В 1С есть специальные функции для оформления больничных за время отпусков

Лектор семинара: К. Ю. Рябова

В ходе лекции я расскажу, как не запутаться с оформлением больничных в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» в ситуациях, когда сотрудники заболевают во время отпусков.

Основные вопросы здесь: продлевать или нет отпуск, что делать с документами, которые по выходу на работу принес сотрудник, какие из уже оформленных документов изменять, а какие можно оставить без корректировок. Решение зависит от того, в каком именно отпуске находился сотрудник, заболел ли он сам или член его семьи и был ли закрыт больничный до выхода на работу.

Что делать, если сотрудник заболел во время ежегодного отпуска.

Начнем с оформления самого отпуска. В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» готовится приказ по форме Т-6. Для примера возьму ситуацию, которая бывает практически у всех. Сотрудник уходит в отпуск на 14 дней.

На основании приказа бухгалтер рассчитывает отпускные выплаты. После этого в программе можно посмотреть отчет по остатку отпусков.

По возвращении из отпуска сотрудник сообщает, что болел семь дней, и предъявляет больничный лист, который надо провести в программе документом «Начисление по больничному листу». На обороте листка в программе будут автоматически сторнированы начисления отпускных и проведены начисления по больничному. Отчет об остатке отпусков при этом программа поменяет сама. К отпуску прибавятся те дни, в течение которых сотрудник болел.

Что делать дальше? Есть два варианта: либо продлить сотруднику отпуск сразу по его окончании, либо перенести его на другой срок. Переносить отпуск надо только по письменному заявлению сотрудника. Даты выбираются с учетом пожеланий работника. Статья 124 Трудового кодекса ориентирует работодателей на это.

Между прочим, сотрудник имеет право сообщить работодателю о том, что он заболел, и по телефону, и даже по почте, факсу или телеграммой. Такое сообщение признается достаточным, если из него компания может определить, хочет ли работник переносить или продлевать из-за болезни отпуск.

Как правильно продлевать или переносить отпуск.

Если сотрудник просит сразу продлить отпуск, бухгалтеру предстоит определить новую дату его окончания. Эту дату можно зафиксировать в приказе о продлении отпуска. Но в принципе этот документ не считается обязательным. Правда, только при условии, что работник предъвил выданный по правилам больничный лист.

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» в табель учета рабочего времени вносятся изменения: вместо кода «ОТ» проставляется «Б». Опять же только тогда, когда на руках есть листок нетрудоспособности. Если больничный сотрудник не представил, то в табель можно внести только «НН» – отсутствие по невыясненным причинам.

Продление отпуска в программе оформляется только одним документом – «Начисление отпуска сотрудникам организации». Надо ввести новый документ, прописав в нем новые даты отпуска.

При этом отчет по остатку отпусков будет выглядеть уже по-другому. Из него видно, что сотрудник уходил в отпуск на 14 дней, но затем те семь дней, которые он проболел, вернулись обратно. В отчете изменения программа отметит красным цветом.

Мы обсудили, как действовать бухгалтеру, если сотрудник просит продлить отпуск. Теперь поговорим о ситуации, когда работник пишет заявление о переносе отпуска. В программе надо сформировать новый приказ по форме Т-6. В табель учета рабочего времени и график предоставления отпусков в графы 8, 9, 10 вносятся соответствующие изменения. Далее надо рассчитать отпускные, исходя из нового расчетного периода.

Как оформить больничный во время отпуска за свой счет или по уходу за ребенком.

Рассмотрим ситуацию, когда сотрудник заболевает во время отпуска за свой счет. Если уже после того, как сотрудник должен был вернуться на работу, он продолжает болеть, больничный надо рассчитать со дня окончания отпуска.

В табеле учета рабочего времени отпуск за свой счет помечается кодом «ДО» – «Дополнительный отпуск». Менять дни, в течение которых сотрудник болел во время такого отпуска, на код «Б» не надо. Соответственно, больничный лист в табеле никак не отражается.

А вот дни болезни, длящиеся после окончания отпуска, надо пометить кодом «Б». В общем, после внесения изменений в табель никаких дополнительных документов в программе проводить не надо.

Теперь переходим к следующему случаю: во время отпуска сотрудника заболевает его ребенок. По статье 124 Трудового кодекса отпуск сотрудника в этой ситуации работодатель продлевать не должен. Больничный сотруднику выдается со дня, когда родитель должен был приступить к работе. Это правило прописано в пункте 42 Порядка выдачи медицинскими организациями листков нетрудоспособности. Он утвержден приказом Минздравсоцразвития России от 1 августа 2007 г. № 514. Больничный по уходу за ребенком, который был выписан сотруднику во время его отпуска, оплачивать не надо.

И наконец, мы подошли к последнему пункту. Он касается ситуации, когда сотрудник заболевает во время отпуска по уходу за ребенком. В этом случае оплачивать больничный тоже не надо.

Отпуск по уходу за ребенком в этом случае не продляется. Поэтому в программе совершенно не нужно проводить никакие документы по двум последним случаям получения сотрудником больничного.  

 Статья напечатана в журнале "Семинар для бухгалтера" № 12, 2010