Роль и задачи бухгалтера при автоматизации бухгалтерского учёта

Ольга НЕТЁСОВА
Вологодская государственная молочно-хозяйственная академия

Источник: Журнал "Бухгалтер и Компьютер" №4 2004г

Автоматизация управления деятельностью предприятия невозможна без автоматизации бухгалтерского учёта. Более того, именно с последней целесообразно начинать автоматизацию управления. Это вызвано следующими факторами:

· задачи бухгалтерского учёта хорошо структурированы, имеют известный и несложный алгоритм решения с преобладанием арифметических операций;

· бухгалтерский учёт собирает и регистрирует информацию обо всех хозяйственных операциях, которая необходима и остальным управленческим структурам предприятия;

· автоматизация бухгалтерского учёта стала неотложной задачей, так как внешние пользователи бухгалтерской информации, которым бухгалтерия должна представлять свои отчёты (Пенсионный фонд, налоговые органы), требуют их в электронной форме, на машиночитаемых носителях. Принятый Государственной Думой закон об электронной подписи только усиливает эту тенденцию.

Результаты опросов, опубликованные в печати, показывают, что бухгалтеры, применяющие информационные технологии в своей практике, имеют больше шансов на успех и лучшие перспективы на будущее. Выявлена прямая связь между грамотностью в сфере ИТ и профессиональным успехом этой категории специалистов. От каждого третьего бухгалтера, принимаемого на работу в Москве, требуется владение компьютерными программами.

Конечно, каждый бухгалтер понимает необходимость автоматизации бухгалтерского учёта, но далеко не каждый знает, что нужно для этого делать, и ждёт “доброго дядю”, который решит за него все проблемы. Незнание основ проектирования и внедрения автоматизированных систем, непонимание своей роли в этом процессе порождают пассивность бухгалтера, разногласия с руководителем и другими управленческими работниками. В то время как на предприятии осуществляется проект автоматизации учёта, бухгалтер иногда лишь отстранённо наблюдает за этим процессом, тогда как он должен если уж не руководить им, то активно участвовать и оказывать влияние.

Принцип первого руководителя предполагает при автоматизации закрепление ответственности за создание системы за заказчиком — руководителем предприятия, который отвечает за ввод в действие и функции системы. При автоматизации работы бухгалтерии этот принцип следует уточнить: основная доля ответственности должна возлагаться на главного бухгалтера. Как показывает практика, без заинтересованности, ответственности, компетентности в этом вопросе главного бухгалтера создание достаточно эффективно функционирующей автоматизированной системы бухгалтерского учёта невозможно. Напротив, при заинтересованности и желании бухгалтера такое внедрение происходит быстро и безболезненно. На руководителя предприятия при этом ложится ответственность за создание условий для внедрения всего комплекса и обеспечение взаимодействия автоматизированной системы бухгалтерского учёта с другими управленческими структурами, включение её в общую автоматизированную систему управления предприятием.

Направления

На что должен обратить внимание бухгалтер при проектировании и внедрении автоматизированной системы бухгалтерского учёта? Перед началом проектирования должны быть решены некоторые общие вопросы.

При внедрении автоматизированной системы можно ориентироваться на существующую структуру бухгалтерии, при этом происходит лишь модернизация методов работы бухгалтеров, так что затраты и степень риска минимальны. Второй вариант — пересмотр организационной и функциональной структуры подразделения, перераспределение обязанностей, разработка новых информационных взаимосвязей. Эффективность работы подразделения при этом может существенно возрасти. Хотя это более длительный и рискованный процесс, требующий всестороннего анализа и тщательной проработки.

Выбор направления автоматизации бухгалтерской службы предприятия включает в себя предварительный выбор программных средств.

Первое направление — использование офисных программ, например из пакета Microsoft Office, что применимо на небольших предприятиях. Эти программы доступны и недороги, но требуют значительной подготовительной работы — ввода форм документов, разработки системы таблиц и баз данных и т. д.

Наиболее популярно второе направление автоматизации бухгалтерского учёта — с помощью специализированной прикладной бухгалтерской программы. Их выбор сейчас очень широк, практически в каждом более или менее информационно развитом регионе работают фирмы, предлагающие ту или другую систему для бухучёта. Предприятию такой вариант может быть удобен, если кроме самой программы предлагаются и другие услуги: её настройка, внедрение, сопровождение, обучение персонала. И хотя бухгалтерских систем существует множество, вопрос определений предпочтений сводится к выбору не столько программы, сколько надёжной фирмы, с которой придётся работать весь период использования программы. Возможно совместное использование бухгалтерских и офисных программ, многие из них совместимы.

Третье направление автоматизации бухгалтерского учёта — разработка программного продукта на заказ с помощью сторонней фирмы или собственного подразделения, ИТ-службы. Это требует, как правило, длительного времени и больших затрат и оправданно только для крупных предприятий, при условии, что имеющиеся на рынке программы не отвечают запросам и требованиям заказчика. Если разрабатывается автоматизированная система управления, главный бухгалтер должен следить, чтобы были учтены и потребности бухгалтерии.

Конечно, роль бухгалтера будет различна при выборе того или иного направления автоматизации.

В первом случае бухгалтер, как правило, должен в совершенстве знать и уметь использовать офисные программы (небольшие предприятия не могут держать для этого отдельного работника). При последнем варианте бухгалтеру гарантировано пристальное внимание со стороны команды разработчиков. При использовании тиражной бухгалтерской программы помощь бухгалтеру при её внедрении, как правило, минимальна, и часто возникает ситуация, когда он не знает, что делать с приобретённой программой.

Стадии и этапы создания автоматизированной системы изложены в ГОСТ 34601–90 “Автоматизированные системы. Стадии создания”. Основные этапы здесь следующие:

• предпроектное обследование и написание тактико-технического задания;
• проектирование;
• ввод в действие;
• сопровождение автоматизированной системы.

На стадии предпроектного обследования должна быть осуществлена постановка задачи, которая заключается в формировании исходных посылок, требуемых результатов решения задачи и описании её математического содержания. Так как комплексная автоматизация бухгалтерского учёта является сложной задачей и состоит из множества подзадач, должен быть рассмотрен комплекс информационно связанных друг с другом компонентов. Нужно обратить внимание на периодичность и время решения задач, организацию сбора первичных данных и передачи их в обработку. Постановка задачи должна сопровождаться описанием документов, массивов данных, используемых в задаче и получаемых в результате решения. Информация, используемая при решении задач, разделяется на постоянную, которая должна храниться в системе и использоваться многократно, и переменную.

В постановке задачи обязательно должен принимать активное участие главный бухгалтер, привлекая при этом практически всех работников своего отдела. Постановка задачи очень облегчается, если на предприятии имеются такие документы, как учётная политика и рабочий план счетов, должностные инструкции на каждого работника, график документооборота, утверждены порядок и сроки выполнения учётных работ. Без таких документов постановку задачи нужно начинать с изучения организационной и функциональной структуры бухгалтерии, распределения обязанностей, формализации системы ведения документооборота, изучения информационных связей и маршрутов движения информации. Перед автоматизацией учёта необходимо привести его в порядок, совершенствовать. Нужно проанализировать все формы первичных документов, используемых в бухгалтерском учёте, оценить их соответствие формам, утверждённым ОКУД, и возможность замены неунифицированных форм унифицированными, проанализировать реквизиты и показатели документов.

Бухгалтеру нужно учитывать, что ввод информации в ЭВМ должен осуществляться один раз. Все сводные, промежуточные, результатные данные должны быть получены автоматически на основе введённых первичных данных. Информация заносится в единую базу данных. Массивы постоянной, справочной информации должны быть упорядочены, классифицированы.

Ставим задачу

По результатам предпроектного обследования составляется техническое задание. Ответственность за предпроектное обследование ложится на главного бухгалтера (далее просто бухгалтера).

При автоматизации бухгалтерии с помощью тиражной бухгалтерской программы постановка задачи и техническое задание часто не выполняются, равно как и не составляется проект, что отрицательно влияет на эффективность создаваемой автоматизированной системы бухгалтерского учёта.

Техническое задание необходимо, если для настройки и внедрения бухгалтерской программы привлекаются сторонние сотрудники или организации. Они должны принимать участие в составлении технического задания и подписывать этот документ. Результат их работы оценивается по тому, как выполнено техническое задание, и в случае разногласий оно является основным документом для судебного разбирательства.

Постановка задачи необходима в любом случае. Если бухгалтерская программа уже выбрана, то при постановке задачи можно учитывать её структуру и особенности, чтобы требуемая настройка оказалась минимальной. Бухгалтер должен неплохо ориентироваться в этой программе.

Работы по постановке задачи и предпроектному обследованию при автоматизации бухгалтерского учёта большинство источников описывает неконкретно. Перечислим ниже, какие работы, на наш взгляд, необходимо выполнить бухгалтеру.

1. Разработать рабочий план счетов. Особое внимание при этом необходимо уделить субсчетам и аналитическим счетам. По каждому счёту, субсчёту может быть необходимо вести несколько видов аналитического учёта (большинство бухгалтерских программ позволяют это). Аналитический учёт наиболее трудоёмок, его данные используются не только учётными работниками, но и всеми управленцами.

2. Нужно составить локальные классификаторы массивов постоянной (справочной) информации (подразделений, сотрудников, товарно-материальных ценностей и т. д.). Выбор постоянной информации из справочника облегчает заполнение документов. Многие классификаторы (справочники) используются для ведения аналитического учёта, т. е. показатели в них представляют собой аналитические счета. Показатели нужно упорядочить, разбить на группы, присвоить коды, которые должны облегчить поиск, группировку информации. Системы классификации и кодирования информации рассмотрены в специальной литературе. Эта работа особенно необходима для тех массивов, количествопоказателей в которых исчисляется сотнями и тысячами (материалы). Без правильной классификации и кодирования с массивами неудобно работать, что может привести к ошибкам (повторный ввод и нарушение аналитического учёта). Сделать это нужно до ввода классификаторов в ЭВМ, изменение группировки и кодов в дальнейшем будет затруднительным.

3. Проанализировать и усовершенствовать документооборот по каждому участку учёта, по каждому автоматизированному рабочему месту: формы первичных документов, показатели и реквизиты, содержащиеся в них, порядок и сроки их заполнения. По возможности предусмотреть использование унифицированных форм, так как они разработаны с учётом автоматизированной обработки и многие из них уже содержатся в бухгалтерских программах. Формы документов, которые в программе отсутствуют, придётся формировать и вводить дополнительно (большинство бухгалтерских программ это допускают). Желательно, чтобы ввод первичных документов в ЭВМ происходил одновременно с их составлением или получением, затем их можно распечатать. В компьютер необходимо вводить все реквизиты документов. Должен производиться однократный ввод информации, а если документы связаны информационно, то это должно быть отмечено бухгалтером.

4. Многие бухгалтерские корреспонденции однотипны, поэтому их ввод в компьютер следует автоматизировать, хотя стоит предусмотреть возможность вручную ввести, если понадобится, любую корреспонденцию. Но будет удобнее и правильнее, если б€ольшая часть бухгалтерских корреспонденций будет составляться автоматически на основе соответствующих первичных документов, что и предусматривают многие бухгалтерские программы. Необходимо рассмотреть, как будет происходить ввод всех корреспонденций.

5. Выходные документы (регистры и отчётные формы) формируются автоматически на основе введённой в ЭВМ информации. Бухгалтерские программы предлагают достаточно широкий набор выходных форм, при необходимости позволяют их изменить, ввести новые.

Провести, чтобы не перепроводить

Требуемые для небольшого предприятия классификаторы, документы, отчёты, как правило, уже имеются в хорошо отработанных бухгалтерских программах, и их настройка окажется минимальной. Но для наиболее эффективной автоматизации бухгалтерского учёта все перечисленные работы всё равно следует провести, так как в дальнейшем изменить что-либо может оказаться сложной задачей. Особенно важно продумать систему счетов.

Если объём бухгалтерских работ невелик, а предприятие не имеет достаточно финансовых ресурсов, то можно предусмотреть выполнение части работ вручную (ввод корреспонденций вручную, а не по документам, распределение накладных расходов, закрытие счетов и др.).

Для наибольшей эффективности внедряемой автоматизированной системы бухгалтерского учёта следует автоматизировать работу по всем его участкам. Главную книгу и оборотно-сальдовую ведомость нужно формировать автоматически. Заполнять баланс, приложения к нему, другие отчёты многие бухгалтеры нередко предпочитают вручную, даже если программа умеет это делать сама.

На этапе ввода автоматизированной системы в действие необходимо указать в программе реквизиты предприятия, некоторые параметры учётной политики, откорректировать план счетов, который, как правило, уже предлагается, заполнить классификаторы и ввести вступительный баланс (удобнее на 1-е число года или квартала). Ввод остатков по счетам нужно производить одной датой, по всем аналитическим счетам, тогда сальдо по синтетическим счетам будет получено автоматически. Обычно это довольно большой объём работ, и выполнить их нужно достаточно быстро. Вот почему к вводу вступительного баланса следует подготовиться, по возможности привлечь к этой рутинной работе не только бухгалтеров (которым, кроме прочего, приходится выполнять и свои повседневные обязанности), но и специальных помощников. При очень больших объёмах бухгалтерских работ ввод новой системы в действие возможно производить отдельно по участкам учёта, но только после выполнения всех предварительных работ, так как участки учёта взаимосвязаны между собой и представляют единую систему.