Аналоги собственноручной подписи. Как пользоваться факсимиле и электронной цифровой подписью

Материал предоставил ЮЦ "Взгляд" (www.barrit.ru) .

Использование аналогов собственноручной подписи, таких как факсимиле и электронная цифровая подпись (ЭЦП), требует соблюдения некоторых правил, игнорирование которых может привести к признанию недействительными документов, подписанных таким способом.

Подпись - реквизит, позволяющий индивидуализировать подписавшего документ человека. Каждый стремится создать свою, неповторимую, подпись, используя графические особенности почерка, иногда добавляя какие-либо символы или значки, стремясь придать своей подписи больше индивидуальности и, тем самым, обезопасить себя от ее подделки. Однако развитие современных технологий вносит свои коррективы в уже сложившиеся, так называемые, подписные отношения. С одной стороны, они призваны облегчить процесс подписания документов и расширить сферы применения подписи для удостоверения, например, электронных документов. Но, с другой стороны, использование аналогов собственноручной подписи, таких как факсимиле и электронная цифровая подпись (ЭЦП), требует соблюдения некоторых правил, игнорирование которых может привести к признанию недействительными документов, подписанных таким способом.

Любая подпись выполняет, по крайней мере, три функции: первая - это удостоверение того, что подписавшийся является тем, за которого мы его принимаем; вторая - это то, что подписавшийся не может отказаться от документа, который он подписал; и третья - подтверждение того, что отправитель подписал именно тот документ, который отправил, а не какой-либо иной.

Правом подписи документов от лица организации наделены лишь ее руководитель и главный бухгалтер. Решением руководителя этот перечень может быть расширен. В этом случае оформляется доверенность, где необходимо указать, кому, а главное, на подпись каких именно документов она выдана. В соответствии с Федеральным законом "О бухгалтерском учете" перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. По всей видимости, оформляться такой перечень должен в виде соответствующего приказа. Таким образом, в отличие от гражданина, способного передать право подписи только на основании доверенности, юридическое лицо может предоставить право подписи своих документов на основании доверенности или приказа. Единственное, что следует учитывать, это то, что приказ, по сути своей, является внутренним документом организации и поэтому на основании него право подписи может быть передано лишь сотруднику организации. В свою очередь, доверенность может быть выдана и лицу, не связанному с организацией трудовыми отношениями.

Доверенность от имени юридического лица может быть выдана только руководителем организации или иным лицом, уполномоченным на это учредительными документами. Иными словами, в Уставе организации должны быть указаны должности лиц, обладающих правом подписи доверенности. В противном случае, это право будет принадлежать только руководителю организации.

При подписании документов рекомендуется руководствоваться инструкциями Росархива, в соответствии с которыми в состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Полный текст статьи вы сможете посмотреть на нашем сайте