Многие бумажные документы бухгалтер подписывает собственноручно. Такую же практику легко перенести в ЭДО. Достаточно оформить ЭП (электронную подпись) на бухгалтера и закрепить в локальных актах пределы её использования. Как это сделать и какие юридические аспекты нужно учесть — в нашей статье.
Почему ЭП должна быть на имя бухгалтера
Распространённый, но ошибочный подход — заказать электронную подпись для ИП или юридического лица и передавать её по мере необходимости бухгалтеру. Для «легализации» передачи издаётся приказ или другой локальный акт, но это никак не меняет статус подписи и ответственное за документ лицо: документы считаются подписанными руководителем, который и отвечает за их достоверность.
Правильный подход — покупка ЭП на имя бухгалтера. В этом случае бухгалтер подписывает документы своей электронной подписью и сам отвечает за их содержание. Точно так же, как при подготовке и собственноручном подписании бумажных документов.
Как ограничить использование бухгалтером электронной подписи:
- Трудовым договором, должностной инструкцией — для штатного бухгалтера.
- Условиями гражданско-правового договора — для стороннего бухгалтера.
- Доверенностью — если бухгалтера нужно наделить дополнительными полномочиями.
Какие документы бухгалтер вправе подписывать электронной подписью
Стандартный набор бухгалтерского ЭДО:
- «первичка»;
- финансовая, статистическая отчётность;
- документооборот с банками и контрагентами;
- документы в госзакупках и коммерческих тендерах;
- переписка с госорганами;
- внутренние документы при взаимодействии бухгалтерии с другими подразделениями и сотрудниками компании.
Оформление ЭП на бухгалтера дополняет получение электронной подписи для юридических лиц или ИП. Например, если документы требуют электронной подписи как бухгалтера, так и руководителя. Или организация практикует систему первой и второй подписей, при которой бухгалтера наделяют правом второй подписи на основании приказа или доверенности.
Какую ЭП купить для бухгалтера
Однозначно — усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП). Иначе у бухгалтера не будет возможности подписывать обязательную отчётность и сдавать её по ТКС. Поскольку УКЭП имеет универсальную сферу применения, она подойдёт и для работы со всеми остальными документами. Также это самый защищённый вариант электронной подписи.
Покупка ключа, установка и настройка сертификата ЭП на имя бухгалтера не имеют практической пользы, если у юридического лица или ИП нет системы ЭДО. Но в зависимости от ситуации возможны два решения:
- Купить ключ ЭП и подключить услуги оператора ЭДО.
- Настроить приобретённый сертификат КЭП для работы в существующей (внедряемой) на предприятии системе ЭДО.
Изменения в получении ЭП для ИП и организаций
До 1 января 2022 года продлится переходный период, в рамках которого постепенно вступают в силу изменения в законодательстве об электронной подписи.
Что нужно знать:
- С 1 января 2022 года руководители юрлиц смогут заказать ключ ЭП только в УЦ ФНС и доверенных лиц.
- Правила оформления ЭП на имя бухгалтера не изменятся. Однако с января 2022 года, подписывая документы своей электронной подписью, бухгалтер должен прикладывать к документу электронную доверенность. Такая практика существует и сейчас при сдаче отчётности в ФНС и ПФР.
- С 1 июля 2020 года можно получить ЭП для юридического лица без указания в сертификате руководителя либо другого лица. Чтобы бухгалтер смог использовать такую подпись, нужно на уровне локального акта включить его в перечень ответственных лиц.
Аккредитованный удостоверяющий центр и оператор ЭДО «Инфотекс Интернет Траст» создаёт гибкие решения для бизнеса, среди которых специальный продукт для взаимодействия с госорганами — ViPNet ЭДО Отчет. Система поддерживает сертификаты ЭП различных ответственных сотрудников и все типы доверенностей. Она обеспечивает составление, проверку, подписание документов и ЭДО с любыми подключёнными ведомствами. Также доступен ЭДО с ПФР в сфере документооборота по электронным трудовым книжкам.