Материал предоставлен компанией "RG-Soft"
Многие бухгалтеры и сотрудники финансовых подразделений сталкиваются с тем, что стандартные отчеты типовых конфигураций «1С: Предприятия 8» не всегда удовлетворяют их потребности в аналитической информации.
Стандартные отчеты не позволяют соединить в одном отчете информацию сразу из нескольких разделов учета, тогда как данные, необходимые для анализа деятельности компании, обычно имеют разнородный характер.
Наконец, пользователи хотят не только видеть информацию о продажах, покупках или движениях денежных средств, которая показывает деятельность компании, но и оценивать успешность ведения бизнеса: рассчитывать различные финансовые коэффициенты, сравнивать реальные показатели с нормативными значениями и пр.
Программный продукт «Финансовый расчет», разработанный компанией «РГ-Софт», призван помочь пользователям систем «1С: Предприятие 8» в создании произвольных отчетов в пользовательском режиме.
Функциональные особенности
Функциональность «Финансового расчета» позволяет
- получать в отчете данные из любых источников накопления информации в системах «1С: Предприятие». Источниками данных для «Финансового расчета» могут быть любые регистры бухгалтерии, регистры накопления и периодические регистры сведений, присутствующие в системе «1С: Предприятие». «Финансовый расчет» может быть использован в типовых конфигурациях фирмы 1С: Бухгалтерии, Управлении Торговлей, УПП.
- выводить в отчет произвольные показатели, рассчитанные на основании данных «1С: Предприятия». Пользователь «Финансового расчета» может самостоятельно настраивать формулы расчета показателей, используя при этом арифметические операции (а в будущем и более сложные), функции минимума и максимума, числовые коэффициенты.
- настраивать перечень строк, которые будут представлены в отчете, и выводить их в желаемом порядке. Сходные по своему содержанию строки создаваемых отчетов могут быть объединены в группы, которые представляются в отчете в виде группировок.
- получать данные не только за период отчета в целом, но и в разрезе произвольных интервалов. В настоящее время «Финансовый расчет» поддерживает разбиение периода отчета на дни, недели, месяцы, кварталы и годы.
- анализировать абсолютные и относительные (в процентах) изменения показателей отчета по интервалам развертки. В «Финансовом расчете» можно вывести отклонения значения текущего интервала от значения предыдущего интервала и от значения первого интервала периода отчета.
- сохранять для дальнейшего использования не только структуру, но и наполнение отчета. Структура отчета (его шаблон) хранится в справочнике «Строки финансового расчета». Построенный отчет со всеми рассчитанными показателями можно сохранить, а потом снова использовать самому, либо передать коллегам. Это крайне полезно, если отчет имеет сложную структуру и строится продолжительное время.
Пример создания отчета
Предположим, что компания «Главторгсбыт» была основана в апреле 2006 года и с момента основания активно развивается, прибыль компании растет, увеличивается штат сотрудников. В конце 2007 года финансовый директор оценивает эффективность бизнеса компании, и в частности хочет получить данные о прибыли в расчете на одного сотрудника.
Для предоставления ему такой информации, в первую очередь, создадим новый шаблон отчета: заведем новый элемент справочника «Финансовые расчеты» и назовем его «Прибыль на одного сотрудника».
Следующий шаг – создание источников получения информации. Для этого в «Финансовом расчете» предназначен справочник «Источники данных для расчетов».
Прибыль на одного сотрудника может быть рассчитана как
([Выручка за период]- [Затраты за период])/[Количество сотрудников]
Для того чтобы посчитать этот финансовый показатель нам необходимо знать выручку и затраты компании, а также среднюю численность сотрудников. С первыми двумя параметрами проблем нет – они могут быть получены из «1С: Предприятия» (из регистров управленческого учета), а вот данных о численности сотрудников в базе компании нет.
Специально для таких случаев, когда данные для проведения расчетов не могут быть получены из системы, в «Финансовом расчете» предусмотрен регистр сведений, в который записывается отсутствующая, но необходимая информация. Данные о численности сотрудников нам предоставит HR-отдел, и мы сохраним их в системе.
Для всех параметров, участвующих в расчете прибыли на одного сотрудника (выручка, затраты и численность сотрудников), создадим элементы справочника «Источники данных для расчетов».
Отметим, что бизнес компании «Главторгсбыт» имеет особенность, которая состоит в том, что продажи текущего месяца определяются затратами прошлого месяца. Поэтому, для того чтобы корректно рассчитать прибыль, необходимо учитывать смещение во времени. «Финансовый расчет» предусматривает случаи такого рода: в источнике данных «Затраты за период» необходимо указать смещение на один месяц назад.
На третьем шаге заполним структуру нового отчета. Нам понадобятся следующие строки:
- Прибыль в расчете на одного сотрудника
- Выручка за текущий период
- Затраты за прошлый период
- Численность сотрудников компании
Для каждой из необходимых нам строк создадим элемент справочника «Строки финансового отчета» и укажем в нем правило расчета строки (показатель источника данных или формулу расчета на основании других строк).
В нашем случае для строк 2-4 необходимо указать показатели соответствующих источников данных (созданных на предыдущем шаге), а для строки 1 формулу расчета: [Строка 2]-[Строка 3]/[Строка 4]. В отчете финансовый директор хочет видеть только интересующее его значение прибыли на одного сотрудника, подноготная расчета ему неинтересна, поэтому для всех строк, кроме первой, снимем галку «Выводить в отчет».
Теперь отчет готов к использованию. Финансовый директор открывает форму «Финансовый расчет», указывает период, за который он хочет получить информацию о прибыли (например, май 2006 года – декабрь 2007 года), желаемую временную детализацию (например, по кварталам), нажимает на кнопку «Сформировать» и получает интересующие его значения прибыли на одного сотрудника.
Из отчета видно, что, начиная со 2-го квартала 2007 года, прибыль компании в расчете на одного сотрудника постоянно снижается. Эта информация наверняка заинтересует директора по персоналу. Для того чтобы он смог ее увидеть, сохраним построенный нами отчет, нажав на кнопку «Сохранить», расположенную на верхней командной панели формы отчета. Директор по персоналу увидит сохраненный нами отчет, нажав в форме «Финансовый расчет» на кнопку «Восстановить» и выбрав нужный отчет из списка.
Описанный выше пример наглядно демонстрирует основные достоинства «Финансового расчета», к которым можно отнести следующее:
- возможность сбора информации из различных источников;
- возможность произвольной компоновки информации, выводимой в отчет;
- возможность представления выводимой в отчет информации в удобном для пользователя виде.
Отметим также, что отчеты, создаваемые с помощью «Финансового расчета», ориентированы на получение агрегированной, а не детальной информации. Например, не получится создать отчет, показывающий рентабельность продаж в разрезе контрагентов: для каждого из них придется создавать группу строк расчета рентабельности, задавать источники получения информации – уже при нескольких десятках контрагентов это очень трудоемкая задача.
Получение детальной информации в отчетах, созданных с помощью «Финансового расчета», возможно через механизм расшифровки. При этом значения строк, получаемых из источников, расшифровываются с помощью типовых отчетов «1С: Предприятия», а для строк, рассчитываемых по формулам, предусмотрена специальная форма, где можно увидеть формулу расчета и значения параметров, участвующих в расчете.
Развитие программного продукта
В настоящее время специалисты компании «РГ-Софт» продолжают работу над развитием функциональности «Финансового расчета». В наших ближайших планах
- настройка шаблонов типовых отчетов (управленческий баланс, отчет по основным финансовым коэффициентам и др.);
- создание Помощника настройки структуры отчетов;
- автоматизация заполнения регистра хранимых показателей из внешних источников (MS Excel, текстовые и xml-файлы);
- дальнейшее повышение производительности расчетов
- представление данных отчета в виде диаграмм
Начать дискуссию