляемые документы невозможно подделать, риск технических ошибок в отчетной документации полностью исключается, а конфиденциальность информации защищается посредством ключа шифрования.
Что такое ЭП
Электронная подпись представляет собой уникальную последовательность символов, сформированную специальной криптографической программой. Такая последовательность может иметь разные степени защиты, что определяет несколько видов электронной подписи:
- простую;
- усиленную неквалифицированную;
- усиленную квалифицированную.
Максимальной защищенностью наделена усиленная квалифицированная подпись, которая и используется для подписания отчетных бухгалтерских и налоговых документов.
Особенности усиленной квалифицированной ЭП
Использование усиленной квалифицированной подписи подразумевает наличие двух взаимодействующих ключей – открытого и закрытого. Как они работают? Закрытым ключом бухгалтер подписывает файл с отчетностью, что обеспечивает невозможность внесения каких-либо изменений в сформированные данные. Затем в работу вступает открытый ключ электронной подписи, которым шифруется полученный файл. Документ, подписанный усиленной квалифицированной подписью, равнозначен бумажному аналогу с подписью руководящего лица и печатью организации. Используя усиленную квалифицированную подпись, бухгалтер может:
- отправлять в налоговые органы все виды отчетности;
- подписывать заявления на зачет и возврат налогов;
- передавать отчеты в органы статистики;
- заверять электронные счета-фактуры;
- предоставлять отчетность в ПФ России и Фонд социального страхования;
- вести деловую переписку с органами таможни и т.д.
Почему важно тщательно хранить закрытый ключ ЭП
Безответственное отношение к хранению закрытого ключа ЭП чревато серьезными негативными последствиями. Если местом хранения служит жесткий диск компьютера или мобильный цифровой носитель, который по небрежности оставляется на виду, ключом могут завладеть в неблаговидных целях. Например, для того чтобы отправить без ведома бухгалтера в налоговые органы ложную отчетность с колоссальными суммами к возмещению. Чтобы этого не произошло, никто из посторонних не должен получить ключ электронной подписи бухгалтера. Крупными неприятностями грозит и потеря закрытого ключа, особенно в канун сдачи отчетности. Без него невозможно ни подписать отчетную документацию, ни расшифровать полученные от налогового инспектора сведения. Правильное хранение ключей обеспечит своевременную сдачу отчетных документов и убережет от многих проблем.