МS Ргоjесt: Повышение эффективности финансового управления в коммерческой организации за счет планирования и контроля средств

Журнал "Компьютер в бухгалтерском учете и аудите". 3/2002

Егоров А.Г.
Зам. Генерального директора "ИНЭК - Автоматизированные системы"

В условиях рыночной экономики стратегия управления предприятиями сильно зависит от политических и экономических условий в стране. Наметившаяся стабилизация ситуации позволила наиболее успешно работающим предприятиям сделать больший акцент на вопросах стратегического планирования и управления.

В трудоемких отраслях, в области высоких технологий, сфере услуг в коммерческих организациях, оказывающих консалтинговые, посреднические и другие услуги реальные расходы на содержание персонала могут превышать 40 процентов от общих расходов. В этих случаях совершенно необходимо, чтобы затраты на содержание персонала окупались за счет эффективного управления коллективом, включающего планирование, организацию, оценку эффективности, систему оплаты труда и материального поощрения.
Планирование и контроль расходования средств на содержание персонала является одним из мощных рычагов управления организацией, повышения эффективности и мотивации работников.

Разумное планирование затрат на персонал увязывает базовые положения кадровой политики с направлениями или статьями затрат - на оплату труда, премии, командировочные расходы, обучение, социальные выплаты и пр. Однако наиболее значимыми и трудоемкими для планирования и контроля являются расходы на оплату труда, которые непосредственно связаны с принятой в организации системой оплаты труда и системой материального поощрения.

Для планирования и контроля затрат на оплату труда служащих обычно исходят из штатного расписания, для рабочих на сдельной оплате - из нормировки и системы тарифов. Использование штатного расписания для планирования затрат, конечно, упрощает этот процесс, но и таит в себе немало подводных камней. Главный из них связан с противоречием между динамикой решаемых задач и стабильностью штатного расписания.

Требование детального планирования и контроля за затратами на уровне объектов аналитического учета в целях получения оперативной информации о том, насколько прибыльна или убыточна будет предлагаемая работа, приводит к идее использования матричной схемы управления персоналом или схемы управления проектами. Такая схема более соответствует динамическим условиям современного бизнеса и все более часто используется коммерческими предприятиями.

Матричная схема не отменяет необходимости планирования организационно-штатной структуры, но снимает с нее специфику динамики. Все изменяющиеся аналитические признаки переносятся на проекты, в рамках которых и производится планирование затрат.
Не следует забывать, что планирование затрат не является самоцелью, а присутствует в качестве важнейшего элемента управления. Своевременное выявление планово-фактических отклонений позволяет оперативно принимать решения, предотвращать перерасход средств, правильно перераспределять финансовые ресурсы.

Для практической реализации матричной схемы организации работ или системы управления проектами требуется решение целого ряда задач, которые сегодня немыслимы без привлечения автоматизированных систем. Однако указанные задачи лежат на стыке области управления персоналом и производственной области, и именно поэтому оказываются достаточно трудоемкими для решения и не вполне формализуемыми. В частности, режимы труда и отдыха, график отпусков, возможность использования конкретных трудовых ресурсов и их цена определяются в системе управления персоналом. В то же время распределение и приемка работ являются прерогативой производственной системы. Расчет заработной платы, премий, налогов и пр. выплат и затрат на содержание персонала реализуется в рамках бухгалтерской системы. Таким образом, для реализации схемы финансового планирования и управления проектами требуется интеграция сразу нескольких планово-учетных систем, действующих на предприятии, или использование единого интегрированного решения. Каким образом это можно реализовать в реальной жизни?

Одно из недорогих решений связано с использованием распространенного средства планирования работ МS Ргоjесt с кадровой и бухгалтерской системами. Для этого в системе планирования работ создаются рабочие группы, графики привлечения сотрудников, которые согласовываются в рамках системы управления персоналом. При этом в МS Ргоjесt передаются данные о плановом графике работы с учетом отпусков, командировок, других плановых отсутствии сотрудника. Одновременно передаются данные о стоимости ресурсов для предварительной оценки стоимости проекта при планировании распределения работ.

В системе управления проектами ведется учет фактических трудозатрат по выполненным работам путем их шифрования с использованием справочника ШАУ или ШПЗ и коэффициентов трудового участия, если работа носит коллективный характер.
После завершения и приемки работ фактические данные по ним передаются в систему управления персоналом в блок подготовки и расчета заработной платы, в котором на основании полученных данных формируется наряд (или отчет о выполненных работах), производится его расчет и оплата.

Однако применение фактически нарядной системы является достаточно сложным процессом и не всегда обоснованным. Действительно, если работы носят коллективный характер и применяется бригадная форма оплаты труда обойтись без одной из форм нарядной системы трудно. Однако, если работа носит индивидуальный характер, то тот же результат может быть получен за счет применения более развитой системы табельного учета.

С этой целью при учете отработанного времени в табельном листе можно проставлять не только длительность и коды рабочего времени, но и направления затрат, т.е. использовать те же ШАУ или ШПЗ. Только система табельного учета
В любом случае интеграция кадровой системы и системы планирования и контроля исполнения работ открывает для предприятия целый спектр возможностей по увеличению эффективности его деятельности. Мы не будем говорить об очевидных вещах, таких как своевременный контроль за расходованием средств, возможность своевременного принятия управляющих решений, гарантия соблюдения запланированного уровня прибыльности. Мы бы хотели обратить ваше внимание на то, что когда данные о планируемых и выполненных работах становятся достоянием кадровой системы, то на нее можно возложить обязанности построения рациональной системы оплаты труда и материального поощрения. Но не только, вопросы оценки эффективности деятельности сотрудников оказываются завязанными не на абстрактные экспертные оценки, а на реальные данные о просрочках работ, объеме выработки или продажи и становятся действующими факторами системы материального и морального стимулирования.