Казначейство, как подразделение, поддающееся автоматизации

Источник: "РГ-Софт"

Ключевое подразделение предприятия

Это позволяет использовать ресурсы компании рационально, заблаговременно планировать доходы и расходы, предупреждать всевозможные критические ситуации. Поэтому столь важные обязанности на крупных предприятиях выполняет целый отдел и выполняет, используя определенное программное обеспечение. Как вариант автоматизации казначейской деятельности российские предприятия используют электронные базы данных MS Access или таблицы MS Excel, связанные с программами «банк – клиент» и системами бухгалтерского учета.

Ошибки в файлах, недостаточная защищенность, двойной ввод информации, сложность одновременного использования файлов, частая потеря информации, недостаточный для задач казначейства функционал и затраты времени и денег на интеграцию сопровождают эти программные продукты всегда.

Другими причинами отказа от этих способов может быть увеличение казначейских операций, количество которых будет все сложнее отразить в вышеуказанных программах, а так же повышение детализации отчетности. Проще говоря, в долгосрочной перспективе у развивающегося предприятия такая система автоматизации казначейства свои задачи корректно выполнять не будет. Но также казначейство может использовать в качестве программного обеспечения специализированно разработанную для этого программу.

Множество зарубежных инструментов автоматизации казначейской деятельности (Treasury SAP R/3, CF/Cash and Treasury Master и другие) отличаются неприспособленностью к российскому рынку, проблемами, связанными с интеграцией и само собой высокой ценой лицензии. Есть ли альтернатива?

1. «1с: Предприятие» как лекарство от проблем интеграции

            Действительно, в последнее время все больше предприятий различных форм собственности выбирают в качестве своей автоматизированной системы управления предприятием (далее АСУП) «1с: Предприятие». А спектр разработанных решений на платформе 1с для различных типов хозяйственности деятельности постоянно растет. Используете ли вы 1с? Если да, то тогда можно вас поздравить – ваше предприятие одно из более чем миллиона предприятий, выбравших этот продукт. При всех достоинствах этого решения не существует типовой конфигурации «1с: Предприятие: Казначейство», а во всех типовых конфигурациях («Бухгалтерия», «Управление Торговлей», «Управление Производственным Предприятием») отсутствует выделенный блок для казначейства, хотя некоторые функции автоматизированы в рамках этих систем.

А имело бы смысл наличие отдельной подсистемы или конфигурации. Хотя бы для того, чтобы избежать проблем интеграции с другими программами и для того, чтобы собрать воедино функции стандартных конфигураций в блок казначейства, дополнив его. Но прежде чем рассмотреть место казначейства в программе, необходимо понять, как в большинстве случаев выглядит АСУП предприятия.

Общая концепция АСУП

Автоматизация деятельности казначейства предприятия имеет смысл при достаточно высоком уровне автоматизации остальных процессов предприятия, особенно соприкасающихся с казначейством. Поэтому не имеет смысла автоматизировать казначейство, не внедрив или не закончив внедрение самой АСУП. Основными целями внедрения АСУП являются создание единого информационного пространства и автоматизация, оптимизация процессов учета. АСУП условно разбивается на два блока:

1. КУБД – консолидированная управленческая база данных, включающая в себя информацию по всем юридическим лицам и весь необходимый набор аналитик
2. Бухгалтерские базы данных – независимые базы, предназначенные для ведения бухгалтерского и налогового учета отдельно по каждому юридическому лицу

Информация поступает в АСУП следующим образом:

1. Часть информации вносится через КУБД, что обеспечивает необходимый набор аналитических признаков.
2. Часть информации вносится через бухгалтерию, а затем поступает в КУБД, где происходит дальнейшее расширение аналитики

Соответственно ежедневно осуществляется синхронизация данных между бухгалтерскими базами и КУБД (по запросу обмен может выполняться в режиме on-line), чтобы эти 2 части системы не существовали порознь.

Рисунок 1. Схема взаимодействия управленческой базы данных (УБД) с бухгалтерскими базами.

Ожидаемый эффект

Допустим, на предприятии работает информационная система, в которой отражаются различные бизнес-процессы организации. Имеет смысл дополнять систему целым блоком или использовать отдельную программу? Если казначейство выделено как элемент организационной структуры, то имеет смысл и использовать для этого подразделения собственную программу, связанную с основной информационной системой. А если такого подразделения нет или функции казначейства при небольших объемах операций выполняет один человек, то имеет смысл встроить подсистему в основную информационную систему. 

Резонный вопрос -  а что получит предприятие от автоматизаций функций казначейства? Каков ожидаемый эффект от внедрения АСУП в казначействе? Само собой, основная цель - оптимизировать процессы

1. Внесения заявок
2. Ввода платежных поручений
3. Отражения фактических данных в разрезе бюджетного классификатора

Так же предприятие получит оперативность внесения и обработки платежных документов, например, прямым эффектом от внедрения будет снижение зависимости от проведения документов по бухгалтерскому учету. И плюс ко всему исключение дублирования операций, сокращение ручного труда. Это самые простые преимущества, полученные от автоматизации казначейства, остальные же определяются набором функций казначейства, подлежащих реализации.

Финансовое управление на экране монитора

Реализовав наиболее распространенные функции казначейства, совместив их со стандартными механизмами типовых конфигураций «1с: Предприятие», компанией “RG-Soft” было разработано решение для автоматизации казначейства предприятий, отвечающее современным требованиям бизнеса.

Основные операции и документы этой подсистемы:
- Регистрация платежных заявок
- Утверждение сумм к оплате
- Формирование платежных документов
- Интеграция программы «Клиент-банк» и 1С
- Регистрация фактических платежей
- Формирование отчетов (Выписка банка, Бюджет Юр. Лица, Сводный реестр платежей)

Функции казначейства собраны в единый блок, предназначены для отдельного подразделения или человека, имеют собственный интерфейс:

Рисунок 2. Интерфейс сотрудника казначейства
 

Рисунок 3. Схема документооборота блока управления казначейством
Следует отметить, что все решения автоматизации казначейства направлены на реализацию различных функций казначейства и на различный уровень операций. Некоторые охватывают операции рядовых пользователей системы, в других реализованы управленческие задачи. На российском рынке отсутствуют решения, охватывающие весь спектр функции казначейства. Выбор подлежащих автоматизации процессов за клиентом, а уж в эффективности автоматизации этого ключевого подразделения сомневаться не приходится.