Чтобы вести бизнес успешно, важно постоянно анализировать состояние компании: производственную и финансовую часть. Но часто бывает так, что цифры в отчетах нас обманывают. Да, внешне может быть все хорошо: количество заказов увеличивается, выручка растет. Но если копнуть глубже, можно увидеть, что не все так радужно. Поверхностные знания о финансовой состоянии компании могут привести к неверным управленческим решениям и неэффективности бизнеса.
Но как этого избежать и получить корректные данные? Важно вести управленческий учет и понимать, что отражают определенные отчеты. И что самое главное — какие решения принимать на основе этой информации.
Что такое управленческий учет и с чем его едят
Управленческий учет — система внутренних отчетов, которая включает аналитику продаж, производства, логистики и финансов. Такие данные помогают оценивать эффективность бизнеса и принимать верные стратегические решения.
В отличие от бухгалтерского учета, управленческий вести необязательно. Никакие надзорные службы не попросят вас его предоставить. Он нужен руководителям и владельцам бизнеса, чтобы понять, в какую сторону необходимо направлять компанию и как повысить чистую прибыль. Вот некоторые выгоды управленческого учета:
помогает увидеть наиболее затратные статьи и доходные виды деятельности;
позволяет сформировать стратегию ведения бизнеса на долгосрочную перспективу;
помогает контролировать доходы и расходы в динамике;
показывает дебиторскую и кредиторскую задолженность;
выявляет нерентабельные проекты.
А еще вести управленческий учет можно в свободной форме. Не нужно искать формы отчетов, которые утвердили министерства РФ. При этом в свободном доступе вы можете найти способы удобнее контролировать финансы. Также на рынке есть специальное ПО, которое считает все за вас и показывают полную картину состояния бизнеса. Одна из таких систем — сервис финансового учета Аспро.Финансы.
Основные финансовые отчеты
В основе управленческого учета — финансовые отчеты, которые помогают увидеть бизнес со всех сторон.
ДДС или отчет о движении денежных средств — самый простой отчет, который показывает, сколько пришло денег, и куда они ушли. При этом поступления можно отслеживать по статьям учета и направлениям деятельности компании.
ОПиУ или отчет о прибылях и убытках помогает увидеть доходы, расходы, прибыль и убытки компании в конкретном периоде. Важно отметить, что доходы и расходы в этом отчете признаются не по факту поступления денег, а после получения документов. Например, акта выполненных работ.
Бюджетирование — сочетает в себе ОПиУ и ДДС и позволяет определить кратко- и долгосрочные финансовые цели и разработать план по их достижению.
Лучше всего эти отчеты работают комплексно. Только в этом случае можно получить корректные данные и принять верные стратегические решения. Далее на примерах мы подтвердим эту мысль и покажем сценарии применения каждого отчета.
А мы можем себе это позволить?
Чтобы понимать, как работают отчеты, разберем, как с их помощью ответить на простой вопрос: «Можно ли сейчас это купить?».
Возьмем для примера Андрея. Он — владелец компании, которая поставляет импортные фрукты и ягоды. Всего у предпринимателя 3 точки в разных районах города. Мужчина решил расширить ассортимент товаров, чтобы повысить выручку. Ему захотелось продавать экзотические смузи и поставлять фрукты из Таиланда. Но на это все нужны деньги: купить блендер и сиропы, заключить контракт с поставщиками и покрыть транспортные расходы. При этом Андрей понимает, что в этом месяце спрос на его продукцию упал.
Поэтому перед тем, как расширить ассортимент и запустить рекламу в социальных сетях, он обращается к ДДС и видит остатки на счетах. При этом он не забывает об обязательствах компании: оплате аренды, коммунальных услуг и зарплаты. После анализа отчета он понимает, что средств на новую продукции нет, и решает отложить эту идею.
Таблица денежного потока в Аспро.Финансы
Если бы Андрей не обратился к отчету ДДС, он бы заключил договоры с поставщиками и закупил оборудование. Но чтобы расплатиться по обязательствам, ему бы пришлось брать деньги в кредит. Поэтому важно сначала анализировать финансовое состояние компании, а уже потом принимать управленческие решения.
Как понять, что бизнес не окупает сам себя?
Олег владеет мебельной фабрикой. В декабре 2022 года он решил проанализировать отчет ПиУ. В нем предприниматель увидел, что еще с июня валовая рентабельность начала снижаться и к концу года достигла 5%. При этом рентабельность по чистой прибыли не менялась.
Справка:
Валовая рентабельность — выручка компании за вычетом себестоимости реализованных товаров.
Чистая рентабельность — отношение чистой прибыли к выручке от продаж.
Отчет ПиУ в Аспро.Финансы
Это произошло, потому что производство мебели становилось все дороже: поставщик древесины в течение этого периода поднимал стоимость материалов и перевозки. Внешне казалось, что бизнес не теряет прибыль и продолжает расти. Но компания получала деньги от инвесторов, которые и перекрывали снижение валовой рентабельности.
Чтобы она перестала снижаться, Олег в январе 2023 года заключил контракт с новым поставщиком, который предложил более выгодную цену. Компания снова начала увеличивать прибыль от производства.
Да, бизнес не терял прибыль и какое-то время продолжал бы оставаться на плаву. Но что, если бы инвесторы перестали вкладывать в него деньги? Скорее всего компания разорилась. Ведь поставщик продолжил бы повышать цены на материал, а времени найти нового просто бы не осталось. Важно вести финансовое отчеты и следить за прибылью, чтобы вовремя принять правильное управленческое решение и не обанкротиться. А автоматизировать работу над проектами, задача и счетами поможет CRM-система Аспро.Cloud.
Что делать, а что не делать?
Мария руководит компанией, которая занимается внутренней и внешней отделкой домов в частном секторе. С помощью отчета ПиУ предприниматель анализировала общую рентабельность бизнеса, которая всегда оставалась на высоком уровне. Но через какое-то время она начала сильно снижаться, и Мария решила найти причину.
Оказалось, что за все время существования бизнеса внешняя отделка не приносила прибыли. Но Мария этого не видела, так как внутренняя отделка перекрывала убытки от внешней. У нее было два варианта:
отказаться от внешней отделки;
попытаться исправить ситуацию: найти причину низкой прибыли и рентабельности.
Руководитель приняла решение отказаться от этого вида деятельности и заниматься только внутренней отделкой. Такая ситуация повлияла на эффективность бизнеса и повышение прибыли.
Если бы Мария не анализировала рентабельность по каждому направлению работы, то внешняя отделка так бы и продолжила тянуть компанию на дно и не давать развиваться. Отслеживайте финансовые показатели и принимайте решения в пользу рентабельных проектов. Зачем заниматься тем, что изначально не приносит выгоду вашему бизнесу?
Почему прибыль есть, а денег на счетах нет?
Швейная фабрика Игоря достигла высоких результатов по чистой прибыли. Эту информацию руководитель получил из отчета ПиУ. Игорь решил направить свободные деньги на премии сотрудникам. Но не все так просто. Компания получает оплату за готовые изделия постфактум. И Игорь знает, что за расчетный период могла появиться дебиторская задолженность, так как многие заказчики не оплачивают счет вовремя. Чтобы убедиться в том, что деньги на счетах действительно есть, руководитель решил проанализировать ДДС. Отчет показал, что по 3 крупным проектам средства так и не поступили. Денег на выплату премий не хватит. Руководитель решил дождаться оплаты и после этого принять решение о начислении бонусов.
Дебиторская задолженность в Аспро.Финансы
Почему произошла такая ситуация? Все дело в том, что ОПиУ учитывает прибыль на основе документов, а не реальных поступлений денежных средств на счет. И если не анализировать вместе с ним отчет ДДС, вы будете рассчитывать на деньги, которых нет на счетах. Это все приведет к кассовому разрыву. Прежде чем вкладывать средства в развитие бизнеса или поощрение сотрудников, убедитесь, что вам хватит на выполнение основных обязательств.
Как учесть все расходы?
Дмитрий — владелец компании, которая продает зимний спортивный инвентарь: лыжи, сноуборды, тюбинги и санки. Больше всего прибыли бизнес получает зимой и поздней осенью. В пик продаж сотрудники не могут брать отпуск. Поэтому они всегда отдыхают весной и летом. Чтобы в нужный момент отпускные получили все, важно заранее распределить ресурсы. Дмитрий проводит бюджетирование — планирует расходы и доходы и сравнивает их с фактическими показателями.
В сезон отпусков компания тратит больше денег, чем обычно, поскольку отпускные выплачиваются заранее. В следующем месяце ситуация выравнивается, это нормальная практика.
В начале года компания составляет график отпусков, и на его основе предприниматель может учесть будущие расходы. Если ближе к лету денег не хватает, Дмитрий видит это заранее и может отказаться от закупа товаров или получения дивидендов. И вложиться в развитие компании после того, как сотрудники вернутся из отпусков. Планирование помогает избежать кассового разрыва и исполнить обязательства перед сотрудниками.
Модуль «Бюджетирование» в Аспро.Финансы
Если бы Дмитрий не планировал бюджет, то ему было бы сложно в раз выделить средства на оплату отпускных для большей части персонала. Так как эти деньги предприниматель мог направить на масштабирование бизнеса или выплату дивидендов. И в итоге в компании бы не осталось ресурсов на выполнение обязательств.
Подведем итоги
Вести бухгалтерскую отчетность, которая устанавливается и регламентируется законом — хорошо. Но она дает лишь сухие факты: сколько бизнес получил и сколько потратил. К тому же, руководитель составляет бухучет постфактум — когда скорректировать работу компании уже невозможно. Остается только смотреть на цифры и сокрушаться над упущенными возможностями. Чтобы развивать бизнес, нужно видеть более подробную картину. Это и позволяет сделать управленческий учет и финансовые отчеты. Благодаря им вы сможете:
Планировать предстоящие расходы: покупку оборудования, выплату дивидендов.
Снизить операционные издержки.
Развивать только рентабельные направления деятельности.
Увеличивать чистую прибыль компании.
Хотите принимать только верные стратегические решения и выводить компанию на новый уровень? Введите финансовую отчетность!