Черная пятница В настоящее время для крупных организаций или предприятий острым является вопрос печати и документооборота, поскольку это напрямую связано с финансовыми затратами на обслуживание техники и содержание технических специалистов. Снижению затрат в этой области расходов бюджета компании помогают две управляемые услуги печати (Managed Print Services, MPS) и документооборота (Managed Document Services, MDS).
Смысл этих услуг — передать внешнему подрядчику в управление всю печатающую инфраструктуру организации. Иными словами, это простейший аутсорсинг печати. Происходит привлечение сторонней организации, специализирующейся на улучшении процессов печати, в которые входят качество отпечатки документа, надежное функционирование оборудования, оптимизация всего оборудования печати, оптимизация ИТ-отдела, и, как следствие всего, существенное снижение затрат на создание отпечатка документа.
Для многих компаний этот процесс аутсорсинга проходит весьма болезненно, поскольку средняя окупаемость таких проектов составляет 3-4 года, в то время как все хотят моментальной экономии. Из-за этого происходит недопонимание со стороны заказчика с последующим расторжением контракта или договора с исполнителем. Сразу отметим, что подрядчик или исполнитель, заключая контракт, и, понимая большую конкуренцию на рынке в этой области, старается сделать договор или контракт наиболее лояльным по отношению к заказчику. В подтверждение этих слов, в таких договорах часто видны пункты обязательного выкупа устаревшего оборудования исполнителем или при расторжении контракта исполнитель обязуется забрать установленное по его рекомендации оборудование. По показаниям исследования рынка лишь каждый 100-тый заказчик заключает такой договор аутсорсинга в отличии от Европы, где это происходит в каждом из 10 случаев.
Как происходит экономия средств на печать до аутсорсинга
Как мы уже привыкли в нашей стране, экономия на печати происходит в результате перезаправки картриджей, что в большинстве случаев наносит вред печатающему оборудованию из-за использования некачественного тонера в процессе заправки. Помимо заправки существует вариант купить совместимый картридж, который по цене в 5-6 раз дешевле оригинального. Но тут «палка о двух концах» — надо четко представлять какой картридж вам продают, насколько он является качественным продуктом, чтобы выступать в качестве аналога оригинальному. Еще один способ — это отказ от замены устаревшей техники и экономия на сервисном обслуживании. В итоге организация имеет медленно печатающее оборудование, как правило, издающее скрипящие звуки, а устаревшие драйверы такого парка принтеров вряд ли подходят под обнавленные операционные системы и вряд ли отвечают безопасности хранения персональных данных.
Препятствия внутри организации к переходу к MPS и MDS
Чтобы заказчик все-таки стал заказчиком необходимо преодолеть некоторые препятствия внутри самой организации. Первым может восстать ИТ-отдел, сотрудники которого решат, что у них отнимают работу и пытаются сократить штат. Вторым препятствием является обыкновенная человеческая лень. Так работник пользуется принтером, маленьким, хорошеньким, у себя на столе и печатает что угодно и когда угодно на нем, а тут мало того, что до принтера надо будет еще и дойти, так еще и руководство компании призвало кого-то контролировать процесс печати, чтобы сэкономить бюджетные средства на бумаге и картриджах. Третье — согласие самого руководства переоборудовать тот «разношёрстный» парк принтеров с хаотичными покупками картриджей широкого спектра моделей под легко управляемую печатающую инфраструктуру с четко обозначенной статьей расхода на обеспечение печати.
Последний пункт преодолеть достаточно просто. Достаточно привести пример, что в 2015 году «Альфа-Банк» сэкономил 47% расходов на печать и подготовку документов, благодаря грамотно проведенному аутсорсингу ранее. Как правило, руководство пугает длительность окупаемости проекта в 3-4 года.
Здесь же следует отметить, что не всегда служба безопасности может разрешить переустройство инфраструктуры из соображений безопасности хранения какой-либо информации.
Подстраховка исполнителя при проведении оптимизации инфраструктуры печати
Главная страховка исполнителя — как можно больше контрактов. Ведь если заказчик решил разорвать договор, то он ничего не теряет, а у исполнителя может «зависнуть» большой парк принтеров, поэтому, чем больше заказов, тем легче и себя подстраховать и обеспечить эти заказы.
При создании эффективной инфраструктуры, исполнитель, конечно, заинтересован в том, чтобы заказчик как можно быстрее окупил понесенные затраты. Тут второй страховкой может быть тщательное изучение документооборота заказчика, качества исполнения отпечатка и эффективного функционирования самого оборудования. Остановимся на последнем более подробно.
Знай свой парк принтеров! Все устройства могут функционировать максимально эффективно при определенных нагрузках на печать и при использовании определенного качества расходных компонентов. В случае эффективного функционирования не понадобится лишний раз приглашать сервисного инженера и не нарушится надежность работы оборудования. Понятное дело, что надо соблюдать рекомендованные нагрузки на печать — ни больше, ни меньше. Большие нагрузки ведут к частым заменам деталей принтера, меньшие — к перерасходу тонера в картриджах, который выступает в качестве еще и смазывающего вещества подвижных частей принтера. Следует использовать совместимые картриджи — они дешевле оригинальных. Но перед их использованием надо тщательно изучить рынок совместимой продукции и знать поставщиков высококачественных товаров.
Исходя из всего вышеперечисленного можно заключить, что для больших организаций аутсорсинг процесса печати важен и нужен, а для его реализации надо согласие самой организации и выбор наиболее грамотного поставщика этой услуги на рынке.