Как составить табель учета рабочего времени и не сойти с ума

Клиенты из США и Европы — самые желанные как для диджитал-агентств, так и для фрилансеров. Чтобы заслужить их доверие, нужно предоставить не только качественный продукт, но и прозрачную схему оплаты и работы. Американцы традиционно предпочитают заключать договоры на почасовую оплату - через автоматизированный табель учета рабочего времени.

Грамотно составленный отчет — очень важный момент, чтобы удержать клиента на стадии, когда показать еще особо нечего, а сил уже потрачено много. Так часто бывает при разработке сложных сайтов или приложений, где требуется много кода.

Клиенту сразу должно быть видно: Иванов потратил на проект 5 часов, Петров — 7 часов, а Сидоров — 8. И цену за труд каждого по установленной таксе.

Если вы ориентируетесь на зарубежных клиентов, вопрос о том, этично ли “следить” за сотрудниками, для вас уже не актуален. Актуален вопрос, какой тайм-трекер выбрать для вашей команды.

Даже если ваши сотрудники сидят в офисе и работают от звонка до звонка, все же надо определять как распределяется их время между проектами.

Time Doctor - табель учета рабочего времени, который выбрало агентство дизайна и разработки Webstart.today с русскоязычными основателями. Кейс не самый простой: большинство сотрудников агентства — удаленщики, и сидят по всему миру от Киева до Бали. Общение с клиентами также удаленное. Каждому из них надо регулярно высылать прозрачный отчет о том, кто и сколько работал над их проектом.

Основные задачи по учету времени:

1. Точно знать, кто эффективен, а кто хитрит: отчеты для руководства

Не вся работа происходит за компьютером. Например, маркетолог может записывать часть рабочего времени как “away from computer”. Стоит ли верить на слово, можно определить, внимательно изучив индивидуальный отчет сотрудника. Например, вы видите, что в течение месяца 90% времени записано как “off computer”: тогда стоит изучить детальный отчет по скриншотам и присмотреться к результатам работы сотрудника.

Некоторые сотрудники заходят в свой отчет и удаляют там скриншоты. Разумеется, вместе с этим удаляется и рабочее время из тайм-трекера. Тime Doctor делает скриншоты через случайные интервалы времени, так что нельзя например, 9 минут смотреть котиков и только на 10 минуте открыть рабочее приложение. Тайм трекер удаляет целиком тот промежуток времени, в который был сделан скриншот.

В индивидуальном отчете сразу видно, что скриншоты были удалены. Если сотрудник делает это слишком часто — вот еще один тревожный звоночек для внимательного менеджера.

2)  Прозрачный бизнес-процесс: отчеты для клиентов

Webstart.today — агентство полного цикла, где много разноплановых специалистов: веб-девелоперы, разработчики приложений, дизайнеры, тестеры, маркетологи и менеджеры. К каждому проекту приписана собственная команда. Отчет по проекту - это, фактически, счет для клиента.

Табель учета рабочего времени Time Doctor легко интегрируется с таск-менеджерами и предоставляет отчет по времени, потраченному на ту или иную задачу. Сотруднику нужно указывать, над чем он работает в данный момент.

Чтобы легко составить автоматизированный табель учета времени, нужно выбрать в общем табеле период (например, месяц), а затем отметить сотрудников, которые входят в группу по проекту. Вы получаете суммарный отчет где видно, кто и сколько потратил времени на проект.

Отчет можно сохранить как .xls файл и сразу же отправить клиенту. Или сначала добавить в экселе необходимую информацию.

По мере того, как ваша команда растет, на смену доверию неизбежно приходит контроль. Это не обязательно вызовет напряженность в коллективе. Но только если все понимают, что их труд оценивается объективно.

Поэтому правильно выбранный сервис учета времени — это не только лояльные клиенты, но и лояльные сотрудники.