Что такое КЭДО – это программа, позволяющая работодателю и работнику создавать, хранить, подписывать, использовать документы электронно без дублирования на бумаге.
Электронный кадровый документооборот постепенно становится новой реальностью. После ряда экспериментов Министерства труда РФ большое количество компаний-участников эксперимента ощутили на себе преимущества перехода на электронный кадровый документооборот. Рынок стремительно предлагает новые программы КЭДО с функционалом, позволяющим вести и подписывать кадровые документы электронно.
Рассмотрим преимущества электронного кадрового документооборота детальнее.
Отказ от бумажных документов.
Первостепенное и колоссальное преимущество электронного кадрового документооборота – это отказ от бумажных носителей и значительное снижение издержек на содержание бумажного архива. Теперь он электронный. Согласно законодательству практически все документы можно вести электронного без дублирования на бумаге. Исключение составляют три вида документа: акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и инструктаж по охране труда.
Оптимизация трудозатрат.
Сотрудники отдела кадров снижают свои трудозатраты, сводят операционные задачи к минимуму, освобождают время для стратегически важных и интересных задач. Системы КЭДО дают возможность отправлять и получать документы в той же системе, где ведется кадровый учет: 1С, БОСС-Кадровик, SAP и любой другой. И таким образом контролировать подписание документов с работниками проще.
Организация работы с сотрудниками на удаленке.
Электронный кадровый документооборот позволяет оперативно взаимодействовать с сотрудниками на удаленке. Для подписания документов не требуется личное присутствие в офисе. Кроме того, КЭДО ускоряет сбор юридически значимых документов и доказательств с работников, поскольку цифровой след не затеряется.
Укрепление HR-бренда.
Система КЭДО даёт сотрудникам удобный способ взаимодействия с работодателем, процессы становятся прозрачными, лояльность сотрудников повышается. Кроме того, электронный кадровый документооборот позволяет ускорить воронку найма, закрывая вопросы с документами в разы быстрее, чтобы не потерять потенциального сотрудника.
Отслеживание статуса документов.
Функционал систем КЭДО позволяет отслеживать актуальный статус документа на любом этапе и контролировать его движение.
Минимизация ошибок человеческого фактора.
Автоматизация процессов практически исключает ошибки человеческого фактора при подписании документов.
3 основных шага для перехода на электронный кадровый документооборот:
Аудит кадровых процессов, подготовка требований. Результатом этапа должен стать список процессов и документов, которые примут участие в переходе.
Выбор решения КЭДО. При выборе решения важно иметь готовый список требований, которому должна соответствовать программа КЭДО.
Разработка локально-нормативного акта. В документе фиксируются все правила электронного взаимодействия. С этим документом нужно ознакомить всех сотрудников.