Черная пятница С 1 января 2017 г. передавать фискальные данные о кассовых операциях в налоговую службу можно только через оператора фискальных данных (ОФД). Чтобы выполнить требования ФЗ-54 «О применении контрольно-кассовой техники», предприниматели и организации должны подключиться к ОФД и пройти ряд процедур.
Кто такой оператор фискальных данных
Оператор фискальных данных – это организация, которая собирает сведения с кассовых аппаратов нового образца, хранит их и передает в ФНС по защищенному каналу. ОФД является посредником между ККТ и налоговой службой. Передавать данные напрямую после вступления в силу нового закона невозможно, поэтому каждый владелец кассы обязан подключиться к одному из операторов и работать по новой схеме.
На официальном сайте налоговой службы размещен список ОФД, получивших разрешение ФНС на обработку фискальных данных. Все они сертифицированы, поэтому не имеет принципиального значения, с какой из организаций сотрудничать. С 1 февраля 2017 г. заключать договор с ОФД на оказание услуг необходимо при регистрации кассовой техники. В среднем это обходится в 3 000 руб. в год за одну единицу техники.
Если ИП зарегистрирован в 2018 г., он имеет право не расшифровывать чеки по новым правилам до 01.02.2021.
Что изменилось принципиально после появления ОФД?
С февраля 2017 года предприниматели и организации могут регистрировать кассовый аппарат без утомительных походов в налоговую. Теперь все действия, в том числе постановка аппарата на учет после покупки, осуществляются полностью в режиме онлайн, что удобно.
Новый закон отменил обязательное ежегодное освидетельствование (проверку исправности) кассового аппарата. Напомним, ранее владелец ККТ был обязан в начале года освидетельствовать кассу в налоговой и получить специальную голограмму с указанием года. Сегодня, чтобы привести оборудование в соответствие с ФЗ-54, достаточно заменить фискальный накопитель.
Зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой службе можно онлайн, не предъявляя технику к осмотру
Зачем нужна электронная подпись
Чтобы подключиться к ОФД и пройти регистрацию кассы онлайн, необходима квалифицированная электронная подпись – КЭП. В ее основе – специальная шифровальная программа, одобренная ФСБ, и криптографический ключ. Получить программу можно в Удостоверяющем центре, аккредитованном Минкомсвязи. КЭП используется не только для отправки отчетов в ФНС, но и для работы с госуслугами или для электронных торгов.
Пройти процедуру можно и без КЭП. Для этого придется лично посещать налоговую службу, а договор с ОФД подписать через представителей организации. Без электронной подписи работать через интернет невозможно.
КЭП поставляется на защищенном носителе – сертифицированном по требованиям новых криптографических стандартов usb-токене «Рутокен». Носитель работает по принципу двухфакторной аутентификации. Чтобы воспользоваться электронной подписью, пользователь должен, во-первых, иметь в наличии токен, а во-вторых, знать уникальный пароль к нему.
Сертифицированные токены в разы безопаснее, чем обычные, благодаря двухфакторной идентификации пользователя
Процедура подключения к ОФД включает такие шаги:
- Получение КЭП.
- Регистрация в личном кабинете ОФД.
- Подписание договора в режиме онлайн с помощью КЭП.
- Регистрация кассы в ФНС.
- Активация фискального накопителя в ККТ и получение регистрационной карточки.
- Ввод информации в личном кабинете ОФД (модель ККТ, заводской номер принтера и накопителя, регистрационный номер кассы).
- Соглашение с заявлением на подключение.
- Оплата услуг ОФД в течение 5–10 дней.
Как самостоятельно зарегистрировать кассу нового образца в налоговой службе
Если у вас еще нет личного кабинета налогоплательщика на сайте nalog.ru, его необходимо завести, используя КЭП. Затем алгоритм действий таков:
- В разделе «Учет контрольно-кассовой техники» необходимо «Зарегистрировать ККТ» (с помощью опции «Заполнить параметры заявления вручную»).
- В анкете вводят:
- адрес и название объекта, где будет установлен кассовый аппарат;
- модель и заводской номер ККТ и фискального накопителя (должны входить в реестр ФНС);
- назначение использования ККТ (выбрать из предложенного);
- ОФД, с которым заключен договор.
- Заявление заверяется с помощью КЭП.
- В списке ККТ появится новый аппарат, напротив которого будет регистрационный номер для фискализации ККТ и активации фискального накопителя.
- Непосредственно в кассовом аппарате необходимо указать адрес и порт сервера ОФД (информация доступна на официальном сайте партнера) и регистрационный номер с сайта ФНС.
- Как только регистрация будет завершена, аппарат распечатает контрольный чек с «Отчетом о регистрации». После этого в личном кабинете на сайте ОФД появятся сведения о кассе.
- Данные из «Отчета о регистрации» необходимо перенести в личный кабинет на портале ФНС, нажав на регистрационный номер напротив ожидающей модели ККТ. Сделать это нужно не позже следующего рабочего дня после получения «Отчета».
- Касса перейдет в режим «Ожидается отчет о регистрации ФН».
- Вы получите карточку регистрации ККТ, а статус устройства изменится на «ККТ зарегистрирована».
Присвоенный ФНС регистрационный номер больше не изменится во время использования онлайн-кассы
Как поставить на учет новый кассовый аппарат с помощью сервисного центра
Зарегистрировать аппарат и подключить к ОФД можно и с меньшими усилиями, если воспользоваться услугами сервисного центра. Компания-посредник возьмет на себя все – от выбора оборудования до запуска процесса печати чеков. Удобная услуга под ключ включает:
- выпуск сертификата ЭП для ОФД;
- постановку ККТ на учет в ФНС;
- установку и настройку техники и ПО;
- учетные сервисы и ПО для работы с товарооборотом и фискальными данными;
- обучение работе с сервисами и ПО.
Сервисный центр выполнит все процедуры по регистрации новой ККТ и подключению к ОФД
Как зарегистрировать кассовый аппарат, который уже был в работе
В реестре ФНС перечислены кассовые аппараты, допущенные к модернизации. Прежде чем заново регистрировать технику, ее необходимо снять с учета и модернизировать до статуса «кассовый аппарат онлайн». Процесс включает такие этапы:
- Снятие с учета в ФНС.
- Доработка до новой модели – замена шильдика, паспорта, внутреннего ПО, а также при необходимости апгрейд составляющих и установка новых модулей.
- Установка фискального накопителя.
- Заключение договора с ОФД.
- Постановка ККТ на учет.
Чтобы снять ККТ с учета, необходимо предварительно снять фискальные отчеты с итогами продаж. Пройти эту непростую процедуру лучше вместе с сервисным центром, который поможет соблюсти требования закона и предоставить в налоговую службу отчеты за все время эксплуатации аппарата.
Если нужно модернизировать работающую кассу, сначала ее снимают с учета в ФНС
Что изменилось в документации
Ранее для регистрации кассы необходимо было лично обращаться в налоговую службу. Теперь, когда поставить аппарат на учет можно дистанционно, изменились требования к документации. Заявителю достаточно предоставить паспорт ККТ, договор о техподдержке и заявление по установленной форме. Паспорт версии ККТ с дополнительным листом к нему теперь не нужны.
Если ККТ модернизирована, к пакету документов добавляют паспорт на фискальный накопитель. Паспорт версии по-прежнему не требуется.
Регистрация POS-системы аналогична постановке на учет кассового аппарата, но требует дополнительных шагов. Необходимо обновить программное обеспечение и модернизировать фискальный регистратор.
Несмотря на видимую сложность, процедура перехода на правомерное использование онлайн-касс вполне прозрачна. Сложности могут возникнуть на этапе получения КЭП, постановки ККТ на учет, настройки ПО. Избежать их поможет квалифицированная помощь сервисных центров, которые специализируются на вопросах автоматизации торговли в соответствии с ФЗ-54.