Автоматизация документооборота в условиях кризиса

1.         Любите перебирать стопки бумаг в поиске нужного документа, иногда Вам приходится перебирать целые шкафы и архивы!
2.         Вам нравится пить кофе (иногда литрами, а иногда и не кофе) пока бухгалтерия «срочно» ищет нужный договор с контрагентом для уточнения условий поставки.
3.         Вам нравится выслушивать оправдания подчиненных типа «мы не получали и по этому не выполняли вашего распоряжения», «мы не знали об этом приказе», еще лучше - «Иванов ушел в отпуск и мы не можем найти документы по его клиентам».
4.         Вам не жалко легкие нашей планеты, ведь для производства миллионов тонн бумаги осталось пока ещё много леса!
Но если Вам хочется упростить и упорядочить свою управленческую деятельность, то эта статья для вас! Здесь Вы найдите простую и понятную информацию об автоматизации документооборота.

Стоит ли внедрять документооборот в этом году?

Итак, Вы решили, что хорошо бы иметь систему электронного документооборота на своем предприятии. Но, может быть сейчас не то время, что бы заниматься этим?
Может быть, а может быть и нет! Давайте вместе попробуем разобраться.
Если мы отложим процесс установки и внедрения на год или более, а может быть вообще «до лучших времен», то мы найдем утешение в следующем:

1.         Мы «мужественно» отказались от инвестиций в самих себя, и теперь мы выглядим жертвой кризиса, и пусть все видят - у нас нет денег ни на что!
2.         Нам не придется тратить свое время и время наших сотрудников на установку нового программного обеспечения! Путь сотрудники сидят на старых стульях, за старыми столами, с низкой зарплатой и вообще без каких-либо вещей, упрощающих жизнь и повышающих их любовь к нам (кстати, цена средней системы документооборота из расчета на одно рабочее место не дороже обычного офисного стула)!
3.         Через некоторое время нас просто завалит желтыми и пыльными бумажными документами, но это будет весело!
В то же время, решив внедрять документооборот в этом году, кроме собственно электронного документооборота Вы совершенно бесплатно получите:
1.         Повышение производительности работы сотрудников - тот же или меньший штат Вашего предприятия сможет выполнять больший объем работы быстрее!
2.         Быстрый поиск и использование информации при работе с клиентом - клиенты сейчас стали всё более требовательными и не желающими сколько-либо ждать.
3.         Точную и оперативную информацию по состоянию поставленных задач сотрудникам. Согласитесь, в высоко конкурентной обстановке не приятно, а иногда и просто разрушительно узнать, что порученное Вами задание игнорировалось сотрудником в течение всего отведенного на его выполнение срока!
Кроме того, у многих производителей систем документооборота сейчас действуют антикризисные программы и возможны значительные скидки. Они так же со значительно большей, чем в «тучные» годы, охотой будут заниматься Вами и Вашим предприятием.

Скажите уже - какая система документооборота лучше?

Какая система документооборота лучше? Этот вопрос будет одним из первых, который Вы обязательно зададите себе (если ещё не задали).
Ответ может быть сложным, а может быть и простым. В этой небольшой статье мы дадим простой ответ: При прочих равных возможностях такая, которая уже знакома Вам и вашим сотрудникам и не вызовет проблем с освоением!

Но Вы сразу возразите – «Ведь у нас ещё нет никакой системы документооборота!», тогда Вам нужна система наиболее похожая на Ваши существующие программы, тогда и внедрение пойдет проще, и польза проявится быстрее!
Мы не агитируем, но один из достойных вариантов состоит в следующем: с большой долей вероятности на Вашем предприятии есть платформа с которой уже работает часть пользователей – это платформа «1С:Предприятие 8». Не стоит поддаваться устаревшему лет на 15 заблуждению о том, что «1С» это «программка для бухгалтеров». На сегодня «1С:Предприятие 8» это современная платформа для создания сложнейших программных решений, на платформе реализовано и сертифицировано более 300 различных отраслевых решений. Более 1 миллиона предприятий и миллионы пользователей ежедневно используют «1С» в своей работе. А студенты уже со студенческой скамьи знакомы с «1С» на уровне хорошего пользователя.

Ещё один немаловажный фактор – система должна позволять создавать и работать со структурой хранения информации аналогичной папкам и файлам на компьютерах и серверах пользователей.
При этом данные должны храниться централизовано. Тогда пользователи смогут организовать папки так, как им нужно и так, как им будет удобно в работе (облегчив переход с обычных файлов), но при этом все данные будут под централизованным управлением.
Таким образом, в системе должны присутствовать некие аналоги файловых папок или «по-научному» должна поддерживаться работа с виртуальными каталогами в центральном хранилище данных.
Согласитесь, ориентироваться в знакомой среде и интерфейсе проще и сотрудникам, осваивающим новую систему, и Вам, как руководителю и пользователю системы.
И еще – выбирая систему документооборота, проверьте следующее: поддерживает ли система проецирование электронных документов в различные папки и каталоги.

В отличие от файловой структуры хранения данных, хорошая система документооборота должна позволять проецировать электронные документы в разные каталоги и папки пользователей.
Спросите - зачем это нужно? Ответим: что бы не плодить различные дубликаты и копии файлов, как это происходит при работе с обычными файлами.
Один и тот же электронный документ должен быть одновременно доступен и в личной папке пользователя (естественно, если это не нарушает прав доступа), и в папке проекта, к которому он относится, и в папке дел, где он зарегистрирован, и в папке контрагента, для которого он создан, и возможно еще в некоторых нужных местах. И всё это один и тот же документ. Согласитесь – удобно!

Как же заставить все это работать?

Это самый сложный, но в то же время и самый главный вопрос, решение которого принесет реальную пользу Вам и Вашему предприятию.

Налейте себе чашечку кофе, соберитесь с силами и приступим!

Первое - нужно захотеть! Если Вам нужен документооборот, но Вы его не хотите его внедрять, то перечитайте еще раз ответ на вопрос «Стоит ли внедрять его в этом году?». Если решили что да, то вперед!
Есть несколько простых правил, которые помогут начать эффективно использовать электронный документооборот на Вашем предприятии. Вот они:

1.         Все приказы и распоряжения (особенно важные) нужно публиковать и рассылать для ознакомления только в электронной системе документооборота. Бумажную копию можно распечатать и подшить в папку для обеспечения формальностей, но сотрудники должны узнавать новые решения из электронной системы документооборота! Соответственно, да же тем сотрудникам, которые не хотели или «не могли» в ней работать, придется её открыть, изучить и начать применять в своей работе.

2.         Взять за правило следующее – «Если нет в электронной системе документа, то его вообще нет на предприятии». Таким образом, сотрудники твердо будут знать, что на все вопросы «а где мне найти документ» будет один ответ. И это будет единственно правильный ответ.

3.         Принимать результаты работы сотрудников по отчету (отчетам) формируемым системой по поставленным и выполненным поручениям. Если нет в системе выполненных поручений – то нет и выполненной работы, а значит нет и премии, а в текущей ситуации и вообще заработной платы! На все возражения «но я же выполнил это задание» жестко отвечайте  - «зафиксируй в системе». Только в этом случае Вы получите реальную картину работы всех сотрудников предприятия нажатием одной кнопки. Это позволит всегда быть в курсе дел, оперативно узнавать и соответственно реагировать на все возникшие задержки и просрочки!

И еще – Вы инвестируете в электронный документооборот не для парней из того отдела, а для себя. Поэтому будьте в курсе всех процессов связанных с внедрением системы и её использованием. Не стесняйтесь задавать, как Вам кажется, глупые вопросы, правильные специалисты должны уметь на них подробно и детально отвечать!
Ниже, для справки, мы приводим описание одной из систем электронного документооборота - «Аналитика: Документооборот». Подробная информация о нем приведена здесь 

 Система электронного документооборота (СЭД)
«Аналитика: Документооборот»

Программный продукт «Аналитика: Документооборот» поставляется как готовый коробочный продукт для платформы «1С:Предпритяие 8».
Программа "Аналитика: Документооборот" позволяет быстро и эффективно решить проблему ведения электронного документооборота для небольших и средних по численности предприятий.
Основные конкурентные преимущества:

• Быстрое внедрение - установил и работай!
• Использование широкоизвестной платформы "1С:Предприятие 8"
• Интеграция в типовые конфигурации "1С"
• Открытый код программы, возможность внесения изменений

СЭД «Аналитика: Документооборот» содержит следующий набор возможностей:

• Ведение структурированного хранилища информации предприятия
• Учет документов в разрезе договоров, рабочих групп и проектов
• Поддержка виртуальных каталогов для хранения информации и доступа к ней
• Бизнес-процесс согласования документа по списку согласующих лиц
• Бизнес-процесс выдачи и контроля поручений сотрудникам
• Ведение архива документов, учет документов по физическим местам хранения
• Ведение и учет нормативно-справочной информации подразделений и юр. лиц
• Сохранение истории изменения состояний документов
• Поддержка настраиваемых пользователями нумераторов документов
• Ведение номенклатуры дел по ГОСТ (с учетом дат открытия и закрытия дел)
• Хранение и использование подписей и клише сотрудников
• Интеграция с пакетом MS Office (в том числе использование шаблонов документов)
• Интеграция с конфигурациями 1С:Предприятие 8
• Широкие возможности по настройке внешнего вида документов пользователям
• Система проверки орфографии (на базе библиотек MS Word)
• Система уведомления на электронную почту по различным событиям системы

Программный продукт «Аналитика: Документооборот» (www.1c-doc.ru) может использоваться самостоятельно или интегрироваться в различные конфигурации «1С:Предприятие 8».

Кроме того, «Аналитика: Документооборот» позволяет:

• Перемещать документы в систему с использованием Drag&Drop
• Формировать и распечатывать описи документов
• Учитывать операции с архивами документов (помещение / изъятие)
• Вести учет сроков хранения и формировать описи на уничтожение документов
• Вести учет передачи документов сотрудникам
• Отслеживать структуру подчиненности документов
• Формировать статистические отчеты и графики по объему документооборота предприятия

Основным инструментом работы пользователей с «Аналитика: Документооборот» является удобный и эффективный инструмент «Навигатор». Данный инструмент значительно повышает эффективность работы пользователей, позволяя им группировать информацию по множеству группировок.

В системе поддерживается работа с виртуальными каталогами. Виртуальные каталоги предназначены для организации структурированного хранилища внутри единой базы данных.
Виртуальные каталоги представляют собой аналоги каталогов файловой структуры. Виртуальные каталоги могут быть подчинены подразделению, проекту, контрагенту,  рабочей группе, проекту, номенклатуре дел и пользователю.

Документы системы имеют большие возможности по редактированию. Набор реквизитов документов и их внешний вид могут быть изменены пользователями без обращения к услугам программистов.
Кроме того, программа «Аналитика: Документооборот» имеет широкие возможности по настройке прав доступа к каталогам системы и конкретным документам.

Программа «Аналитика: Документооборот» позволяет работать с различными бизнес-процессам, в том числе поручениями сотрудникам и согласованиями документов.

Встроенные отчеты позволяют отслеживать как выполнение поручений сотрудникам, так и вести статистический учет документов.

Стоимость «Аналитика: Документооборот» - 45000 рублей без ограничения числа пользователей и серверов. Для работы системы требуется платформа «1С:Предприятие 8».
Специализированный сайт продукта www.1c-doc.ru
Украинская версия www.1c-doc.ru/ua.html
Дополнительную информацию Вы можете получить в офисе Компании «Аналитика. Проекты и решения» или по телефонам + 7 (343) 222-01-50  ICQ 122-012-110, e-mail: welcome@analitica.ru,
веб-сайт Компании www.analitica.ru