Когда у бюджетного учреждения на балансе есть транспортные средства, встаёт вопрос об оплате платной городской парковки. На какой КОСГУ относить эти расходы? Возможна ли здесь постоплата?
Об этом поговорим с Ольга Владимировна, бухгалтером бюджетной организации ФГБУ культуры «Государственный музей-усадьба «Архангельское».
Расскажите, каким образом “бюджетники” оплачивают парковку?
Бюджетные организации, как и коммерческие, должны оплачивать платную городскую парковку, а расходы стоит относить к подстатье 226 КОСГУ (прочие работы, услуги). Поскольку наша организация находится в Москве, буду говорить, как дела обстоят здесь. Есть постановление Правительства Москвы от 17.05.2013 № 289-ПП «Об организации платных городских парковок в городе Москве» (далее – постановление № 289-ПП). «Освобождение» от оплаты парковки предусмотрено лишь для транспортных средств экстренных оперативных служб (см. п. 2.1 постановления № 289-ПП). Грубо говоря, если ваши машины — не пожарные или «скорые», то оплачивать парковку всегда обязательно.
Там же пунктом 2.3 установлены способы оплаты:
оплата через паркомат с помощью банковских карт и предварительно приобретённых парковочных карт;
оплата путём списания денежных средств с виртуального парковочного счёта водителя;
оплата путём перечисления годовой резидентной платы за пользование парковочными местами платных парковок.
Приказом Минфина России от 21.12.2012 № 171н «Об утверждении Указаний о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации на 2013 год и на плановый период 2014 и 2015 годов» предусмотрены две подстатьи, с которых возможно провести оплату парковочного места:
подстатья 224 «Арендная плата за пользование имуществом» классификации операций сектора государственного управления - в случае, если учреждением заключен договор аренды парковочных мест (гаражей, стоянок);
подстатья 226 «Прочие работы, услуги» – в случае, если речь идёт о плате именно за пользование парковкой.
Считаем, что целесообразно оплату проводить по КОСГУ 226, так как фактически договор на пользование парковкой не заключается.
Парковку нужно оплачивать вперёд, но выдачи денежных средств под авансовый отчёт законом не предусмотрено. Как вы справляетесь с такими ограничениями?
Когда платные парковки в Москве только появились, мы очень хорошо помним то время, каким адом для бухгалтерии бюджетников с большим автопарком это обернулось. Но сейчас мы видим, что в итоге это решение принесло пользу: свободные улицы радуют.
Тогда же, в разгар введения платных парковок, все хлопоты по оплате обрушились на водителей. Как и расходы, увы. Авансировать эти расходы мы не могли (как и сейчас не можем), водителю приходилось оплачивать парковку из личного кошелька и только потом получать возмещение затрат. Возможности платить со счёта организации тогда ещё не было и в мечтах. Первое время мы ежемесячно получали десятки штрафов за неправильную парковку: водители парковались где угодно, только не в зонах платной парковки.
Со временем некоторые водители более или менее смирились с тем, чтобы просто припарковать машину, нужно тратить 5-10 минут на оформление и оплату парковки. А финансовый директор смирился с миллионными штрафами, которые продолжали приходить. Ситуация устаканилась: удобно не стало, но стало стабильно неудобно — все знали, чего ждать каждый месяц.
Потом мы узнали от коллег из коммерции о сервисе Паркоматика, где есть возможность постоплаты парковки, один раз в месяц, да ещё и с единого счёта. Это было ещё одно резкое изменение в оплате парковок — но уже в лучшую сторону.
Как сейчас происходит оплата парковки?
Как было раньше: водитель оплачивал парковки из своих денег, приносил бухгалтеру чеки в конце месяца, по этим чекам ему возмещали расходы. Само собой за месяц чеки терялись, возникали конфликты, недовольство водителей росло.
В 2020 году мы подключили сервис Паркоматика. На сегодняшний день это единственный сервис, позволяющий законно для бюджетников оплачивать парковку по постоплате, один раз в конце месяца, единым платежом за все автомобили организации. Сервис официально связан на уровне IT-систем с Московским паркингом. В конце месяца Паркоматика формирует общий отчёт по всем парковочным сессиям и акты выполненных работ. Туда включены и суммы, которые перенаправляются в Московский паркинг, и сумма за услуги Паркоматики. Всё официально, удобно для бухгалтера, прозрачно и в соответствии с законом – для налоговой.
В конце месяца бухгалтер видит расходы на парковку (иногда и штрафы – если подключен такой модуль) по всем автомобилям. Это и есть сумма, которая пойдёт по 226 КОСГУ. Только уже без конфликтов с водителями – водитель из цепочки оплаты теперь выключен, его задача только в правильной парковке через мобильное приложение Паркоматики, а оплата – это задача бухгалтера.
Если до внедрения Паркоматики бухгалтерия тратила каждый месяц десятки часов на оформление отчётности по расходам на парковку, то сейчас этого время освободилось на основную работу бухгалтера.
Что-то изменилось законодательно?
Законодательно — нет, ничего не изменилось, авансирование оплаты парковки для бюджетных организаций запрещено.
С появлением сервиса Паркоматика у нас появилась постоплата парковки, хотя мы и представить себе не могли, что такое возможно в рамках вышеуказанного постановления. Из того, что мы видим, Паркоматика – единственный способ это сделать.
Как с точки зрения водителя происходит парковка?
У каждого водителя на телефоне установлено приложение Паркоматики. Когда водитель паркуется, он запускает парковочную сессию в этом приложении. Когда уезжает — завершает сессию. На всё про всё 3-4 клика. Всё, больше ему ничего не нужно делать, в том числе ничего не надо платить.
Как бухгалтер видит парковки в течение месяца?
Перед началом работы в Паркоматику бухгалтер или администратор автопарка вносит данные водителей и автомобилей. Каждая парковочная сессия отражается в личном кабинете компании вместе со всеми важными сведениями: кто, на какой машине, где и когда припарковался, когда уехал, во сколько обошлась парковочная сессия.
В течение дня можно за пять минут проконтролировать парковки: все парковочные сессии отражаются в личном кабинете Паркоматики. Если возникают вопросы при работе с сервисом, техподдержка 24/7 помогает, объясняет и решает вопросы.
В любой момент бухгалтер может выгрузить отчёт по затратам на парковку и штрафы в привычный Excel из личного кабинета.
Кроме того, Паркоматика автоматически создаёт наглядную аналитику, которую можно быстро выгрузить и предоставить руководству.
Сколько организация теперь экономит в месяц?
Раньше стоимость штрафов, бывало, достигала семизначных чисел в месяц. Эти расходы сократились практически до нуля, за счёт своевременной оплаты парковки и сокращения количества штрафов.
Ещё экономится около 40 человекочасов бухгалтера в месяц, которые ранее уходили на бумажную работу и разборки с водителями. Теперь бухгалтерия может тратить всего 15 минут в месяц на учёт затрат, а при наличии ЭДО и вовсе не более 10-ти минут.
Каждый месяц с новой системой мы экономим сотни тысяч рублей.
Насколько сложно и долго подключать Паркоматику?
Внедрение Паркоматики у нашей бухгалтерии заняло один рабочий день. Процесс такой: зарегистрироваться в личном кабинете и оставить заявку на консультацию, далее подписать договор, внести данные водителей и автомобилей — и можно сразу начинать парковаться.
Приятным бонусом для нас стало, что первый месяц работы – без комиссии сервиса, только оплата парковки. Не знаю, активна ли сейчас эта акция, думаю на сайте будет информация.