Как правильно провести автоматизацию учета на предприятии на платформе 1С:Предприятие 8

Солнечный день, за окном в зелени утопают деревья, поют птицы. В помещении тихо работает сплит-система, создающая уютную рабочую обстановку. За рабочим столом на компьютере сотрудник, используя имеющиеся программы, готовит материалы по заданию шефа. Никаких лишних движений и бумаг. Все четко и в строгом соответствии с принятым регламентом работы. После подготовки соответствующих материалов посредством внутренней электронной почты они передаются на утверждение в соседний отдел… Именно так в идеале должны работать сотрудники организации после завершения проекта автоматизации учета организации. Как известно, идеальных учетных систем не бывает, но как максимально приблизится к этому состоянию? На этот вопрос дается ответ в приведенном ниже материале.

На первом этапе необходимо определиться с основной целью: с видами учета, подлежащим автоматизации.  От решения данного вопроса в значительной степени зависит в дальнейшем выбор программного продукта. По опыту последних лет, организации, как правило, ставят цель либо автоматизации регламентированного учета (бухгалтерского и налогового), либо управленческого учета (оперативного и финансового), либо одновременно и регламентированного и управленческого.

Определившись с целью, на втором этапе необходимо выбрать партнера, участвующего в выполнении проекта автоматизации. Конечно, организация может выбрать вариант автоматизации силами собственного отдела ИТ, но такой путь, как показывает практика, чреват увеличением сроков и качества выполнения проекта. Где же искать партнеров? Раз речь идет об автоматизации проекта на платформе 1С, то очевидным является поиск партнера на сайте 1С в соответствующем разделе фирм – франчайзи 1С.

Рекомендуется ознакомиться со списком фирм-франчайзи 1С как в городе, где находится сама организация, так и в близлежащих городах. Дело в том, что на сегодняшний день большинство организаций могут использовать технологию удаленного доступа через Интернет, что  значительно смягчает требования по географической удаленности партнера от места реализации проекта автоматизации. На что необходимо обратить внимание при выборе партнера?

Ну, во-первых, на опыт работы по аналогичным проектам. Эта информация есть как на сайте 1С, так и на сайте фирм-франчайзи 1С (кстати, наличие собственного сайта, актуальность и полезность информации на сайте также является признаком профессиональной работы фирмы–франчайзи 1С). Во-вторых, там же можно найти информацию о количестве аттестованных специалистов, свидетельствующей об уровне подготовки специалистов фирмы-франчайзи 1С и возможностями по ресурсам, привлекаемым для реализации проекта. Полезно поискать отзывы заказчиков на предыдущих проектах фирмы-франчайзи 1С. На завершающем этапе рекомендуется определиться со списком возможных партнеров на проекте и организовать серию индивидуальных встреч, которые окончательно позволят осуществить выбор будущего партнера. Помимо знакомства, на данных встречах целесообразно предварительно обсудить варианты возможного сотрудничества, выслушать рекомендации по выбору программного продукта, предварительно определиться в самом общем виде со сроками, результатами, финансовыми и трудовыми ресурсами проекта.

Предлагаемые к использованию программные продукты на платформе 1С:Предприятие 8 должны подвергнуться тщательному анализу на предмет соответствия имеющейся функциональности типовых конфигураций предъявляемым требованиям в соответствии с целями проекта. Мысль простая: индивидуальное программирование стоит дорого. Почему стоимость 1С:Бухгалтерия 8 составляет всего 10 800 рублей? Это тиражный продукт и его продают тысячами и десятками тысяч по всей стране. Цена одной коробки умноженная на количество проданных коробок – вот истинная цена данного программного продукта. Следовательно, чем полнее функционал типовой конфигурации будет приближен к требованиям, соответствующим целям проекта, тем меньше потребуется доработки типовой конфигурации и, следовательно, тем меньше будет стоимость всего проекта. Кроме того, механизмы типовых конфигураций как бы тестирует вся страна, ошибки быстро проявляются и централизованно исправляются разработчиком. При индивидуальной доработке типовых конфигураций тестерами ошибок разработчиков выступают уже сами сотрудники организации, которая реализует проект автоматизации.

Отсюда максимальное использование возможностей типовых конфигураций представляется предпочтительным. Если необходимость использования конкретного программного продукта на начальном этапе неочевидна, то есть смысл провести предпроектное обследование. В настоящее время имеется большое количество отраслевых и специализированных решений на платформе 1С:Предприятие 8. На первоначальном этапе целесообразно проанализировать возможности этих программных продуктов. Если этого не предлагает фирма-франчайзи 1С, это дает повод задуматься о правильности используемой ею методологии ведения проектов автоматизации. На предпроектное обследование рекомендуется привлекать уже ту фирму-франчайзи 1С, которой отдано предпочтение как партнера по проекту автоматизации учета в организации. Результатом предпроектного обследования должен быть отчет с предлагаемыми вариантами используемых программных продуктов, примерных сроков, стоимости, объема работ и результатов проекта по каждому предлагаемому варианту.

После выбора партнера из числа фирм-франчайзи 1С и определения используемого программного продукта целесообразно провести моделирование учета в выбранной типовой конфигурации. Основная идея этого этапа заключается в том, чтобы разыграть как бы несколько часов работы предприятия в пустой типовой конфигурации, отразив все возможные операции, предполагаемые использовать в учете (дешевле делать сразу правильно, чем потом переделывать). Данная процедура позволит «вживую» увидеть возможности типовой конфигурации, определить объем недостающего функционала и определиться с необходимостью его доработки. Результатом этого этапа, помимо разработанной методологии учета (модели учета), возможно, будет разработка технического задания на доработку типовой конфигурации. Предложение  партнера по проекту начать сразу с разработки технического задания без предварительного моделирования должно настораживать: либо у партнера нет уверенности в полноте знания функционала типовой конфигурации, либо уверенности в глубоком понимании предметной области. Задача этапа моделирования – максимально снизить объем доработки типовой конфигурации либо за счет использования типовых механизмов, либо за счет изменения методологии ведения учета.

После этапа моделирования можно переходить к обучению пользователей. Дело в том, что на практике пользователь должен уметь не вообще работать с программным продуктом, а четко представлять перечень операций с учетом разработанной методологии учета, которые он должен будет выполнять в рамках общей системы. Если возникает необходимость, на данном этапе параллельно могут разрабатываться схема документооборота, инструкции на рабочие места, проводиться доработки типовой конфигурации.

На дату начала ведения учета необходимо ввести начальные остатки. Ввод начальных остатков может либо производиться пользователями вручную (самый трудоемкий, но и самый надежный способ), либо переноситься автоматически из предыдущих систем ведения учета (следует помнить, что в этом случае необходимо запрограммировать процедуры переноса, перенести начальные остатки, проверить их и, в случае необходимости, исправить). Решающим при выборе способа ввода начальных остатков является соотношение сроков, стоимости и результата по каждому из вариантов. Так, если необходимо перенести 50 элементов справочника, то быстрее и надежнее это будет сделать вручную, а если элементов несколько тысяч, то, наверное, надо приложить все усилия, чтобы попробовать хотя бы часть информации перенести автоматически.
Ввод начальных остатков – всегда компромиссное решение. Если партнер по внедрению проекта не пытается определить рациональный вариант, это должно также настораживать.

Типовая конфигурация доработана в соответствии с техническим заданием, остатки введены, пользователи обучены, методология и регламент учета определен, в базе начинают накапливаться данные. К сожалению, как показывает практика, предстоит отработать еще один заключительный этап. По мере ввода документов в информационной базе начинают накапливаться ошибки данных (как правило – человеческий фактор). Обучение пользователей методике поиска и исправления ошибок и является еще одним необходимым условием работы партнера по внедрению проекта. Необходимость в этом возникает не сразу, а только по мере накопления данных, но предполагает знание пользователями как предметной области (регламентированного и управленческого учета), так и возможностей программного продукта в требуемом объеме. На данном этапе партнер по внедрению проекта должен помочь поставить завершающую точку, позволяющую получить достоверные и своевременные отчетные данные.

На пороге середина мая. Самое время задуматься о проектах автоматизации, если предполагается начать работу с 1 января 2010 года. Представляется, что основные идеи, изложенные в данной статье, помогут правильно подойти к реализации проекта по автоматизации учета в организации с использованием программ на платформе 1С:Предприятие 8.