Сегодня практически вся хозяйственная деятельность любого предприятия, включая офисные компании, жёстко регламентируется и проверяется соответствующими государственными органами. Поэтому необходимо учитывать даже самые незначительные мелочи. К примеру, не каждый руководитель задумается о том, как обосновать траты на аренду кофемашины и покупку кофе для своих подчинённых. А ведь заказать немного этого напитка в порядке вещей для многих предприятий Доставка кофе в офис в той же Москве ныне проводится немалым количеством организаций – ради примера можно зайти на сайт coffeerent.ru/catalog/beans/. То есть видно, что с предложениями в рамках этой услуги проблем нет. А вот с тем, как учитывать соответствующие затраты в рамках налогообложения, имеется много вопросов.
Траты на кофемашину: обоснованные или необоснованные?
Часто офисным компаниям приходится платить определённые штрафы за экономически необоснованные траты, к которым можно отнести и траты на кофемашину и кофе. «А мы не знали, что нужно их учитывать!» – такой ответ на претензии налоговой инспекции самим налоговикам приходится слышать довольно часто. Но, как известно, незнание закона не освобождает от ответственности. Важно понимать, что затраты на аренду или покупку кофемашины, её ремонт и обслуживание, включая закупку кофе, не являются обоснованными с экономической точки зрения, так как они никоим образом не связаны с производственной деятельностью компании. Поэтому их не нужно учитывать при расчёте налога на прибыль. Но если ремонт аппарата произведён, например, согласно договору аутсорсинга, то оплату услуг нужно проводить, вычтя из вознаграждения НДФЛ.
Траты на покупку расходных материалов (кофе, сахар) для налогообложения прибыли тоже не имеют никакого значения, здесь налог на добавленную стоимость к вычету не принимается. Но если в самом офисе проводится персональный учёт расходов, то при потреблении расходных материалов следует удерживать НДФЛ и начислять НДС. Обоснование таких норм проводится в следующих нормативно-правовых актах:
- некоторые статьи Трудового кодекса Российской Федерации;
- приказы Минздравсоцразвития;
- приказы Минрегиона РФ;
- рекомендации Министерства финансов Российской Федерации.
Кофемашины: судебная война
Стоит отметить, что многие их вышеупомянутых актов приняты вследствие судебных прецедентов, в ходе которых компании отстаивали использование кофемашины и соответствующие затраты как часть мероприятий по обеспечению нормальных условий труда. Поэтому нередки случаи, когда суды обосновывают в таком плане ещё и расходы на посудомоечные машины, кофеварки, соковыжималки или даже системы кондиционирования помещений, где затраты определённо выше.
В целом можно сделать вывод, что затраты, связанные с определённой обязанностью, которая организация должна выполнять по отношению к своим сотрудникам согласно действующему законодательству, переходят в разряд экономически обоснованных. Таким образом, их можно учитывать при налогообложении прибыли. Но важно понимать, что эти расходы должны производиться в полном соответствии с СП, СанПиН, СНиП и т.д. Понимание этого факта позволит получить ответ на некоторые неудобные и только на первый взгляд незначительные вопросы.
