Хозяйственная деятельность каждого предприятия тесно связана с корпоративными данными юридического лица: регистрационные данные (ОГРН, ИНН), юридический адрес, наименование юрлица, генеральный директор и так далее.
Как правило, такие данные хранятся в бумажном виде у секретаря либо в общем сетевом доступе. Однако банкам, клиентам, нотариусам, самим учредителям или, например, для участия в тендерах необходима информация о том, кто в компании является акционером, участником, кто был некоторое время назад и в каких долях. Как правило, в 99% такой информации не хранится в электронном виде в принципе — только бумажный вариант, прикрепленный к юридическому делу компании, которое сложено в картонной папке-скоросшивателе.
Ограничение быстрого доступа к этим данным может привести к транзакционным издержкам и репутационным потерям компании. Так, неправильно организованное внесение изменений в корпоративные данные может привести к следующему:
- При смене директора или юридического адреса главный бухгалтер по каким-то причинам не был поставлен в известность, в результате чего отчетность компании сдается с недостоверными данными.
- При смене наименования предприятия в заключение договора может использоваться старое, либо секретари по-прежнему продолжают представляться компанией, которой формально уже не существует.
- Для нотариуса может срочно потребоваться выписка по состоянию списка участников компании на конец прошлого года, а данный документ в бумажном виде отсутствует.
Обеспечить рост защищенности бизнеса и нивелировать влияние человеческого фактора может модуль «Управление делами юрлиц» — софт, разработанный для автоматизации юридического делопроизводства. Программа предлагает широкую линейку решений, позволяющую эффективно организовать работу юридической службы:
- Модуль позволяет создавать информационные карточки предприятия с прикреплением к ним соответствующих документов, что обеспечит контроль актуальности информации.
- Функционал отслеживания изменений в сведениях об организации вместе с системой уведомлений (по почте, SMS или через программу) поставит в известность всех заинтересованных лиц, чем предотвратит ошибку при заполнении важных документов.
- Учет акционеров и директоров, список участников, схема группы компании и реестр активов и прав позволят отследить все изменения в структуре предприятия за указанный период времени.
- Учет входящих/исходящих документов, а также доверенностей позволяет своевременно формировать отчетность, отзывать или продлять доверенность с истекшим сроком полномочий.
- Высокая конфиденциальность данных достигается за счет способа установки («коробочный» тип), а также гибкой настройке прав доступа к документам.
- Интеграция с 1С позволяет оперативно внедрить систему в работу, быстро обучив сотрудников.
Таким образом, «Юрайт» является отличным решением для повышения удобства согласования.
Изменений корпоративных данных компании, нивелированию человеческого фактора, усилением эффективности управления компанией, а также росту защищенности бизнеса.
Для того чтобы самостоятельно протестировать возможности программы, получите демо-доступ, который предоставляется на срок от 1 недели до 1 месяца. Причем помимо самой программы вы также получите помощь в установке и настройке, бесплатные обновления, видеоуроки или консультирование по телефону.