Суперакция! 
Российское законодательство требует хранить документы первичной отчетности (накладные, счета-фактуры, оригиналы счетов на покупку материалов) на протяжении нескольких лет после окончания отчетного периода.
Хранение должно быть организовано либо в специальном закрываемом помещении – архиве, либо в запираемых шкафах по местонахождению субъекта хозяйствования.
Металлические шкафы созданы для сотрудников бухгалтерии и других отделов: экономического, по работе с персоналом. По своему назначению бывают нескольких типов:
- для хранения архивной документации;
- для постоянно используемой и пополняемой документации;
- для бланков строгой отчетности, печатей;
- для денег, носителей электронных подписей.
Если у вас небольшая организация и арендованный офис, то о специальной комнате не может быть и речи. Здесь на помощь придут архивные шкафы.
Архивные шкафы для документов
Архивные шкафы предназначены для хранения документации с ограниченным доступом к ней. Используются в офисных и архивных помещениях. Представляют собой цельносварную или сборно-разборную конструкцию из металлического листа толщиной от 0,6 до 0,8 мм.
Двери запираются на замок начального уровня секретности и стойкости. Замки именно ограничивают доступ к содержимому, а не исключают его как, например, сейфы или шкафы других классов. Давайте попробуем подсчитать нужное количество шкафов для организации архива.
К примеру, у вас 2000 продаж в отчетном году и столько же покупок. Всего 2000 накладных на продажу, 2000 счетов-фактур, 2000 накладных на покупку, 2000 счетов-фактур на покупку, 2000 оригиналов счетов – итого 10 000 документов. В стандартной пачке бумаги размером 30х21х5см 500 - листов бумаги. Тогда для хранения отчетов за один год потребуется:
10 000 листов / 500 листов * 5 см = 100 см
полки для хранения документов стоя. Добавим к этому 10% на разделители, скрепки, сшиватели и другие лайфхаки, которыми пользуется бухгалтерия для обозначения документов. Получаем 110 см, умножим их на 5 лет хранения, итого – 550 см. Наиболее распространенная ширина архивного шкафа составляет 80 см.
С небольшими допущениями получается, что для такого состава документов потребуется около 7 полок в шкафу + 1 полка для договоров с контрагентами. Один шкаф высотой 185 см у разных производителей идет с тремя, либо с четырьмя полками. То есть для вашего архива их потребуется как минимум 2.
Теперь вы можете самостоятельно подсчитать количество архивных шкафов для вашего предприятия пропорционально уменьшая или увеличивая исходные данные в приведенных формулах.
Достоинства:
- Невысокая цена;
- Удобно использовать для большого количества документов;
- Небольшая масса;
- Сборно-разборные модели проще и дешевле перевозить.
Недостатки:
- Низкая устойчивость к взлому;
- Невысокая жесткость тонколистовой стали. Этот недостаток нивелируется в какой-то степени применением листа большей толщины и сварной конструкции против сборно-разборной.
Для хранения более ценных бумаг: оригиналов учредительных документов, договоров аренды, кредитования, лизинга, инвестиций – используют шкафы сейфового типа, которые называются бухгалтерскими.
Металлические бухгалтерские шкафы
Бухгателтерские шкафы производятся в виде цельносварной конструкции из металлического листа толщиной от 1,2 до 2 мм, отличаются повышенной надежностью и устойчивостью к взлому. В отличие от архивных шкафов имеют замок повышенной секретности и надежности. На некоторых шкафах устанавливают электронные кодовые замки.
Бухгалтерские шкафы имеют огромное разнообразие размеров и функциональных возможностей. Есть шкафы наподобие архивных для большого количества документов, есть маленькие – не больше тумбочки. Бывают с одной, двумя, тремя независимыми секциями. Так же существуют модели с внутренним запираемым отсеком для хранения денег (трейзером), носителей электронной подписи и особо важных документов.
Достоинства:
- Высокая взломостойкость в сравнении с архивными шкафами;
- Более длительный срок службы за счет более качественной фурнитуры;
- Хорошая жесткость;
- Возможность подбора для себя оптимального варианта из огромного количества конфигураций.
Недостатки:
- Более высокая стоимость;
- Большая масса.
Картотечные шкафы для хранения A4 и A6 форматов
Для хранения и систематизации документов в подвесных папках A4 или FoolScape используют картотечные шкафы. Производители предлагают картотеки от 2 до 5 лотков для хранения бумаг A4, до 9 лотков для документов формата A6.
При выборе изделия помимо количества рекомендуем обратить внимание на наличие антиопрокидывающего устройства, допустимую нагрузку на направляющие, возможность использования двух форматов (A4 и FoolScape).
Антиопрокидывающее устройство в целях безопасности не позволяет выдвинуть больше одного ящика, так как при выдвижении всех лотков за счет смещения центра тяжести возникает опрокидывающий момент.
Для ящиков в картотеках необходимо использовать направляющие с нагрузкой не менее 40 кг. При глубине шкафа 600 мм масса содержимого одного лотка может достигать 25-30 кг. Чтобы обеспечить достаточный ресурс работы номинальная нагрузка направляющих должна быть на 25-30% выше реальной нагрузки.
Некоторые производители выпускают картотеки только формата A4. За счет чего достигают меньшей себестоимости производства и, как следствие, меньшей цены. Если вам нужно хранить все вместе (А4 + папки FoolScape), то этот вариант не для вас.
Достоинства:
- Удобное хранение бумаг в подвесных папках;
- Быстрый поиск нужных документов за счет возможности систематизации.
Недостатки:
- Высокая стоимость;
- Трудно найти полностью функционирующий образец. Отечественные производители предлагают, как правило, разборные варианты из тонкого листа. После сборки нередко верхний лоток начинает задевать нижний при выдвижении, а возможность регулировки отсутствует. Появляются царапины и сколы.