Материал предоставлен компанией RG-Soft
Расчет заработной платы на производственных предприятиях и в бюджетных учреждениях – многофакторный и, зачастую, достаточно сложный процесс. При этом, автоматизировать этот процесс, учитывая современный уровень программного обеспечения, можно и нужно. Автоматизация расчета заработной платы должна предусматривать возможные изменения в сфере оплаты труда и соответствовать действующим стандартам. Однако, это не всегда так. Количество ошибок и вопросов, касающихся расчета заработной платы, растет вместе с количеством персонала на предприятии. Многообразие надбавок, премий и доплат, с одной стороны, является стимулирующим фактором для работников и мотивирует их к трудовой активности, а, с другой стороны, является головной болью для многих бухгалтеров. Эта непростая бухгалтерская задача порождает множество вопросов. Каким образом учесть и быстро рассчитать всевозможные начисления сотрудникам? Как грамотно построить безошибочную систему начислений, чтобы был доволен и сотрудник и работодатель? И при этом надо не забывать и всегда отслеживать и учитывать изменения российского законодательства. Все это многообразие палитры задач, связанных с учетом начислений и расчетом заработной платы, верной дорогой приводит нас к мысли об автоматизации данного процесса.
Основываясь на опыте построения нами расчета заработной платы в Службе энергохозяйства ГУП «Мосгортранс», предлагаем рассмотреть в этой статье особенности многоуровневых, объемных и многоэтапных начислений, а также сложные случаи расчета с использованием программы «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8» (ред. 2.5).
В настоящее время на многих предприятиях оплата труда представляет собой оклад работников (основной вид начислений), а также премии, надбавки и доплаты. Бюджетные учреждения в наибольшей степени используют эту схему оплаты труда. А чем, интересно, надбавка отличается от доплаты? Путаница в этих понятиях зачастую приводит к негативным результатам, особенно, когда в законодательстве доплаты и некоторые надбавки являются обязательными к выплате. Надбавка представляет собой выплату стимулирующего характера, доплата – компенсационного. Надбавка выплачивается за заслуги, стаж, классность, а доплата – за работу в выходные, праздничные дни, ночное время, за совмещение должностей, за работу в тяжелых условиях труда. Исключениями являются надбавки за работу в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях и за вахтовый метод работы, которые по сути своей больше напоминают компенсационные выплаты. Естественно, эти стимулирующие и компенсационные выплаты рассчитываются в том числе и исходя из оклада.
Оклад
Основой зарплаты любого работника является оклад. Он может задаваться суммой индивидуально для каждого сотрудника или может быть реализован в виде тарифной ставки. Тарифная ставка и её размер могут назначаться для нескольких сотрудников.
Следовательно, при большом количестве сотрудников, удобнее использовать Тарифные разряды. При повышении окладов по организации, достаточно будет указать программе «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8» новую ставку для каждого тарифного разряда в справочнике «Тарифные разряды». А используя систему окладов, каждому работнику придется назначать новый оклад документом «Ввод сведений о плановых начислениях работникам организации». Удобно использовать Тарифные ставки? Опыт подсказывает, что да. А как реализовать это в системе?
Реализация в программе «1С:Зарплата и Управление персоналом 8»
Открыв План видов расчета «Основные начисления организаций» добавляем Оклад по дням или по часам
Формула: Тарифная ставка месячная / Норма времени за месяц в днях *Отработанное время в днях; Тарифная ставка месячная / Норма времени за месяц в часах * Отработанное время в часах
Если подразумеваем оклад, тогда отмечаем на закладке «Расчеты» пункт «Тарифная ставка задается в денежных единицах».
Оклады назначаются документами «Прием на работу в организацию» или «Ввод сведений о плановых начислениях работникам организации» вводом оклада (фиксированной суммы).
Если подразумеваем тариф, тогда на закладке «Расчеты» отмечаем «Требуется ввод тарифного разряда». Тарифные ставки заносятся в справочник «Тарифные разряды». Там необходимо указать, с какого числа действует эта ставка и ее размер.
Тарифы назначаются документом «Прием на работу в организацию» или «Плановые начисления работников организации» подбором Тарифного разряда из справочника «Тарифные разряды».
Система премирования
В целях материальной заинтересованности работников в организациях разрабатываются системы премирования. Размер и условия премии устанавливают отдельными приказами. Премии могут быть различными. Здесь по усмотрению руководства организации можно стимулировать разных работников разными видами финансовых поощрений. Премии могут быть разовыми или плановыми, могут рассчитываться процентом или выплачиваться фиксированной суммой.
Реализация в программе «1С:Зарплата и Управление персоналом 8»
Разовые премии в программе задаются в Плане видов расчета «Дополнительные начисления организаций», а плановые в Плане видов расчета «Основные начисления организаций». Премии могут назначаться в виде суммы или процента.
Формула от суммы: Фиксированная сумма.
Формула от процента: Процент * Расчетная база.
Расчетная база задается на закладке «Прочее» в разделе «Базовые начисления» выбором требуемых начислений.
Разовые премии на форме элемента плана видов расчета «Дополнительные начисления организаций» на закладке «Использование» отмечены как премия. Вводятся же разовые премии документом «Премии работников организации». А плановые премии назначаются документом «Ввод сведений о плановых начислениях работникам организации». Для того, чтобы сотрудникам начать выплачивать плановые премиальные, необходимо в таблице «Плановые начисления» в колонке «Действие» выбрать пункт «Начать». Если премия назначается на определенный срок (квартал, полугодие, работа в зимнее время или в летнее время), то важно указать не только дату начала, но и дату окончания.
Премии, рассчитываемые процентом, могут назначаться от расчетной базы, как за текущий месяц, так и месяцем позже. На закладке «Прочее» можно указать, за какой период брать расчетную базу (за предыдущий месяц или за период действия начисления).
Премии, выплачиваемые за счет ФСС, назначаются документом «Начисление единовременных пособий за счет ФСС». В этом документе, введя вид пособия (при рождении ребенка, при постановке на учет в ранние сроки беременности, в связи со смертью, при усыновлении ребенка) и дату события, при нажатии кнопки «Рассчитать» автоматически выведется сумма пособия.
Надбавки
В организации могут устанавливаться надбавки для определенных категорий работников (стимулирующие - рабочим за мастерство, начальникам - за бригадирство, служащим - за коммерческую тайну, компенсирующие – за вредные/тяжелые условия труда)
Реализация в программе «1С:Зарплата и Управление персоналом 8»
Надбавки в системе задаются в Плане видов расчета «Основные начисления организаций»
Формула: Процент * Расчетная база.
В расчетную базу входят такие виды начислений как оклад по дням, оклад по часам. Назначается документом «Ввод сведений о плановых начислениях работникам организации», так же указывается процент.
Дополнительные нагрузки
На любом предприятии возможно выполнение работником дополнительных нагрузок. И эти дополнительные нагрузки могут рассчитываться как от оклада (оклада по тарифной ставке) работника, так и от оклада, назначенного согласно по штатному расписанию (минимальное или максимальное значение, определяемое приказом). Доплата за сверхурочную работу и ненормированный рабочий день обязательна (ст.149, 152, 119 ТК РФ).
Реализация в программе «1С:Зарплата и Управление персоналом 8»
Этот вид доплат так же реализуется в Плане видов расчета «Основные начисления организаций»
При расчете доплаты за дополнительные нагрузки от оклада работника используется следующая формула:
Процент * Расчетная база.
Расчетная база задается на закладке «Прочее» в разделе «Базовые начисления». В данном случае это оклад/оклад по тарифной ставке. Процент назначается документом «Ввод сведений о плановых начислениях организаций».
В свою очередь расчет выплат от оклада по ставке согласно штатному расписанию ведется по формуле:
Процент * Оклад по штатному расписанию * количество отработанных дней / норма дней.
Ставка и процент, которые определяются Приказом, назначаются документом «Ввод сведений о плановых начислениях организаций». Количество отработанных дней определяются согласно табелю.
Совмещение профессий
Зачастую предприятие сталкивается с нехваткой квалифицированных кадров или с временным отсутствием сотрудника. И нередко случается, что одному работнику предприятия приходится работать за двоих. И, само собой, работает он за второго не бесплатно. Доплаты за совмещение профессий из-за отсутствующего сотрудника или в случаях некомплекта оговариваются статьями 149 и 151 ТК РФ.
Реализация в программе «1С:Зарплата и Управление персоналом 8»
Доплаты за совмещение профессий системе, так же как и обычные, задаются в Плане видов расчета «Основные начисления организаций».
Если совмещение может происходить довольно продолжительное время (в ближайшее время не планируется занимать эту должность), тогда это начисление рассчитывается по формуле:
Фиксированная сумма (Оклад совмещаемой должности) * Процент * количество отработанных дней/ норма дней
Процент назначается документом «Ввод сведений о плановых начислениях работникам организации». Количество отработанных дней определяются опять же согласно табелю.
Если же совмещение имеет кратковременный характер, т.е. неполный месяц (например, работа за заболевшего сотрудника или сотрудника, ушедшего в отпуск), используется формула:
Оклад совмещаемой должности * Процент *кол-во дней отсутствия работника согласно табелю / Норма времени в днях .
Процент и оклад совмещаемой должности, количество дней отсутствия работника назначаются документом «Ввод сведений о плановых начислениях работникам организации».
Временное заместительство
Еще один пример - временное заместительство. То есть исполнение обязанностей за временно отсутствующего сотрудника (обычно вышестоящего), вызванное производственной необходимостью. Возлагается обычно приказом.
Реализация в программе «1С:Зарплата и Управление персоналом 8»
Выплата за временное заместительство отражается в Плане видов расчета «Основные начисления организаций».
Формула: (Оклад замещаемого – оклад заместителя) * кол-во дней отсутствия замещаемого согласно табелю/ Норма времени в днях.
Назначается документом «Ввод сведений о плановых начислениях работникам организации», где указываются оклад замещаемого, оклад заместителя, количество дней отсутствия замещаемого согласно табелю.
Надбавка за классность
Надбавка за классность (например, после прохождения курсов повышения квалификации) может назначаться в виде надбавки в размере ставки за отработанный день. Очень распространена надбавка за классность водителям. Эта надбавка устанавливается локальными актами организации, трудовым и (или) коллективным договором; в бюджетных организациях устанавливается Правительством РФ, органами государственной власти соответствующего субъекта РФ, органами местного самоуправления (ст. 144 ТК РФ).
Реализация в программе «1С:Зарплата и Управление персоналом 8»
В Плане видов расчета «Основные начисления организаций» используется следующая формула:
Фиксированная сумма * отработанные дни в месяце.
Фиксированная сумма задается как тарифный разряд в справочнике Тарифные разряды, отработанные дни - согласно табелю. Рассмотрим другой случай. Например, надбавка за классность водителям составляет:
За 2 класс – 10 %
За 1 класс – 21 %
Предположим, что работник имеет квалификацию второго класса, а его тарифная ставка составляет 20 000 рублей. Допустим, отработал он не все положенные 184 часа в месяц, а 160, а остальные 24 по не зависящим от него причинам (например, поломка) участвовал в других работах на предприятии. Тогда его надбавка составит 1739 рублей (20000 (тарифная ставка) * 160(выработка в часах)*10%(процент надбавки за классность) )/184(норма часов в месяц)). Таким образом, в случае, когда надбавка выражена в процентах, используется следующая формула:
Оклад/Норма часов*Отработанные часы в месяце*Процент
Процент и оклад назначаются документом «Ввод сведений о плановых начислениях работникам организации». Количество отработанных часов (можно использовать и дни) определяются согласно табелю.
Порядок имеет значение
При расчете заработной платы имеет смысл придерживаться определенной хронологии создания начислений. Так как многие виды начислений основываются на других, то нужно, чтобы ведомым начислениям при их вводе можно было назначить ведущие, которые уже должны существовать. Опыт подсказывает следующий порядок создания начислений:
- Ввод сведений о плановых начислениях,
- Ввод сведений о разовых начислениях,
- Премии работников организации,
- Начисление отпуска работникам организации,
- Оплата по больничному листу,
- Ввод табелей учета рабочего времени/ Отсутствие по невыясненной причине,
После ввода всех вышеперечисленных документов в программу «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8» (ред. 2.5) можно документом «Начисление зарплаты работникам организации» правильно и быстро рассчитать все начисления за месяц, а также корректно рассчитать причитающийся НДФЛ с учетом всех вычетов (личный и чернобыльцам, на детей, по инвалидности, имущественных). А далее быстро и точно рассчитать ЕСН и сформировать затраты на оплату труда.
В данной статье мы постарались дать простое и понятное описание примеров расчета заработной платы при помощи программы «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8». Опыт установки и настройки этой программы, а также обучения бухгалтеров в различных организациях позволил систематизировать и обобщить наши практические знания. Безусловно, количество вариантов и сложных случаев расчета заработной платы в области финансовой мотивации сотрудников, с которыми приходится сталкиваться бухгалтерам в их повседневной практике, значительно больше. Очень хочется надеяться, что материал этой статьи будет полезен бухгалтерам, работающим на участке расчета заработной платы, позволит упростить и облегчить им процедуру сложных начислений по оплате труда, а также уменьшить количество ошибок при расчетах.
Комментарии
3to Мартин,
Ага. "сырая программа" - это как раз термин, позволяющий безошибочно определить уровень пользователя. Абак купите. Дешево и безотказно.
Вы хотите один раз за коробку заплатить, а дальше бесплатно получать сопровождение программы. И все это в условиях каждодневных модификаций законодательства.
У жизни в России вообще много особенностей. И мало альтернатив.