Когда речь заходит о кадровом учёте, на ум в первую очередь приходят многочисленные кипы документов. Поэтому вполне естественно желание любого руководителя предприятия избавить сотрудников от бумажной волокиты, разгрузив их и значительно уменьшив объёмы архива. Благо сегодня это вполне реально сделать, используя электронный документооборот.
Статистика неумолимо утверждает, что на каждого сотрудника предприятия ежегодно выпускается более 15 документов, а потому необходимость использовать КЭДО имеет под собой вполне весомые основания. Казалось бы, совсем немного, но в отдельных ситуациях эта цифра возрастает в разы и достигает 80. Помимо традиционных приказов о трудоустройстве или переводе, выплат заработной платы и командировках. Однако существуют также дополнительные инструкции, распоряжения и др.
Несколько причин перейти на кадровые электронные документы
С помощью цифровых аналогов бумажной документации можно заменить всё, что оформлено на традиционных носителях, не прибегая к созданию дубликатов на бумаге. Внедряя в условиях предприятия электронный документооборот, специалисты должны подготовиться к тому, что им регулярно придётся выполнять определённый алгоритм действий. Так, после формирования конкретного электронного документа его подписывают с помощью ЭЦП, после чего направляют сотруднику. Он же получает на почту соответствующее уведомление. Для того чтобы сотрудник имел возможность подписывать документацию, ему также требуется ЭЦП – именно так работает кадровый электронный документооборот.
Какие преимущества получает предприятие, перешедшее на электронный кадровый документооборот
В первую очередь, свои плюсы в этом случае ощутит руководство организации. Подобным образом можно значительно сократить объём затраченных средств и времени на создание кадровых документов. Одновременно снижаются существующие риски по репутационным рискам и штрафам.
Что касается кадровой службы, то их подобные изменения коснутся непосредственно. Как минимум, электронный документооборот приведёт к высвобождению временного ресурса вследствие снижения трудозатрат. И управление, и получение всей необходимой документации осуществляется в одной и той же системе. При этом появляется возможность в режиме онлайн, используя, к примеру, HR-Link, контролировать подписание документов сотрудниками. Все данные очень быстро передаются в бухгалтерию, что позволяет гораздо оперативнее вести расчёты. Хранение документов в электронном виде всегда надёжно и безопасно.
Сотрудникам такого предприятия предоставляется возможность подписывать документацию как с ПК, так и со смартфона, для получения и отправки нужных бумаг уже не придётся лично обращаться в отдел кадров. При необходимости всегда можно воспользоваться оперативным поиском личных документов.