Внедрение — на ошибках учимся...

«Умные учатся на чужих ошибках» - на мой взгляд, это философская тема. Некоторые говорят, что пока своих шишек не набьешь, ничего не поймешь, а некоторые все-таки стараются извлечь что-то полезное из чужого опыта. Я надеюсь, что эта статья поможет избежать многих ошибок компаниям, собирающимся внедрять программные продукты «1С». 

Процесс внедрения, на первый взгляд, выглядит очень просто – «купили – установили». Но на самом деле, это определенная последовательность шагов, каждый из которых очень важен. И не потому, что это чья-то прихоть, а потому, что эти шаги стали результатом чужого опыта, это предостережение от совершения своих ошибок, это универсальная схема, которая может применяться любой организацией. Итак, какие же это шаги?

Шаг 1. Выбор программного продукта.  В-первую очередь после принятия решения об автоматизации учета, необходимо проконсультироваться со специалистами и выбрать подходящий программный продукт. Выбор продукта будет зависеть от целей автоматизации, специфики отрасли, размеров организации и других важных факторов. Казалось бы, что сложного – выбрать программу? Оказывается, многих последующих ошибок и неудобств можно избежать, если на первом этапе правильно выбрать программный продукт.

Шаг 2. Моделирование. Если пропустить этот этап, то можно сэкономить немного денег … Сначала … Но потратить огромную уйму впоследствии … Я считаю, что это самый важный шаг, потому что от правильного моделирования будет зависеть вся дальнейшая работа по исправлению ошибок. Модель – это информационная база, в которой смоделирован 1 месяц работы конкретной организации, автоматизирующей учет. Модель создается индивидуально для каждого клиента. Созданию модели предшествует анализ специфики деятельности организации, требований к автоматизации учета и возможностей программного продукта. На примере модели пользователю объясняется смысл и назначение тех или иных справочников, документов и отчетов.  Модель – это пример, из которого можно понять принцип работы программного продукта.

Модель – это подсказка для пользователя. Кроме того, что модель будет являться основой для дальнейшей работы пользователей программного продукта, она так же выявляет необходимость доработки типовой конфигурации.

Если перед пользователем стоят задачи, которые невозможно или неудобно реализовать в типовой конфигурации модели, совместно со специалистами сопровождающей фирмы, пользователем составляется техническое задание на доработку программного продукта. Но в первую очередь, конечно же, анализируется возможность реализации поставленных задач в типовой конфигурации. К сожалению, часто приходилось встречаться с такой ситуацией, когда обнаруживается, что сторонняя организация дописала типовую конфигурацию, не разобравшись в ее возможностях и требованиях пользователя.

Добавили свои объекты, хотя на самом деле можно было обойтись типовыми механизмами, и, соответственно, сэкономить время и деньги. Именно поэтому модели нужно уделить особое внимание. Если индивидуальные доработки не нужны и никакие «хотелки» реализовывать не надо, можем сразу переходить к шагу № 5.

Шаг 3. Доработка конфигурации. Как было замечено выше, этот шаг не является обязательным. Но если необходимость доработки существует, план действий будет следующим:
Составляется и утверждается техническое задание на доработку типовой конфигурации. Вообще, техническое задание представляет собой документ, написанный «языком программистов», т.е. содержащий в себе термины, непонятные обычному пользователю. Поэтому, необходимо также составить функционально-техническую спецификацию (описание требований к конфигурации).

Это документ, написанный совместно пользователем и специалистом предметной области, понятный обычному человеку, но на основании которого можно поставить конкретное задание программисту. Т.е. необходимо подробно описать, какие функции должен нести тот или иной механизм. Например, какую информацию должен содержать документ, какие реквизиты в нем будут указываться, какие проводки или движения по регистрам он должен отражать при проведении.

Шаг 4. Тестирование. Этот шаг предполагает проверку доработанной конфигурации на конкретных данных. Пользователи должны уделить этому этапу особое внимание, потому что только пользователь может знать и предполагать все возможные ситуации и операции, которые должны отражаться доработанными механизмами. Желательно проводить тестирование в несколько этапов:

• Тестирование специалистами сопровождающей фирмы. Цель – проверка механизма работы и соответствия техническому заданию.
• Тестирование пользователями (сотрудниками заказчика). Цель – Отработка как стандартных, так и нестандартных операций, проверка логики работы механизма, выявление дополнительных пожеланий.

Шаг 5. Обучение. Этап, который так же, как и предыдущие, позволит в последствии сэкономить деньги. Конечно же, вся необходимая для начала работы информация содержится в книгах, издаваемых фирмой 1С. Но если до момента внедрения новой программы у пользователей не было опыта работы с программными продуктами 1С, очные занятия не помешают. Обучение может быть организовано в нескольких вариантах:

• Групповые лекционные занятия, которые прослушиваются всеми пользователями с последующим проведением практических занятий
• Индивидуальная работа с каждым пользователем на его рабочем месте и по его задачам
• Занятия в небольших группах пользователей, выполняющих одни и те же должностные обязанности.

В процессе обучения можно чередовать лекционные и практические занятия с контролем знаний. То есть можно организовать тестирование с целью проверки усвоения информации. В результате тестирования выявляются непонятные пользователю вопросы, к ним можно вернуться и пройти эти темы еще раз.

Шаг 6. Текущие консультации. Этап представляет собой не какое-то конкретное законченное действие, а процесс. Обычно во время работы у пользователей возникают некоторые вопросы: почему авансы не зачитываются, почему месяц не закрывается, почему ндс не сходится и так далее. Сопровождающая фирма всегда должна быть готова помочь. В зависимости от сложности вопроса, консультации могут оказываться как по телефону, так и с выездом к клиенту. А для клиентов, находящихся территориально далеко от сопровождающей фирмы, могут быть организованы консультации с использованием технологии «удаленный доступ».

Шаг 7. Закрытие месяца. Исправление ошибок. Для первого закрытия месяца можно пригласить к себе специалистов-консультантов сопровождающей фирмы. Но делать это нужно не для того, чтобы они сами все закрыли без вашего ведома, а для того, чтобы на ваших цифрах показали алгоритм выявления ошибок, логику работы программы и механизм закрытия месяца. Очень важно на этом этапе не просто все закрыть и свести, но составить определенный алгоритм проверки, исправления ошибок в учете, проведения регламентных операций. Важно научиться все это делать, потому что в следующий раз нужно будет проделать ту же работу самостоятельно, ведь чем реже вы видитесь с сопровождающей фирмой, тем эффективнее  сопровождение.

Шаг 8. Самостоятельная работа. Завершающий этап. Предполагает своевременное обновление программных продуктов и оказание текущих консультаций только в нестандартных ситуациях и операциях, которые проводятся впервые и вызывают затруднения. Если до этого момента ни один шаг не был пропущен, можно сказать, что мы пришли к идеальному развитию ситуации — организация, внедрившая программный продукт живет самостоятельно и независимо от сопровождающей фирмы. Если используются типовые конфигурации программных продуктов 1С, то даже обновление можно выполнять самостоятельно, используя диски ИТС.

Почему последовательность шагов должна быть именно такая? Почему очень важно выполнять все шаги, а не «прыгать через ступеньки»? Потому что на ошибках учатся, и в нашей практике работы встречалось немало ситуаций, когда к нам обращается организация, до этого момента у нас не обслуживающаяся, с просьбой помочь с восстановлением учета. На первый взгляд, нужны просто текущие консультации, но выясняется, что нужно исправлять все ошибки с начала ведения учета в новой базе. Хорошо,  если внедряться начали недавно и не успели много наработать. А если прошло полгода ?

Целесообразно было бы сначала потратить немного денег и времени для того, чтобы в последствии не пришлось исправлять все то, что уже успели сделать. Уж лучше воспользоваться чужим опытом и чужими ошибками —  «Умные люди учатся на чужих ошибках» . В завершении своих рассуждений хочу задать только один вопрос: А на чьих ошибках будете учиться вы ?

Желаю успешной работы и правильных решений!