Переход на кэдо. Подготовительный этап
Для того, чтобы перевести кадровый документооборот в электронный вид, мало выбрать программное обеспечение. Внедрение нового программного обеспечения это трудоемкий процесс, требующий высокого уровня компетенций от участников проекта внедрения. Уточнение нюансов в законе, выбор системы, уточнение вопросов получения ЭП для участников электронного кадрового документооборота – это лишь малая часть задач, которые нужно будет закрыть.
Перед внедрением системы важно привести “в порядок дела”, то есть провести ряд подготовительных мероприятий.
Например, важно, чтобы вся документация велась в соответствии с законом. Акцент здесь на документах, ведение которых допускает влияние человеческого фактора – оформление отпусков, отгулов задним числом.
Следующий момент, который стоит учесть до внедрения КЭДО, это актуальные данные всех сотрудников в вашей системе. Ошибки в данных затруднят работу в системе и обмен документов будет нарушен.
Далее перечислим шаги по переходу на электронный кадровый документооборот.
Аудит всех кадровых процессов
Аудит – неотъемлемая составляющая грамотного плана внедрения. Проведение аудита предполагает анализ и оценку каждого процесса и документа, приоритезация. Финал аудита – укомплектованный скоуп процессов и документов, которые будут переведены в электронный вид.
Выбор и внедрение решения
Перед тем как выбрать решение полезно составить список требований к функционалу системы, это поможет четко понять, какая система КЭДО вам нужна.
Далее происходит внедрение выбранной системы. Программное обеспечение устанавливается, настраивается, данные загружаются. Если это необходимо, то можно подготовить инструкцию пользователя для сотрудников.
Тестирование системы – неотъемлемый этап внедрения. При проведении тестов все кадровые документы, задействованные в тестировании, нужно дублировать на бумаге. В тестировании обычно участвует отдельная группа сотрудников, которые проводят между собой тестовый обмен документами. В результате тестирования выявляются недоработки и ошибки системы, которые устраняются.
Подготовка ЛНА
ЛНА или локально-нормативный акт – это документ, который регламентирует цифровое взаимодействие между участниками. ЛНА можно составить в свободной форме, но есть моменты, которые обязательно должны быть отражены в содержании. Это информация о программном обеспечении, которые было выбрано, перечень документации и список работников, которые будут участвовать в электронном кадровом документообороте, информация о дате перехода на новую систему. Наличие этой информации в ЛНА регламентировано законом.
ЛНА готов, далее обязательно нужно ознакомить с этим документом всех сотрудников, чтобы понять все ли согласны на электронное взаимодействие. Если сотрудник не дал согласия, то с ним ведение кадрового документооборота продолжается в прежнем виде. Исключение – сотрудники без трудового стажа, принятые на работу позднее 31 декабря 2021 года. .