ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете»

Кто применяет и не применяет ФСБУ 27/2021

Стандарт применяют все организации, работающие в России и обязаны вести бухгалтерский учет. ИП на спецрежимах, адвокаты, нотариусы и самозанятые не ведут бухучет, а значит и применять стандарт не обязаны.

Если на территории РФ работает структурное подразделение зарубежной компании, то применять ФСБУ 27/2021 тоже не требуется (п. 2. ст. 6 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Так же ФСБУ 27/2021 не обязаны применять представители бюджетной сферы.

Некоторые финансовые организации могут не применять отдельные положения ФСБУ, если в инструкциях ЦБ по оформлению бухгалтерских документах указаны иные требования.

Перейти к применению стандарта нужно было до 1 января 2022 года, однако норма об обязательном хранении и размещении электронных баз данных на территории РФ вступила в силу только с 01.01.2024.

На какие бухгалтерские документы направлен стандарт

1. Первичные учетные документы, отражающие факты хозяйственной жизни предприятия (покупку, продажу, выплату зп, перемещение материалов и т.п.). К ним относятся накладные, акты, авансовые отчеты, приходные и расходные ордера, счета-фактуры и т.п.

2. Регистры бухгалтерского учета, которые накапливают и обобщают информацию о работе компании (бухгалтерские книги, журналы, ведомости и т.п.).

Требования ФСБУ 27/2021 к первичным документам

Все бухгалтерские документы составляются на русском языке. Документы, которые по некоторым причинам были составлены на иностранном языке должны иметь перевод.
Денежные величины отражаются в российских рублях. Если операция проводится в иностранной валюте, то необходимо указать сумму, как в валюте, так и в рублях. Перевод оформить по курсу ЦБ на день проведения сделки.
Датой составления документа считается дата подписания документа ответственным лицом. Если документ был составлен раньше совершения факта хозяйственной деятельности, то необходимо указать две даты — составления документа и дату хозяйственной операции.
Если документ был составлен на основе оправдательного документа, а не самого факта хозяйственной деятельности, то в итоговом бухгалтерском документе должна быть указана информация, позволяющая идентифицировать оправдательный документ (дата, номер и наименование самого документа).

В некоторых случаях оформляют один документ на несколько фактов хозяйственной деятельности или же на указанный период:

1. Если в учете отражаются связанные или повторяющиеся операции, например, несколько отгрузок подряд по одному договору.

2. Если оформляется несколько биржевых сделок, которые заключил один и тот же участник торгов.

3. Если отражаются длительные факты хозяйственной деятельности, например, амортизация или начисление процентов.

Когда требуется составить обобщенный документ, то организации необходимо определить периодичность формирования таких документов. Некоторые документы можно составлять раз в месяц, а некоторые ежедневно.

Обобщенный документ обязательно должен быть составлен на каждую отчетную дату в зависимости от требований закона (конец месяца, квартала или года).

Требования к регистрам БУ

Система регистров бухгалтерского учета организуется так, чтобы обязательно соблюдались принципы бухучета:

Полнота — пользователи (руководители, банки, инвесторы и т.п.) должны получить максимум информации из данных бухгалтерского учета;
Последовательность — объекты бухучета должны быть отражены в хронологически верном порядке и сгруппированы по смыслу;
Синтетический и аналитический учет — все бухгалтерские операции подлежат отражению, как в разрезе отдельных объектов, так и обобщенно. Например, зарплата с точки зрения аналитического учета отражается по кредиту 70 счета в разрезе отдельных работников, а итоговая сумма распределяется в зависимости от категорий работников между счетами по учету затрат (например, производственный и административный персонал).
Системность — все данные, которые есть в бухгалтерском учете должны быть связаны между собой, а данные аналитического учета сочетаться с данными учетных регистров.
Достоверность и обоснованность — все записи должны соответствовать данным первичных документов и отражать их последовательно, без пропусков.
Своевременность — все данные должны быть отражены в учете оперативно, чтобы сформировать достоверную отчетность в установленные сроки.
Юридическая важность — бухгалтерский документ является фактом отражения хозяйственной операции. Все документы должны содержать юридические элементы — реквизиты, номер, дату, содержание операции, стоимость, подписи и т.д.

Как составить и подписать бухгалтерский документ

Во-первых, при оформлении бухгалтерского документа стоит помнить, что их придется долго хранить (минимум 5 лет для отчетности, накладных и т.п., максимум 50 лет для документов, связанных с расчетом и начислением зп), поэтому для подготовки документов следует использовать такие средства, которые сохранят читаемость на длительное время. Подписывать документ лучше чернилами или шариковой ручкой. Заполнять простым карандашом нельзя.

Подписывать документы могут только руководитель, бухгалтер и сотрудники, которые имеют право подписи по доверенности. Если для подписи выписывалась доверенность, то ее необходимо прикрепить к документу.

Если организация применяет электронный документооборот, то можно использовать электронную подпись: простую, усиленную неквалифицированную или усиленную квалифицированную. Простую подпись почти не используют, так как она не дает гарантии, что документ не будет изменен. А вот выбор между квалифицированной или неквалифицированной подписью зависит от требований закона. Например, трудовой договор необходимо подписать только квалифицированной подписью, а приказ на отпуск уже неквалифицированной.

Бухгалтерская программа должна давать возможность распечатать копии документов, которые были сформированы электронно.

Как исправлять ошибки в документах

Если в документе обнаружена ошибка, то исправить ее можно, при соблюдении ряда условий:

1. В бумажном документе исправления должны быть проведены таким образом, чтобы были видны неверные и исправленные записи. Неправильную информацию зачеркивают, сверху пишут правильные данные, фразу «Исправлено», а также дату, должность, подпись и расшифровку.

2. Нельзя использовать в исправлении документов корректоры, замазывания и иные способы, которые скроют неверный текст.

3. Электронный документ заменяется новым, который составлен без ошибок. В исправленном документе необходимо указать номер и дату документа взамен которого он составлен. Новый документ заверяется электронными подписями должностных лиц, которые подписывали и исходный документ. Исходный и исправленный документ должны храниться и использоваться только совместно.

4. Если требуется провести исправления в регистрах БУ, то их необходимо скорректировать проводками: запись со знаком минус (сторно), если проводка оказалась лишней или дополнительная проводка, если операция была отражена не полностью или отсутствовала.

Как хранить бухгалтерские документы

Бумажные документы хранятся только подлинниками. Копии не являются подтверждением факта хозяйственной деятельности. Электронные документы хранятся в виде записей в информационной базе.

Документы должны храниться в том виде, в котором они были изначально сформированы. Перевести бумажный вид документа в электронный для хранения нельзя, равно как и распечатать электронный документ, удалив при этом исходник.

Хранить бумажные и электронные документы нужно на территории РФ, если компания работает за рубежом, то хранить документы необходимо в соответствии с законодательством страны, в которой работает компания.

Регламент доступа к бухгалтерским документам внешними и внутренними пользователями определяет руководитель организации. При каждом обращении к бухгалтерским документам необходимо поставить в известность лицо, ответственное за ведение учет (главбуха или бухгалтера-аутсорсера).

Как правильно организовать документооборот по ФСБУ 27/2021

Чтобы документооборот в организации соответствовал всем требованиям необходимо:

1. Своевременно передавать первичные документы в бухгалтерию;

2. Своевременно регистрировать факты хозяйственной деятельности, составлять отчетность и формировать учетные регистры;

3. Обеспечить защиту информации, которая содержится в бухгалтерских документах от неправомерного доступа.