Как оплачивать инвойс

Деловые контракты заключаются не только внутри страны, но и за ее пределами – без международных торговых связей ни импорт, ни экспорт товаров были бы невозможны. Правила заключения таких контрактов имеют некоторые особенности – в частности, для успешного осуществления расчетов понадобится оформить инвойс. Расскажем о том, что что такое коммерческий инвойс, как его заполнить, и как избежать проблем, связанных с блокировкой международных банковских переводов из-за санкций.

Что такое инвойс, и для чего нужен

Инвойс – это документ, на основании которого продавец выставляет покупателю счет на оплату. Инвойс – обязательный инструмент для ведения внешнеэкономической деятельности: без него рассчитаться за поставку товара или оказание услуги просто не получится.

В инвойсе указывают:

• наименование поставленного товара или оказанной услуги и их количество;
• цену единицы;
• общую сумму к оплате;
• возможные способы оплаты.

Инвойс стоит отличать от таких привычных документов, как счет на оплату, счет-фактура или квитанция. Общие черты у них есть – но, несмотря на это, аналога инвойса в российском документообороте не существует.

В международных сделках инвойс используется для прохождения:

• таможенного контроля – на его основании рассчитываются налоги, сборы и пошлины;
• валютного контроля – банк проверяет каждый международный платеж на соответствие требованиям «антиотмывочного» закона.

Что такое оплата по инвойсу

Оплата (платеж) по инвойсу – это перечисление денежной суммы, указанной в документе, на банковский счет поставщика. Инвойс может использоваться только один раз – на каждую отдельную поставку формируется свой инвойс, с уникальным номером. Если контрагенты сотрудничают на постоянной основе, можно использовать одну и ту же форму инвойса – просто копировать документ, изменяя его номер, а также состав и стоимость поставки.

Виды инвойсов

Существует два вида инвойсов:

1. Проформа-инвойс (некоммерческий инвойс). Это предварительный документ, в котором содержится вся информация о поставке – из него покупатель узнает, какой товар, в каком количестве, и по какой цене он получит. Так как на момент оформления такого инвойса товар еще не поставлен, его легко скорректировать – увеличить или уменьшить объем поставки, а также изменить ее цену.

2. Коммерческий инвойс. Этот документ используется для оплаты, и изменять его нельзя – указанная в нем информация должна соответствовать объему и стоимости фактически поставленного товара или за оказанной услуги. Впоследствии коммерческий инвойс понадобится для прохождения таможенного и валютного контроля, поэтому очень важно оформить его без ошибок.

Образец инвойса

Обеим сторонам международных расчетов нужно знать, как выглядит инвойс. Законодательно установленной формы этого документа не существует, но типовой образец найти можно – его стоит использовать при подготовке контрактной документации.

Как оформлять и заполнять инвойс

Правильно заполненный инвойс – неотъемлемая составляющая любой международной сделки. Существуют простые правила, которых нужно придерживаться при составлении документа – тогда никаких проблем с банками, таможенниками и контрагентами не возникнет:

1. Инвойсу присваивается уникальный номер – в сочетании с датой формирования документа он используется для идентификации при дальнейшей работе.
2. Указываются данные компании-поставщика (продавца): полное наименование, юридический адрес и контактный телефон.
3. Указываются сведения о клиенте (покупателе): полное наименование, адрес и контакты.
4. Формируется перечень поставляемых товаров (услуг), с указанием их количества, цены за единицу и общей стоимости поставки. Здесь же указываются сведения о скидках и налогах (если они есть).
5. Перечисляются способы и сроки оплаты.
6. Вносится любая дополнительная информация, которая может понадобиться клиенту.

Документ нужно подписать (электронной или обычной подписью) и отправить клиенту.

Обратите внимание. У каждой страны могут быть свои, дополнительные требования к оформлению инвойса – поэтому перед подготовкой документа важно их уточнить у местных специалистов-экспертов.

Заполненный инвойс может выглядеть так:

Как проверить инвойс

Обычно инвойс оформляет сторона-поставщик: покупателю нужно его только оплатить. При расхождении сведений, указанных в документе, с фактическими характеристиками поставки, проблемы будут и на таможне, и при прохождении валютного контроля. Поэтому перед оплатой инвойса нужно проверить:

• правильность информации о сторонах сделки;
• корректность арифметических расчетов: при умножении объема поставки на цену единицы товара должна получаться итоговая сумма к оплате;
• соответствие перечня товаров фактическому составу поставки;
• правильность реквизитов, на которые нужно перевести деньги (если стороны сотрудничают не впервые);
• срок оплаты – возможно, инвойс уже не действителен, и его нужно переоформить.

Как работает сервис MoneyRoo

MoneyRoo – это сервис международных переводов, с помощью которого можно перевести деньги в любую страну мира, не опасаясь, что перевод будет заблокирован из-за санкций. Получить деньги от иностранных контрагентов тоже можно – MoneyRoo организует проведение денежных переводов в любом направлении.

Инвойс – обязательный документ для любой международной сделки: если оформить его неправильно, или не оформить вообще, рассчитаться с контрагентом не получится. Однако практика последних лет показывает – для успешного совершения сделки только корректных документов недостаточно. С начала 2022 года российские предприниматели столкнулись с ограничениями – из-за санкций денежные переводы через SWIFT стали недоступны. Раньше система работала так:

Теперь же оплатить инвойс напрямую просто не получится – даже если он оформлен по всем правилам.

Избежать ограничений можно, используя сервис MoneyRoo. Принцип его работы предельно прост и прозрачен – чтобы международный платеж не отклонили, его просто не проводят. Все необходимые расчеты осуществляются внутри одной страны – для этого сервис привлекает собственные средства.

Алгоритм работы выглядит так:

• сервис получает деньги от одного из участников договора в валюте той страны, где он находится (например – покупатель находится в США и рассчитывается с сервисом долларами);
• сервис выплачивает второму участнику сделки аналогичную сумму в национальной валюте за счет собственных средств (например – продавец находится в России и получает деньги в рублях по текущему курсу).

Сервис работает абсолютно легально – сотрудничество осуществляется на основании агентских договоров (двух- или четырехсторонних). Всю необходимую документацию по сделке MoneyRoo оформляет самостоятельно. Клиенту не придется разбираться, как оплатить инвойс – всю бумажную работу вместо него выполнят сотрудники сервиса.

Преимущества сервиса MoneyRoo

Преимущества сервиса MoneyRoo сложно переоценить:

• комиссия за услуги сервиса – от 1% от суммы платежа при переводе из валюты в рубли и 3,5% при оплате инвойсов или переводе из рублей в валюту;
• срок проведения перевода – 2 рабочих дня с момента поступления денег на счет MoneyRoo;
• оформление всей сопроводительной и закрывающей документации по сделке сервис берет на себя;
• клиентам предоставляется возможность получения юридической или бухгалтерской консультации по сделке в любой момент до ее завершения;
• возможность проведения тестовой сделки на сумму не менее 1 тыс. долларов, чтобы понять, как работает сервис;
• клиент может получить дополнительные гарантии защиты своих средств, заказав перевод через эскроу-счет или аккредитив;
• возможность проведения расчетов с контрагентами из разных стран – в арсенале сервиса 8 иностранных валют;
• предельная сумма сделки не ограничена – сервис обеспечивает многомиллионные расчеты крупных корпораций.

Частный случай: как оплатить инвойс в Японию

От теории перейдем к практике: понять, как проходит оплата инвойса можно на наглядном примере.

Вопрос о том, как оплатить инвойс в другую страну, стал еще более актуальным с вводом санкций против России – недружественные государства заблокировали не только SWIFT, но и поставки в страну автомобилей иностранного производства. Чтобы купить иномарку, приходится выезжать за границу или пользоваться услугами посредника – во втором случае без совершения международного перевода не обойтись.

Допустим, автомобиль выбран, надежный посредник для покупки найден, аукцион выигран. Поставщик находится в Японии: рассчитываться с ним придется по правилам международных переводов – то есть через инвойс. Обычно инвойс высылают в электронном виде – на e-mail заказчика или в удобный для него мессенджер. В нем указывается сумма к оплате в японских йенах, а также реквизиты банка-получателя внутри Японии.

Возникает вопрос – в каком банке можно оплатить инвойс? С этим сложно – в текущей ситуации с японскими банками по SWIFT рассчитаться скорее не получится. Есть банки, формально не отключенные от международной платежной системы (например, ББР банк), но, согласно отзывам, перевести деньги в Японию через них получается крайне редко:

• во-первых, есть проблемы с открытием счета, и даже техподдержка не помогает их решить;
• во-вторых, отправленные переводы просто не доходят до получателя – неделями не отслеживаются, а потом вновь появляются на счете отправителя.

Обычно условия аукциона ограничивают срок оплаты автомобиля – например, перевести деньги нужно в течение 5 дней после окончания торгов. Обращаясь в банк, из-за проблем с переводами покупатель рискует остаться без автомобиля (при этом оплатить услуги посредника скорее всего все равно придется). В этой ситуации на помощь придет MoneyRoo – деньги окажутся на счете продавца в течение 2 дней после их отправления.

Как воспользоваться услугами сервиса MoneyRoo

Связаться с менеджером компании для получения предварительной консультации по вопросам международных платежей можно любым удобным способом:

• через форму обратной связи на официальном сайте сервиса;
• в телеграме – контакт @noawillson.

А еще можно встретиться с представителем сервиса лично – офисы компании есть в разных странах мира.