Важные моменты организации делового мероприятия
Деловые мероприятия составляют важную часть жизни любой компании. Различные конференции, презентации, форумы, выставки, семинары – все это позволяет повышать квалификацию сотрудников, налаживать полезные партнерские связи с другими участниками бизнес-процесса, обмениваться опытом. Еще одна важная миссия таких событий – имиджевый интерес компании, которая выступает в качестве организатора. Устроить по-настоящему запоминающееся мероприятие, которое поможет сформировать лояльность аудитории, транслировать ценности компании, оставит у всех гостей исключительно позитивные ассоциации не так и сложно, главное – подходить ко всему последовательно.
Планируйте
Планирование – залог успеха. Ни одно великолепное мероприятие не было организовано по щелчку пальцев, за блеском и восторгами гостей стоит титанический труд тех, кто взял на себя инициативу. Первое, что нужно утвердить: масштаб события, количество гостей и бюджет. Важно не пытаться прыгнуть выше головы – лучше оставить запас средств, чем пытаться экономить на всем подряд. Обязательно средства закладываются с запасом на случай форс-мажора. Измениться может что угодно, например, погода – многим приходилось в срочном порядке переносить мероприятие с открытой площадки в помещение. Распределите обязанности между членами оргштаба и назначьте координатора – он может быть и приглашенным. Координатор поможет не забыть о важном, не упустить из виду нюансы, также он всегда будет на связи в процессе реализации задуманного, проследит за сроками исполнения текущих дел. Задачи удобно отслеживать при помощи Teamweek, Trello, Google Docs.
Формулируйте
Далее происходит разработка формата и концепции. Сформированная и внятная концепция очень поможет в реализации – вы сможете отталкиваться от нее, когда кажется, что идеи на исходе. Готовая общая цель будет полезна в качестве референса для исполнителей, которых вы привлечете: ведущих, декораторов, кейтеринга. Вы должны понимать, что и зачем вы делаете, какой конечный результат хотите получить: выразить благодарность партнерам и сотрудникам, получить новых клиентов, огласку. Как и во всем, в формате мероприятия нужен баланс – информационная часть не должна превалировать над развлекательной, и наоборот. Это поможет сделать праздник одновременно и полезным, и увлекательным, достигнуть желаемых целей.
Помните о деталях
На этапе планирования следует позаботиться о спикерах и гостях - забронировать жилье, заказать билеты и трансфер, особенно если площадка удалена от центра. Информационное сопровождение – один из залогов успеха. Пресс-релизы, рассылки, вручение приглашений, таргетированная реклама – все это донесет до аудитории информацию о предстоящем событии, как следует подогреет интерес. Внимание к гостям и СМИ заранее обеспечат благоприятный фон вашему мероприятию.
Делегируйте
Никто не сделает лучше, чем специалист. Придерживаться этой мысли стоит, занимаясь организацией мероприятия. Опытный звукорежиссер всегда справится лучше сына коллеги, а профессиональная служба кейтеринга – лучше бездушной доставки из ресторана. Заказать кейтеринг будет правильной идеей для любого события, число гостей на котором больше десяти. Одни из лучших представителей сферы столичного выездного обслуживания – компания «Выездной Банкет». На счету их команды сотни успешных кейсов деловых мероприятий для крупнейших российских и мировых брендов. Оперативность, слаженность, строгий контроль тайминга - все это предлагает «Выездной банкет», а еще, конечно, вкуснейшую еду ресторанного уровня, внимательный, но ненавязчивый сервис, оригинальные активности вроде бармен-шоу. Специалисты «Выездного банкета» стремятся все делать стильно – это выделяет их на фоне многочисленных аналогичных служб, именно поэтому самые взыскательные заказчики доверяют им организацию питания на своих мероприятиях. Компания предлагает комплексные услуги, включающие подбор площадок для событий различного масштаба, оформление и декорирование. Если же желание самостоятельно заниматься огранизацией у Вас ещё теплится, не можем не порекомендовать сервис подбора площадок для мероприятий: Event-Home.ru
Какие специалисты помогут осуществить задуманное:
- координатор
- служба кейтеринга
- фотограф, видеограф
- ведущие
- звукорежиссер.
Подведите итоги
С уходом последнего гостя с площадки работа организатора не заканчивается – предстоит этап пост-продакшена. На этом этапе собирается обратная связь от участников, подводятся итоги. Чтобы улучшить поддержку со стороны СМИ можно предоставить им материалы, которые передадут фотографы и видеографы. Также в список дел следует добавить рассылку благодарностей спикерам и самым активным гостям. Подведение итогов – хороший способ выявить, какие ошибки были допущены, а кто постарался как следует, и сделать выводы.