Переход на электронный документооборот

Устойчивое развитие компании в современном мире требует минимизации рисков и издержек, связанных с рутинной, ежедневной деятельностью подразделений.  Вместе с тем, даже такие привычные и, на первый взгляд, основополагающие вещи, как традиционный бумажный документооборот, таят в себе множество подводных камней, обойти которые позволяют современные технологии.

В ходе взаимодействия между компаниями-контрагентами создается и заверяется личными подписями должностных лиц значительное количество документов, большая часть которых относится к первичным бухгалтерским документам: счета, накладные, доверенности и т.п. При этом лишь небольшая часть бумаг подписывается в присутствии представителей обеих сторон – нормальной практикой является обмен заверенными экземплярами.

Здесь кроется первая ловушка традиционного порядка документооборота – невозможность контроля достоверности подписи. Зачастую вместо отсутствующего на месте генерального директора росчерк ставит секретарь, менеджер или вообще представитель третьей стороны. В судебной практике встречается большое количество дел, в ходе которых сделки признаются ничтожными именно из-за признания подписи недостоверной.

Вторая проблема традиционного документооборота – сложность контроля правомочности подписи, т.е. полномочий должностного лица, подписывающего документ. Далеко не всегда удается получить у контрагента документальные подтверждения полномочий того или иного сотрудника, что также повышает риски признания подписи недействительной, а сделки – ничтожной.

Классический пример реализации двух обозначенных выше рисков – отказ налоговой инспекции признать достоверной счет-фактуру, выписанную контрагентом с недостоверной подписью. В более сложных ситуациях наступление рисков по указанным случаям может принести компании непоправимый вред.

Третья проблема бумажного документооборота – огромные трудозатраты по обеспечению физического наличия оригиналов документов. Зачастую эта проблема не решается в принципе: в таких ситуациях у организаций возникают проблемы с отчетностью, которые влекут за собой уплату пеней и штрафов в налоговые органы. К тому же неполучение оригиналов документов приводит к высоким рискам неуплаты средств контрагентами.

Наконец, ведение архива бумажных документов требует значительных затрат на помещение и персонал, а найти в таком архиве нужную бумагу можно не всегда.
Большую часть этих проблем можно решить, перейдя на применение электронной цифровой подписи (ЭЦП) для подписания первичных бухгалтерских документов и документов налоговой отчетности в электронной форме.

Необходимые условия применения ЭЦП

Сразу необходимо оговориться, что применение ЭЦП требует не только соответствующей технической базы, но и контроля ряда условий, при которых ЭЦП признается равнозначной собственноручной подписи владельца ЭЦП на бумажном документе. Согласно п.1 ст.4 Федерального закона №1 от 10.01.2002 «Об электронной цифровой подписи» такие условия формулируются как:

1. Сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания;
2. Подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;
3. Электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

Контроль выполнения указанных условий контрагентом не всегда возможен, особенно в части подпунктов 1 и 3. Именно для обеспечения автоматизированной проверки всех требований законодательства в сочетании с созданием технической базы для применения ЭЦП и была создана Система Подтверждения Подписи Должностных ЛИЦ (СППДЛ) ЗАО «НУЦ ЭЦП».

Что обеспечивает СППДЛ?

СППДЛ позволяет контрагентам после подключения к системе через веб-интерфейс загружать документы в любом удобном формате, уведомлять контрагентов о появлении новых документов на подписание, подписывать документы личной ЭЦП и получать оригиналы подписанных документов вместе с файлами электронной цифровой подписи для данных документов. Преимущества СППДЛ состоят в автоматизации контроля следующих параметров:

1. Действительность сертификата – работник с недействительным сертификатом ЭЦП не может подключиться к системе и заверить документ.
2. Время подписания – на все подписанные документы проставляется т.н. «метка времени», которая в суде служит доказательством точного времени подписания документа. Без использования СППДЛ бремя доказательства времени подписания ложится на подписанта.
3. Полномочия подписанта – при создании ЭЦП и выдачи сертификата для каждого работника определяется круг его полномочий, т.е. права на подписание тех или иных типов документов. Указанные полномочия указываются в сертификате и подтверждаются доверенностью от организации-работодателя. При этом СППДЛ автоматически определяет полномочия подписанта и кладовщик даже не увидит (и, тем более, не сможет подписать), например, договор или счет.

Таким образом, СППДЛ обеспечивает выполнение всех условий п.1 ст.4 №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» и, т.о., гарантирует равнозначность ЭЦП и собственноручной подписи владельца ЭЦП.
Кроме того, СППДЛ можно использовать как электронный архив организации (при выборе услуги сохранения оригиналов документов), среду для согласования документов и т.п.

Как работает СППДЛ?

Ядром СППДЛ является Удостоверяющий центр ЗАО «НУЦ ЭЦП», который обеспечивает выдачу сертификатов ЭЦП клиентам Системы. После получения ЭЦП Вы подключаетесь к СППДЛ по сети Интернет. (http://www.eldokument.ru). Удобный веб-интерфейс позволяет загрузить новый документ для подписания, выбрав его тип (счет, накладная, договор и т.п.), а также  контрагента - уведомление о появлении нового документа отправится контрагентам по электронной почте. Система автоматически сверяет тип документа с полномочиями пользователя системы, указанными в сертификате, и позволяет просматривать и подписывать документы только уполномоченным на то лицам с действительными сертификатами.

После подписания документа контрагентам по электронной почте отправляется оригинал документа и файлы с ЭЦП, а также специальный файл ЭЦП - метку времени, которая позволяет точно определить момент подписания документа в случае разбирательства. Дополнительно к письму прикреплен PDF-файл, содержащий печатную версию документа с приложенными факсимиле подписей должностных лиц и печатями контрагентов.

Для удобства в этот же PDF-файл в виде вложенных документов система помещает оригинал файла и все электронные подписи.

Оригинал документа и его ЭЦП (или PDF-файл) Вы помещаете в электронный архив своей организации. Данные  о сертификатах подписантов Вы можете дополнительно просмотреть, открыв файлы ЭЦП (*.p7s) стандартными средствами MS Windowsтм.

>

Область применения СППДЛ

Отсутствие требований к формату файлов-оригиналов документов и дружественный интерфейс пользователя облегчают переход на электронный документооборот за счет отсутствия необходимости длительного обучения сотрудников и смены программного обеспечения.

Поток документов практически любого бизнес-процесса может быть переведен в электронную форму. Стоит отметить, что со вступлением в силу последних изменений в Налоговый Кодекс РФ (№229-ФЗ от 27.07.2010) ЭЦП можно использовать и для подписания счетов-фактур. Заметим, что отозвать ЭЦП невозможно, а согласно законодательству всю ответственность за применение ЭЦП несет ее владелец. Это значительно уменьшает вероятность предъявления претензий со стороны налоговых органов к оформлению счетов-фактур.

Безопасность ЭЦП.

При соблюдении правил использования ЭЦП и существующем уровне развития вычислительной техники подделать ЭЦП не представляется возможным. При возникновении сомнений в подлинности ЭЦП Удостоверяющий Центр ЗАО «НУЦ ЭЦП» проводит проверку ЭЦП документа и выдает авторизованное заключение о ее подлинности.

Как начать работу в СППДЛ?

В первую очередь, организации или индивидуальному предпринимателю необходимо присоединиться к СППДЛ – заключить с ЗАО «НУЦ ЭЦП» Договор о присоединении к СППДЛ и Договор об оказании услуг, предоставив весь необходимый пакет документов (подробнее на сайте http://www.eldokument.ru).

После оплаты подключения должностным лицам организации будет выдана ЭЦП, а также программное обеспечение (ПО) для установки на один или несколько компьютеров организации. В зависимости от области деятельности, клиенты могут либо установить рекомендуемый комплект ПО (в этом случае шифрование всех данных при соединении с СППДЛ осуществляется по протоколу SSL), либо пакет сетевой криптографии ViPNet Client, обеспечивающий защиту трафика по ГОСТ 28147-89. Установка ПО не займет более нескольких минут.

После этого с компьютера с установленным ПО можно подключаться к СППДЛ и осуществлять все необходимые операции. Интерфейс системы выполнен в интуитивно-понятной форме и на его освоение уйдет не больше получаса.

Что же в результате?

Переход на электронный документооборот в рамках СППДЛ резко повышает оперативность действий компании, ведет к значимому снижению многих рисков, связанных с рутинными операциями и, наконец, просто экономит деньги.