Концепция «Нано-проект»: внедрение информационных систем

Источник: ГК «Эффективные решения»

Причины, побудившие разработать эту концепцию, лежат на поверхности: многие компании-заказчики систем автоматизации (далее заказчики), при подписании контракта на формирование технического задания (ТЗ) очень смутно представляют себе, какой результат они хотят получить. Именно поэтому подготовленное ТЗ в 90% случаев не соответствует своему назначению, то есть не описывает конечный продукт, а если и описывает, то, как ни странно, совсем не тот, который требуется заказчику. Затем, в ходе проекта, ТЗ пересматривают и корректируют «на лету» - без такой корректировки результирующий продукт окажется просто непригодным для заказчика.

Почему заказчик и исполнитель не могут сразу написать правильное ТЗ? Ответ очень простой. Как бы тщательно исполнитель ни анализировал бизнес заказчика, он все равно не сможет разобраться в нем на все 100%. Кроме того, бизнес заказчика постоянно реструктуризируется и меняется, что вполне естественно. Наконец, заказчик не знает в совершенстве тот инструмент, который планирует внедрить. Получается, что горизонт планирования в начале проекта намного больше, чем могут увидеть или угадать заказчик с исполнителем.

То, что заказчик не до конца понимает, как в конечном итоге должна выглядеть проектируемая система, совершенно закономерно. Однако подрядчик из-за этого вынужден «перестраховываться», то есть увеличивать бюджет проекта, закладывая в него свои риски. А там как фортуна улыбнется: сработают риски — поможет денежная подушка, не сработают — останется дополнительная прибыль. А бывает, что и подушка не спасает: что-то не учли — и она оказалась слишком маленькой. Тогда исполнителю приходится либо согласовывать новую стоимость работ, либо мириться с пониженной маржинальностью, либо выходить из проекта.

Нано-проект – это способ рационального и последовательного внедрения автоматизированных информационных систем, ориентированный на решение бизнес-задач заказчика.
Методика строиться на трех базовых принципах.
Принцип первый: «Каждый этап приносит результат заказчику».
Проект разделяется на несколько небольших участков работы. Разделение происходит в рамках общей «большой» концепции системы.
Суть в том, что каждый из полученных участков проекта должен приносить видимый результат компании-заказчику. Средняя длительность этапа не должна превышать 1-2 месяцев. Что очень важно, заказчик может в любой момент приостановить (или совсем остановить) работы по проекту и пользоваться уже достигнутыми результатами.

Принцип второй: «Низкие затраты на проектное управление»
Чтобы предельно снизить стоимость работ, используется минимальный состав проектной группы с гибким распределением обязанностей между ее членами. Малочисленность команды и «понятность» результатов для каждой из сторон позволяет существенно уменьшить затраты на внутрипроектную документацию.
Состав команды Нано-проекта выглядит так:

• внедренец – бизнес-аналитик/помощник руководителя проекта;
• специалист – программист/системный аналитик;
• хотлайнер – оператор ввода данных/сотрудник, отвечающий на вопросы пользователей по телефону;

• руководитель проекта.

Важно отметить, что большинство сотрудников исполнителя должны находиться в офисе заказчика и по возможности участвовать в совещаниях, как связанных, так и не связанных с проектом. Это позволяет лучше понять задачи бизнеса, в том числе краткосрочные, и сформировать план на следующий этап Нано-проекта.

Принцип третий: «Запускает систему исполнитель»

Какие задачи можно решить при помощи методики «Нано-проект»? Вот несколько наиболее распространенных.  

• Внедрить контроль затрат как по факту оплаты, так и по факту начисления.
• Внедрить контроль эффективности работы персонала.
• Внедрить контроль дебиторской и кредиторской задолженности.
• Внедрить краткосрочное бюджетирование и финансовое планирование

Чтобы лучше понять разницу между традиционными и нано-проектными способами внедрения, изучите приведенную ниже таблицу.   
Сравнительная таблица проектного и нано-проектного подходов