Электронный кадровый документооборот как драйвер HR-цифровизации

Александр Белов, директор компании «ТопФактор»

Вопрос цифровизации HR-функции последние годы стоит очень остро: скорость происходящих на рынке и в бизнесе изменений требует не просто автоматизации процессов, а замены их на новые — «цифровые».

Повышенный спрос на квалифицированные кадры, растущие ожидания со стороны кандидатов и сотрудников поддерживают общий тренд на качественное и персонализированное взаимодействие на траектории «сотрудник-компания». А электронный кадровый документооборот становится дополнительным катализатором революционных изменений в HR.

Благодаря развитию технологий вести штатное расписание, формировать кадровые справки и рассчитывать бонус по KPI «вручную» давно уже стало неэффективно. Еще два года назад международная рекрутинговая компания Hays опросила почти полсотни представителей российских и международных компаний, которые подтвердили: HR нуждается в масштабной «диджитализации», в первую очередь — кадровый учет и администрирование (отметили 72% респондентов), учет рабочего времени (66%) и HR-аналитика (61%).

При этом, у большинства компаний корпоративный портал (и интранет) не содержит HR-сервисов, необходимых сотрудникам для решения ими повседневных задач, а команда часто довольствуется разрозненными сервисами. Как правило, такой портал существует лишь «для галочки» и включает общекорпоративную, неперсонализированную информацию, не ориентированную на рабочие задачи. Так, по состоянию на 2020 год, 28% российских предприятий совсем не автоматизировали управленческие HR-процессы, 57% сделали это частично и лишь 15% компаний провели полную автоматизацию HR-служб, интегрировав корпоративные информационные системы.

О последних мы и поговорим.

В рамках ЭКДО действия сотрудников в цифровом пространстве становятся юридически значимыми, появляется возможность совсем отказаться от бумажного документооборота, перевести все взаимодействие «компания-сотрудник» в электронный формат. Такой подход удобен как организациям, так и их работникам:

• работодатели, благодаря переходу на электронное взаимодействие, могут выстроить сквозные и прозрачные HR-процессы, сократить затраты на их поддержку, повысить узнаваемость HR-бренда;
• для работников HR-сервисы становятся более доступными и удобными — повышается лояльность к работодателю и удовлетворенность организацией рабочего процесса. При этом продуктивность сотрудников растет по ряду причин: как за счет внедрения современных методов управления персоналом (управление талантами, KPI-управление, «кафетерий льгот»), так и за счет сокращения времени на непродуктивные бумажные кадровые транзакции.

Цифровое рабочее место

Рабочее пространство «в цифре» имеет две грани. С одной стороны, бизнесу необходима интеграция всех существующих HR-функций — начиная с подбора и адаптации сотрудников, постановки задач и оценки результативности, через развитие компетенций, и заканчивая управлением вознаграждением и преемственностью. А с другой стороны, кадровые процессы важно не просто автоматизировать, но и трансформировать их в набор цифровых сервисов, которые будут доступны внутри компании сотрудникам и их руководителям в различных рабочих ситуациях.

Цифровое рабочее место в какой-то степени становится аналогом портала «Госуслуги», на котором гражданин может получить те или иные услуги в зависимости от разных жизненных ситуаций.

Глазами компании

Переход на индивидуальное цифровое рабочее место напрямую влияет на бизнес-показатели: растет операционная эффективность сотрудников, уровень их вовлеченности и удовлетворенности. Особенно благотворно цифровизация сказывается на компаниях, ориентированных на дистанционный или гибридный формат работы.

Глазами сотрудника

При использовании индивидуального цифрового рабочего места на первый план выходит опыт сотрудника (employee experience), получаемый при взаимодействии с имеющимися сервисами. Неважно, как много у вас digital -платформ и настолько они инновационны, если сотрудники по какой-то причине ими не пользуются.

При этом digital employee experience — взаимодействие сотрудника с цифровыми инструментами компании — может быть весьма разнообразным: от первичного отбора кандидатов по заданному набору компетенций и сервиса заявок на отпуск до корпоративного учебного онлайн-портала и ботов-помощников для адаптации новичков.

Основные HR-сервисы цифрового рабочего места

С помощью цифровых кабинетов в дистанционном режиме можно решать не только кадровые вопросы, но и задачи, связанные с управлением результативностью сотрудников, их оценкой и развитием. Рассмотрим основные HR-сервисы цифрового рабочего места.

Следующий по востребованности сервис — согласование рабочего графика, получение информации о количестве полагающихся или уже использованных дней отпуска, подача заявки на предоставление отпуска, отгула — все, что связано с планированием рабочего времени. Особенно это актуально для производства, ритейла и общепита, где необходимо регулярно осуществлять сменное планирование, при этом постоянно происходят разного рода изменения, инициированные как работниками, так и производственными обстоятельствами.

Получение расчетного листка, информации по исполнению KPI, размеру бонуса, а также регулярная обратная связь по результативности. С его помощью реализуется принцип непрерывного управления результативностью, который долгое время «не дружил» с российской практикой, где цели выставляются в рамках года или квартала. Интерес рядовых сотрудников к этому сервису значительно выше, нежели чем ко всем остальным, поскольку непосредственно связан с вопросами оценки и вознаграждения.

Отдельная задача — это вопросы развития. Для этих целей выполняется профилирование должностей, в онлайн-режиме проводится оценка сотрудников на соответствие модели необходимых компетенций, а также составляются индивидуальные планы развития сотрудников для повышения их эффективности. В современном цифровом кабинете должны быть доступны курсы, учебные материалы и тесты, соответствующие должности сотрудника, его текущему плану развития и выполняемым рабочим задачам.

Одной из модных HR тем в последние несколько лет стал сервис корпоративного интернет-магазина, в котором сотрудник может сам сформировать гибкий пакет социальных льгот и бенефитов, когда вместо обязательного ДМС сотрудник может выбрать себе, например, оплату абонемента в фитнес-клуб или оплату туристической путевки и т.п.

Для поддержки цифровых кадровых процессов платформа должна строиться на принципах «no code». Настройка такой системы производится администратором без участия программиста за счет использования встроенных «конструкторов». Например, конструктор бизнес-процессов позволит компании настроить «под себя» разные сценарии HR-процессов, от маршрутов обработки заявлений и обращений, согласования и подписания документов, до процессов оценки, треков ввода в должность и адаптации.

Интеграция в существующий ИТ-ландшафт

Чтобы реализовать Digital workplace, бизнес должен позаботиться об интеграции цифрового рабочего места с корпоративным ИТ-ландшафтом, встроить его в ИТ-инфраструктуру предприятия: информационные системы должны «общаться» друг с другом, вести двусторонний обмен данными. Например, из кадровых систем мы получаем информацию по отпускам, расчетным листкам, обратно передаем информацию по оформленным заявлениям и запросам, Интеграция с ERP и CRM системами позволит сделать расчет KPI и оценку результативности более прозрачными.

Электронный документооборот

В 2020 году в России начался эксперимент по переводу всего документооборота между сотрудником и работодателем в электронный формат. С этого момента оформлять заявления, запросы, трудовые договора, справки и прочие кадровые документы разрешено в электронном виде, подписывая их электронной цифровой подписью (ЭЦП). Со стороны сотрудника для подписания большинства документов можно использовать простую ЭЦП, и для некоторых «наиболее чувствительных» документов (например, для трудовых договоров) — усиленную НЭП (неквалифицированную электронную подпись). Со стороны работодателя всегда используется усиленная КЭП (квалифицированная электронная подпись).

Такой механизм взаимодействия работодатель-сотрудник возможен для всех организаций-участников эксперимента. 16 ноября 2021 года закон о внесении изменений в ТК РФ был одобрен Государственной Думой РФ во втором чтении, и как и планировалось, изменения будут зафиксированы в Трудовом Кодексе и других законах и подзаконных актах.

Участники эксперимента могут продолжать использовать электронные документы и его положения применяются к участникам эксперимента уже с 16 ноября. При этом для таких работодателей предусмотрен переходный период — до 1 июля 2022 года им нужно выполнить предусмотренные поправками мероприятия по переходу на КЭДО, продолжая вести электронное кадровое делопроизводство в рамках эксперимента. Для остальных работодателей и их сотрудников поправки начнут действовать со дня опубликования закона.

Глазами компании

Перевод в электронный вид всего взаимодействия между организацией и сотрудником позволяет не только полностью исключить бумажный документооборот (создание, обработку, хранение бумажных копий), но и организовать на любом предприятии ОЦО (общий центр обслуживания), который будет централизованно обрабатывать сервисные запросы сотрудников в бухгалтерию, кадровые и ИТ-службы предприятия.

Для каждого вида документа, в свою очередь, можно отдельно сформировать до нескольких десятков печатных форм и определить сценарий обработки таких заявлений/обращений. Например, заявление на отпуск может потребоваться согласовать с непосредственным руководителем, сверить его с утвержденным графиком отпусков, оправить на выпуск приказа в кадровую службу.

Глазами сотрудника

В личном кабинете сотрудника хранятся не только созданные и подписанные им документы, но и полученные от предприятия электронные образы документов (справки, приказы, выписки), а также локальные нормативные акты, должностные и рабочие инструкции. Подписывать эти документы в личном кабинете сотрудник может с использованием «облачной» ЭЦП. А это значит, что пользователь не привязан к конкретному компьютеру и рабочему месту и может создавать юридически значимые документы с любого устройства, где есть интернет, в том числе, работая удаленно или находясь на вахте.

Основные сценарии работы ЭКДО:

✅ Первый сценарий. Работодатель создает документы в кадровой системе и отправляет их на подписание сотруднику в личный кабинет. Как правило, таким образом подписываются приказы, трудовые договора, расчетные листки и т.д.

✅ Второй сценарий. Локальные нормативные акты или прочие документы загружаются в личный кабинет HR-администратором либо из системы документооборота, либо с рабочего компьютера администратора или руководителя, утверждаются ЭЦП представителя работодателя и отправляются на ознакомление сотрудникам.

✅ Третий сценарий. Сотрудник сам создает заявления, запросы и заявки в личном кабинете. Например, заявление об отпуске или отгуле сначала отправляется на согласование непосредственному руководителю и после электронной визы, попадает в кадровую систему, где на его основании создаются сопутствующие кадровые приказы (документы).

Использование ЭКДО в существующих HR-процессах

Для получения максимального эффекта от внедрения ЭКДО необходимо обеспечить его интеграцию с существующими HR-сервисами, которыми пользуются как руководители, так и работники. Например, если руководитель получает от сотрудника электронное заявление на отпуск, у руководителя должна быть возможность посмотреть общий график отпусков коллег, текущий рабочий план, и только после этого проводить согласование, сразу внося коррективы в существующий рабочий график. Если бизнес будет держать эту информацию в разрозненных системах или на бумажном носителе, то даже с переходом на ЭКДО качество управления и степень удовлетворенности сотрудников вряд ли существенно повысятся.

Кроме того, важно, чтобы созданный личный кабинет был удобен и понятен самому пользователю, также, как, например, мобильный интернет-банк или популярный мессенджер. В противном случае работники личному кабинету предпочтут архаичные бумажные процессы.

Подводя итог, следует отметить, что появление ЭКДО способно серьезно изменить ландшафт существующих HR-процессов, но только при условии перехода к «сервисной модели» цифрового рабочего места. ЭКДО без сервисов не ускорит и не оптимизирует существующие бизнес-процессы, а большинство сервисов без ЭКДО окажется вне правового поля. В этом заключается основной синергетический эффект «цифровизации HR».